إدارة دورة حسابات المستأجر: تسوية الدفعات، الدفع الجزئي، قراءة العدادات والودائع. جميع المهام اليومية لتحصيل الإيجار هنا.

ما هي دورة حسابات المستأجر؟

بعد الانتقال أو توقيع العقد، النظام يقوم تلقائياً بإنشاء جميع دورات الحسابات لهذا المستأجر (الإيجار، الودائع، فواتير المرافق). صفحة دورة حسابات المستأجر هي منصة إدارة الفواتير اليومية: هنا تتم تسوية المدفوعات، قراءات العدادات، معالجة المبالغ الناقصة، والتحقق من رصيد الودائع والمدفوعات المسبقة.

يقتصر الروتين اليومي لتحصيل الإيجار على عمليتين: الأموال تصل، يتم وضع علامة على أنها مستلمة؛ وجب قراءة العداد، قم بإدخال القراءة. النظام يتولى إنشاء الفواتير، حساب المبالغ، تمييز التأخيرات، وإرسال الإشعارات تلقائياً.

نظرة عامة على الواجهة: أربع علامات تبويب وقائمة وظائف

انقر على أي غرفة من قائمة العقارات على اليسار للدخول. علامات التبويب الأربعة في الجزء العلوي تقسم حالة الفواتير وأنواعها: غير مسواة (الفواتير التي لم يتم استلام النقود مقابلها، منطقة العمل اليومية)، مسواة (سجل المدفوعات المستلمة)، الودائع والمدفوعات المسبقة، التكاليف الدورية. في وضع الوكيل، يمكن التبديل بين حسابات المستأجر وحسابات شركة الوساطة.

القائمة المزيد لكل فاتورة (رمز الثلاث نقاط) هي مدخلك لجميع العمليات: وضع علامة كمدفوعة، الإعفاء، قراءة العداد، إضافة/تعديل، تأجيل الإيجار، إشعارات الدفع، وسيتم شرح الأكثر شيوعاً منها في هذا القسم.

العمليات الشائعة

تسوية الدفع: وضع علامة كمدفوعة

بعد دفع المستأجر، ابحث عن الفاتورة في علامة التبويب غير المتطابقة، انقر على وضع علامة كمدفوع في القائمة المزيد. ستظهر نافذة تعرض تاريخ الدفع وطريقة الدفع (نقدًا، تحويل، إلخ) والمبلغ، يكون المبلغ الافتراضي هو المبلغ المستحق للفترة.

بعد التأكد من صحة المبلغ، يمكنك كتابة ملاحظات، تحديد إرسال إيصال للمستأجر، وانقر على تأكيد لإتمام التسوية. سيتم نقل الفاتورة إلى علامة التبويب المتطابقة، وتختفي علامة التأخر، وفي وضع الإدارة يتم وضع علامة تلقائية على رسوم الإدارة والعمولة للفترة كمدفوعة.

المستأجر دفع جزء فقط: الدفع الجزئي وفترة الاسترداد

في نافذة وضع علامة كمدفوع، إذا كان المبلغ المدخل أقل من المبلغ المستحق، سيعرض النظام شاشة التوزيع: تخصيص المبلغ المستلم فعليًا إلى بنود الرسوم المختلفة، ويقوم تلقائيًا بإنشاء فترة استرداد للمبلغ المتبقي، ويمكن تعيين تاريخ استحقاق للمبلغ المسترد. عند الإرسال، يمكن تحديد إرسال إيصال وفاتورة بالمبالغ المستردة للمستأجر.

قراءة العدادات: أدخل القراءة، يُحسب المبلغ تلقائيًا

التكاليف بناءً على قراءة العدادات ستظهر كغير مقروءة حتى يتم إدخال القراءة. انقر على قراءة العدادات في القائمة المزيد، أدخل قراءة الفترة الحالية، سيقوم النظام بحساب الاستخدام والمبلغ تلقائيًا باستخدام القراءة السابقة والسعر المخصص (مثل قراءة سابقة 1000، وسعر الوحدة 5). بعد الحفظ، يتم تضمين المبلغ في فاتورة الفترة، وسيتم إرسال إشعار الدفع تاليًا. إذا كان هناك أسعار صيفية أو رسوم متفاوتة، يمكنك تعديل سعر الوحدة هنا.

تمت المطابقة: السجلات السابقة للمبالغ المدفوعة بوضوح

الفواتير المسددة تظهر في علامة التبويب 'تمت المطابقة'، تعرض كل فاتورة المدة، التفاصيل، تاريخ التحصيل والمبلغ، وتكون الحالة مدفوعة. يمكنك هنا الاطلاع على سجل كامل حول المبالغ المحصلة في شهر معين وتاريخ دفعها من قبل المستأجر.

الودائع والمدفوعات المسبقة: أموال مستحقة للمستأجر، الرصيد متاح في أي وقت

تظهر منطقة الودائع سجل الودائع لهذه الاتفاقية والرصيد الحالي مع تحديد وديع الأموال (مثل حساب الثقة الخاص بالمالك)، سيتم التحقق من المبلغ المستحق للإعادة عند تصفية العقد.

تسجل منطقة المدفوعات المسبقة الأموال المودعة مسبقًا من المستأجر (مثل فواتير الكهرباء المسبقة)، يتم خصم كل فترة بناءً على هذا الرصيد، وعند الإخلاء يتم تسوية المبلغ المتبقي وإعادته. انقر على 'إضافة فاتورة' لإنشاء سجل مدفوعات مسبقة.

المصاريف الدورية: ما يتم تحصيله لكل فترة في هذه الاتفاقية

علامة تبويب المصاريف الدورية تعرض كل مجموعات الفترات الدورية المعدة لهذه الاتفاقية: الاسم، المدة، التكرار، تفاصيل المصاريف والمبلغ، والمصاريف المحصلة مع الإيجار يتم تمييزها بشكل خاص. لتعديل مبلغ أو إضافة مجموعة مصاريف جديدة (مثل بدء تحصيل تكلفة الإنترنت في المنتصف)، انقر على 'تحرير' أو 'إضافة مصاريف دورية' هنا، وستولد الفترات المستقبلية وفق الإعداد الجديد.

وظائف أخرى في القائمة

• غير محصل: يستخدم عند اتفاق مع المستأجر على إعفاء من مبلغ معين، ولن يتم إدراجه كمديونية.
• تأجيل تحصيل الإيجار: عند التفاهم مع المستأجر على تأجيل الدفع، قم بتعديل تاريخ استحقاق الفاتورة لتجنب اعتبارها متأخرة.
• إشعار الدفع: أرسل إشعار الدفع للفاتورة يدوياً للمستأجر بدون انتظار الجدولة التلقائية للنظام.
• إضافة/تعديل: قم بتعديل محتوى الفاتورة أو استخدم إضافة الفاتورة في الزاوية اليمنى العليا لإنشاء دفعة مؤقتة (مثل تقسيم تكاليف الصيانة).

الأسئلة الشائعة

ماذا أفعل إذا دفع المستأجر جزءًا من الإيجار فقط؟

قم بتحديد كمستلم، وأدخل المبلغ الفعلي الذي تم استلامه. سوف يعرض النظام شاشة لتوزيع المبلغ المستلم على البنود المختلفة، وسوف يتم إنشاء فاتورة بفارق المبلغ تلقائيًا ويمكن تعيين تاريخ الدفع التكميلي، ويمكنك اختيار إرسال الفاتورة التكميليية للمستأجر. ليس عليك تقسيم الفاتورة يدوياً ولن يتم إغفال فارق المبلغ.

أين تذهب الفاتورة بعد تحديدها كمستلمة؟

تنتقل إلى علامة التبويب "تمت التسوية" وتحتفظ بالكامل بالفترة، التفاصيل، تاريخ الاستلام والمبلغ. علامة التبويب "غير مسجلة" تعرض فقط الفواتير غير المستلمة، وذلك لتحققها من قائمة المهام اليومية: إفراغها يعني أن عملية التحصيل اليومية قد اكتملت.

هل سيتم إرسال إشعار الدفع للمستأجر للفواتير غير المدونة؟

لا. الفواتير بنظام عداد لن تُرسل قبل إتمام القراءة وتحديد المبلغ لتجنب إرسال فواتير غير مكتملة للمستأجرين؛ وسيقوم النظام بإرسالها تلقائيًا بعد إتمام القراءة. لذا عند رؤية علامة عدم القراءة، قم بقراءة العداد أولاً.

إذا طلب المستأجر تأجيل الدفع، هل سيتم احتسابه كمتأخر؟

يمكنك تعديل تاريخ الاستحقاق للفترة من خلال قائمة التأجيل. سيتم احتساب أيام التأخير من تاريخ الاستحقاق الجديد ولن يتم توصيفه بشكل خاطئ.