Sådan bruger du kalenderen til at planlægge meddelelser til lejere: eksempel med strømafbrydelse

Hvad er kalenderen?

Antag, at elselskabet giver dig besked om en strømafbrydelse om 15 dage på grund af linjevedligeholdelse. Du er optaget, når du modtager beskeden, og kan glemme at minde lejerne om 15 dage. Med kalenderen kan du oprette en hændelse, indstille datoen, og systemet vil automatisk underrette lejerne i rette tid. Du behøver ikke huske det selv eller kontakte dem individuelt. Samme metode gælder for vandsvigt, brandinspektion, fraflytningstjek osv.

Sådan åbner du kalenderen

Klik på kalenderikonet øverst til højre på skærmen (rødt markeret i illustrationen) for at få adgang til kalenderen.

Kalenderen kan skifte mellem måned, uge og dagsvisning og kan navigeres med pilene. Til højre vises alle månedens begivenheder pr. dato, så du nemt kan få overblik over kommende opgaver.

Sådan opretter du en hændelse

Klik på knappen 'Ny kalenderbegivenhed' øverst til højre, eller klik på en dato i kalenderen for at åbne oprettelsesvinduet (som vist i illustrationen).

Emne er påkrævet. Angiv detaljerne for denne begivenhed, f.eks. strømafbrydelse den 22/7 fra kl. 9 til 12 pga. ledningsreparation. Emnet vises i kalenderen og sendes som notifikation til lejere. Angiv tydeligt tid og årsag, så lejerne forstår uden at spørge igen.

Offentliggør begivenheden til lejere

I ejendomsblokken kan du beslutte, om begivenheden skal offentliggøres:

• Offentlig: Lejere af de valgte ejendomme (eller værelser) kan se begivenheden i lejerportalen og modtage notifikationer. For vigtige meddelelser som strømafbrydelser, vælg offentlig, og systemet vil automatisk underrette alle berørte lejere.
• Ikke offentlig: Kun synligt i administrationsmodulet, egnet til interne opgaver som arrangering af vedligeholdelse eller intern revision.

Vælg navnet på den tilhørende ejendom og værelse. Ved strømafbrydelse bliver som regel hele bygningen påvirket, vælg ejendom. Hvis en specifik værelse påvirkes (som ved VVS-reparation), vælg værelse, så kun de relevante lejere modtager notifikationen.

Indstil dato og notifikationsmetode

Dato er påkrævet. Vælg dato og tid for hændelsen. Ved strømafbrydelse, angiv dato for afbrydelsen 15 dage frem.

Der er tre notifikationsmetoder. Systemet sender automatisk baseret på dit valg, så du behøver ikke huske at gøre det.

• Meddelelse på specifik tid: Vælg tidspunkt for notifikation fra rullemenuen (f.eks. samme dag), og systemet sender automatisk. Med et strømafbrydelse eksempel, sendes notifikationen samme dag for øget relevans.
• Send notifikation nu: Efter gemning sendes notifikation straks, ideelt for oplysninger, der kræver tidlig opmærksomhed, f.eks. informere om strømafbrydelse 15 dage i forvejen.
• Ingen notifikation: Kun notere i kalenderen, uden at sende nogen notifikationer.

Notificer andre modtagere

Hvis en begivenhed kræver underretning til andre end lejere og ledelsesmedlemmer (f.eks. ejere, reparatører), aktiveres yderligere modtagere, og disse personer tilføjes til notifikationslisten.

Periodisk notifikation

Hvis en begivenhed sker regelmæssigt (f.eks. månedlige brandsyn, kvartalsvise vandtårn rengøringer), kan periodiske notifikationer aktiveres, og systemet vil automatisk minde efter fastlagt periode.

Upload vedhæftede billeder

Du kan uploade billeder (maks. 2) i bilagsområdet. For eksempel kan du tage et billede af strømafbrydelserapporten og uploade det, så lejere ser den originale meddelelse. Når du er færdig, klik på Gem for at tilføje.

Vis og print kalenderen

Nyheder vises i kalenderen og i højre liste. Klik for at se eller redigere. Har du brug for et papirvarsel (f.eks. på opslagstavlen), kan du klikke på Print for at udskrive kalenderen.