كيفية استخدام التقويم لجدولة إشعارات للمستأجرين: مثال على إشعار انقطاع الكهرباء

ما هو التقويم؟

افترض أن شركة الطاقة أبلغتك بأنه سيكون هناك انقطاع للكهرباء بعد 15 يومًا للصيانة. عند تلقي الإشعار قد تكون مشغولًا، وقد تنسى لاحقًا تذكير المستأجرين. باستخدام التقويم، يمكنك إنشاء حدث عند تلقي الإشعار، وضبط التاريخ، وسيقوم النظام بإخطار المستأجرين تلقائيًا في الوقت المحدد، دون الحاجة لتذكره بنفسك أو التواصل معهم فرديًا. يمكن تطبيق نفس الأسلوب لمهام مثل انقطاع المياه، فحص الحرائق، وتفتيشات إنهاء الإيجار.

كيفية فتح التقويم

انقر على أيقونة التقويم في الزاوية اليمنى العليا من الشاشة (المحددة بالإطار الأحمر أدناه) للدخول إلى صفحة التقويم.

يمكن للتقويم التبديل بين عرض الشهر، الأسبوع، واليوم، ويمكن استخدام الأسهم للتنقل بين الأشهر. يعرض الجانب الأيمن من الشاشة جميع المواعيد لشهر معين حسب التاريخ، مما يتيح لك التحكم في الأمور التي يجب التعامل معها قريبًا.

كيفية إضافة حدث

انقر على زر إضافة التقويم في الزاوية اليمنى العليا، أو انقر على تاريخ التقويم لفتح نافذة الإضافة (كما هو موضح أدناه).

العنوان حقل إلزامي، يرجى إدخال تفاصيل الحدث، مثل: انقطاع الكهرباء للصيانة من 9 صباحًا إلى 12 ظهرًا يوم 7/22. يظهر العنوان في التقويم ويستخدم كمحتوى للإشعار المرسل للمستأجر. لذلك يُنصح بكتابة الوقت والسبب بوضوح ليتسنى للمستأجرين فهمه بدون الحاجة للتواصل معك مرة أخرى.

هل تريد نشر هذا الحدث للمستأجرين؟

في قسم العقار، يمكنك اختيار ما إذا كان هذا الحدث عاماً:

• عام: سيتمكن مستأجرو العقار (أو الغرفة) المحددة من رؤية هذا الحدث في بوابة المستأجر واستلام الإشعارات. بالنسبة للتنبيهات مثل انقطاع الكهرباء، يُفضل اختيار عام، وسيقوم النظام بإبلاغ جميع المستأجرين المتأثرين.
• غير عام: مرئي لإدارة النظام فقط، ومناسب لأمور العمل الداخلي، مثل ترتيب الفنيين أو المراجعات الداخلية.

بعد ذلك، اختر اسم العقار والغرفة التابعة لهذا الحدث. في حالة انقطاع الكهرباء، عادةً ما يتأثر المبنى كاملًا، لذا يكفي اختيار العقار فقط؛ إذا كان التأثير محصورًا بغرفة معينة (مثل صيانة أنابيب مياه لغرفة معينة)، اختر الغرفة المعينة، حينها سيتم إرسال الإشعار فقط لمستأجري تلك الغرفة.

تعيين التاريخ وطريقة الإشعار

التاريخ حقل إلزامي، يرجى اختيار تاريخ ووقت حدوث الحدث. على سبيل المثال، في إشعار انقطاع الكهرباء، ضع تاريخ يوم الانقطاع بعد 15 يومًا.

هناك ثلاث طرق للإشعارات، سيقوم النظام بإرسالها تلقائيًا وفقًا لاختيارك، بعد الإعداد لن تحتاج إلى تذكر ذلك:

• إشعار في وقت محدد: يمكنك اختيار الوقت من القائمة المنسدلة (مثل نفس اليوم)، سيتم الإرسال تلقائيًا في الوقت المحدد. كمثال عند انقطاع التيار الكهربائي، اختر الإرسال في يوم الانقطاع ليكون له تأثير أكبر عند وصوله للمستأجرين دون إرسال مسبق حتى لا يُنسى.
• إرسال إشعار فورًا: بعد الحفظ سيتم إرسال الإشعار فورًا، مناسب لإخبار المستأجرين مسبقًا لترتيب أمورهم مثل إعلامهم بخطة انقطاع التيار قبل 15 يومًا.
• بدون إشعار: يتم فقط تسجيله في التقويم دون إرسال أي إشعارات.

إشعار جهات اتصال أخرى

إذا كان هذا الجدول الزمني يتطلب إخطار أشخاص آخرين خارج المستأجرين أو أعضاء الإدارة (مثل المالك أو فني الصيانة)، يمكن تفعيل خيار جهات الاتصال الأخرى وإضافتهم لقائمة الإشعارات للحصول على نفس الرسالة دون إعادة توجيه.

إشعار دوري

إذا كان هذا الحدث يحدث بانتظام (مثل التفتيش الشهري على الحرائق أو تنظيف الخزانات كل فصل)، يمكنك تفعيل الإشعارات الدورية، ويقوم النظام بإعادة التذكير تلقائيًا وبشكل دوري دون الحاجة لإنشاء الحدث من جديد.

رفع صور المرفقات

يمكنك رفع الصور (حتى صورتين) في قسم المرفقات. على سبيل المثال، لرفع إشعار انقطاع الكهرباء، يمكنك التقاط صورة لإشعار شركة الكهرباء ورفعها، ليتلقى المستأجرون الإشعار الأصلي بمعلومات كاملة، مما يوفر عليك الوقت في إعادة الكتابة. بعد الإعداد، انقر على حفظ لإنهاء الإضافة.

عرض و طباعة التقويم

ستظهر الأحداث المكتملة في التقويم وقائمة الأحداث على اليمين، ويمكنك النقر لعرض أو تعديل. إذا كنت بحاجة لنشر إعلان ورقي (مثل تعليق في لوحة الإعلانات بالمبنى)، يمكنك النقر على زر الطباعة لطباعة التقويم الحالي مباشرة.