Tilpassede underretningsudlejninger: huslejebeskeder, kontraktudløb, systemet sender til den rigtige person på det rette tidspunkt

Hvad kan tilpassede notifikationer gøre for dig?

Lejeforvaltning indebærer mange 'tid til at minde nogen' opgaver: lejekontrakter, der udløber, kræver påmindelse om forlængelse; forsikring, der udløber, kræver fornyelses-påmindelse; årlige lejereguleringer. Med tilpassede notifikationer kan du lave regler for disse opgaver: hvornår man skal sende (triggerbetingelser), hvem der skal modtage (målgruppe og filterkriterier), og indholdet (beskeden med variabler). Indstil kun én gang, og systemet holder øje med hver kontraktdato og sender automatisk, når tiden er inde.

Det afgørende er, at notifikationsindholdet er personaliseret pr. modtager: Indholdet bruger variabler (som lejers navn, ejendomsnavn, kontraktens startdato), som systemet automatisk erstatter med modtagerens specifikke kontraktdata ved udsendelsen. Én regel til 100 lejere betyder, at alle modtager en besked med deres eget navn, værelse og dato – som håndskrevet men fuldautomatisk.

Indgang: Klik på 'Notifikationer' i menuen til venstre og vælg 'Tilpassede notifikationsregler'. I listen kan du se systemets indbyggede regler (fornyelsespåmindelser, fraflytningsnotifikationer, forsikringsudløb osv.) for direkte aktivering eller klik øverst til højre for at oprette dine egne regler.

Hvad kan det bruges til? Fem praktiske scenarier

Følgende er indbyggede regler eller regler, der kan indstilles på få minutter:

Fire trin til at oprette regler

Trin 1: Grundlæggende indstillinger

Tænd aktiveringsknappen, giv reglen et genkendeligt navn, og vælg modtager: Lejer (send til lejere med kvalificerende kontrakter) eller medarbejder (send kun til medarbejdere, der overvåger ejendommen, undgå unødvendige notifikationer).

Trin 2: Notifikationsbetingelser

• Udløsningstype: Begivenhedsdrevet (udløst af kontraktsdatoer, mest almindeligt) eller fast periode (regelmæssig afsendelse).
• Triggerreference: Vælg hvilken dato der skal bruges som reference: kontraktstart, lejens slut, flyttedag, policestart, policeafslutning.
• Tidsindstilling: Send én gang, eller årlig notifikation (baseret på referencedato, sendes samme dag årligt, egnet til årlig huslejejustering).
• Afsendelsestidspunkt: Før begivenhed (forvarsel), efter begivenhed (eftervarsel) eller på begivenhedsdagen, og indstil hvor lang tid før eller efter i år, måneder, dage.
• Filtreringskriterier: Begræns hvilke kontrakter denne regel anvendes på, fx kontraktstatus lig med aktiv, flere betingelser kan tilføjes. Ikke-kvalificerede kontrakter modtager ingen notifikation.

Trin tre: Indhold af meddelelse

Skriv meddelelse titel og indhold. Til venstre ser du en liste med tilgængelige datofelter (kategoriseret efter kontrakt, ejendom osv.). Klik på et felt for at indsætte en variabel (vises som dobbelt krøllede parenteser, f.eks. lejers navn, ejendommens navn, kontraktens startdato). Variablerne erstattes med modtagerens egne data ved afsendelse. Både titel og indhold kan bruge variabler.

Meddelelsesrapport: Vælg nogle felter, så systemet automatisk genererer en tabel i slutningen af meddelelsen, der samler disse oplysninger, såsom ejendom navn, værelse, kontrakt startdato i en række, så modtageren ikke behøver at finde oplysninger i indholdet.

Trin fire: Forhåndsvisning og gem

Forhåndsvisningssiden viser den komplette meddelelsesformat: Titel, indhold og automatisk genereret rapporttabel, med variabler vist som dobbelte krøllede parenteser. Når alt ser korrekt ud, klik Gem.

Når gemt, vises reglen i listen med status som Aktiveret. Hver regel på listen viser en kort betingelsesoversigt, meddelelsesmodtagere og status. Du kan når som helst deaktivere, redigere eller slette den.

Søg i historikken for meddelelser der er sendt til lejere

Efter at meddelelser er sendt, kan du til enhver tid kontrollere deres status. Gå til venstre menu og klik på '[ Notifikationer ]' → '[ Lejermeddelelser ]'.

Siden viser en tidslinje over hver sendt meddelelse, inklusive sendetid, udløsningsregler (frekvens, målgruppe, betingelser og regelstatus), samt ejendom, enhed og lejer tilknyttet meddelelsen. Klik på '[ Se beskedsindhold ]' for at udvide og se den fulde tekst af den modtagne besked.

Når der er mange poster, kan du bruge [ Filter ] øverst til at indsnævre søgefeltet og hurtigt finde specifikke ejendomme eller lejeres sendingshistorik.

Hvordan ser den afsendte e-mail ud? Hver modtager får deres egen version

Når en regel trigges, gennemgår systemet hver kontrakt: For dem hvor datoen og filtreringskriterierne passer, bliver alle variabler i indholdet erstattet med data fra den specifikke kontrakt, og sendes til den tilsvarende modtager. Altså bestemmer modtageren, hvad indholdet af e-mailen er.

For eksempel en regel for 'Fem års leje tak meddelelse': Lejer Billy får 'Hej, Billy, tak for at leje Sunny Heights Apartment - Room 301 i fem år', mens en anden lejer får sin egen navn, ejendom og værelse. En regel, men én unik e-mail pr. lejer, og du sætter det kun op én gang.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen mellem indbyggede regler og brugertilpassede regler?

Der er ingen grundlæggende forskel. Indbyggede regler er forudindstillet af systemet for almindelige scenarier (fornyelsespåmindelser, fraflytningsmeddelelser, forsikringsudløb, lejeændringspåmindelser) og kan bruges direkte eller tilpasses; brugertilpassede regler laves fra bunden ved at kombinere udløsende betingelser, målgruppe, og indhold, med samme frihed.

Hvad er forskellen mellem hændelsesdrevet og fast frekvens?

Hændelsesdrevet er baseret på hver enkelt kontrakts egne datoer, fx 60 dage før hver enkelt lejeaftales udløb, hvor tidspunkter varierer pr. kontrakt, hvilket er den mest anvendte model for lejenotifikationer. Fast frekvens er regelmæssig udsendelse uafhængig af kontraktsdatoer.

Hvad er dobbelt krøllede parentesvariabler i indholdet?

Det er pladsholdere for data, der udskiftes ved afsendelse. Systemet udskifter med hver modtagers egne kontraktdata: lejers navn udskiftes med modtagerens navn, ejendom og dato udskiftes med kontraktens data. Så hver e-mail sendt under samme regel er tilpasset til modtageren.

Hvis notifikationen er sat til ansatte, sendes det så til alle ansatte?

Nej, det sendes kun til ansatte, der overvåger det pågældende objekt. Kun de, der er ansvarlige for bestemte ejendomme, modtager meddelelser, mens urelevante kolleger ikke forstyrres. Overvågningsmedlemmer kan ændres i objektindstillingerne.

Kan regler ændres efter oprettelse? Hvad hvis jeg vil stoppe dem midlertidigt?

Ja, det kan de. Gå tilbage til regeloversigten og brug flere menumuligheder til at ændre indhold eller slette; hvis du vil stoppe midlertidigt, skal du skifte status til deaktiveret, og indstillinger vil blive bevaret til aktivering senere.

Lejer siger, at han ikke modtog meddelelsen, hvordan kan jeg verificere det?

Gå til "Notifikationer" → "Lejerbeskedslog" for at kontrollere. Loggen viser tidspunktet for hver sendte meddelelse til den specifikke lejer, og ved at klikke på "Se meddelelsens indhold" kan du se den fulde afsendte besked. Hvis der er registreret en afsendt besked, kan du bede lejeren om at tjekke deres spam-mappe eller bekræfte, at lejerens email i systemet er korrekt.