إخطار تأجير مخصص: تذكير بدفع الإيجار، انتهاء عقد الإيجار، يرسلها النظام في الوقت المناسب إلى الشخص المناسب

ما الذي يمكن أن تفعله الإشعارات المخصصة لك؟

يحتوي إدارة الإيجارات على العديد من المهام حيث 'يجب إخبار بعض الأشخاص عند وصول الوقت'، مثل: يجب تذكير الزملاء بتمديد العقود وتنبيه المستأجرين عند اقتراب نهاية عقد الإيجار؛ أو تجديد التأمين؛ أو إرسال إشعارات تعديل الإيجار في أوقات محددة سنوياً. تتيح الإشعارات المخصصة وضع هذه المهام في قواعد: متى يرسل (شرط التشغيل)، لمن يُرسل (أهداف الإشعار ومعايير التصفية)، ماذا يُرسل (محتوى الإشعار مع المتغيرات). قم بإعدادها مرة واحدة، ويتولى النظام المراقبة التلقائية لكل عقد، وإرسال الإشعارات تلقائياً عند حل الأوان.

المفتاح هو أن محتوى الإشعار مخصص لكل شخص: يتضمن متغيرات (مثل اسم المستأجر، اسم الكيان، تاريخ بدء العقد)، ويتم استبدالها بمعلومات العقد الشخصية لكل مستلم عند الإرسال. قاعدة واحدة يمكن أن ترسل إلى مائة مستأجر، ويتلقى كل واحد رسالة مكتوبة باسمه، وغرفته، وتاريخه، وكأنها مكتوبة باليد، ولكن بشكل أوتوماتيكي.

المدخل: انقر على قائمة الإشعارات في اليسار، واختر قواعد الإشعارات المخصصة. في القائمة، يمكنك رؤية القواعد الافتراضية للنظام (تذكير التجديد، إشعار الإخلاء، تذكير انتهاء التأمين، تذكير تعديل الإيجار، وغيرها) ويمكن تمكينها مباشرة للاستخدام؛ انقر على 'إضافة جديد' في الزاوية العلوية اليمنى لإنشاء قواعدك الخاصة.

كيف يمكن استخدامها؟ خمس حالات عملية

كل ما يلي هو قواعد مدمجة أو يمكن إعدادها في دقائق:

أربع خطوات لإنشاء القواعد

الخطوة 1: الإعدادات الأساسية

قم بتفعيل التبديل، أعطِ القاعدة اسمًا مميزًا، ثم اختر المستفيدين: المستأجرون (إرسال للمستأجرين المتوافقين مع العقد)، أو الموظفون (إرسال فقط للموظفين الذين يهتمون بالعقار لتجنب إشعارات غير ضرورية لآخرين).

الخطوة الثانية: شروط الإخطار

• نوع المشغل: محرك بالحدث (يتم تشغيله بناءً على تاريخ بالعقد، الأكثر استخداماً) أو فترة ثابتة (يتم الإرسال دورياً).
• اليوم المرجعي للتشغيل: اختر أي تاريخ ليكون المرجع: تاريخ بدء العقد، تاريخ انتهاء الإيجار، تاريخ الانتقال، تاريخ بدء الوثيقة، تاريخ انتهاء الوثيقة.
• إعداد الوقت: إرسال مرة واحدة أو إشعار سنوي (يتم الإرسال كل عام في نفس اليوم من اليوم المرجعي، مثالي لإشعارات مثل إعادة تقييم الإيجار السنوية).
• وقت الإرسال: قبل الحدث المشغل (إشعار مسبق)، بعد الحدث المشغل (إشعار مؤجل)، أو في نفس يوم الحدث المشغل، باستخدام إعداد سنوات، شهور، أو أيام لتحديد المدة مسبقًا أو لاحقًا.
• شروط التصفية: حدد بشكل إضافي العقود التي تنطبق عليها هذه القاعدة، مثل حالة العقد تساوي نشط، يمكن إضافة شروط متعددة. العقود التي لا تتطابق مع الشروط لن تتلقى إشعاراً.

الخطوة الثالثة: محتوى الإشعار

قم بكتابة عنوان ومحتوى الإشعار. على اليسار قائمة حقول البيانات المتاحة (مصنفة حسب العقد والعقار وغيرها)، بالنقر على الحقل يتم إدراج متغير (ظاهرة بين قوسين مزدوجين، مثل اسم المستأجر، اسم العقار، تاريخ بدء العقد)، يتم استبدال المتغير ببيانات المستلم الخاصة عند الإرسال. يمكن استخدام المتغيرات في العنوان والمحتوى.

تقرير الإشعار: حدد عدة حقول، سيقوم النظام تلقائيًا بإنتاج جدول في نهاية الإشعار لتجميع تلك البيانات وإرفاقها، مثل عرض اسم العقار، الغرفة، وتاريخ بدء العقد في صف واحد، فلا يحتاج المستلم للبحث عن المعلومات في النص.

الخطوة الرابعة: المعاينة والحفظ

ستعرض صفحة المعاينة الشكل الكامل للإشعار: العنوان، المحتوى، والجدول المنتَج تلقائيًا، تظهر المتغيرات بين قوسين مزدوجين. بعد التأكد، اضغط على 'حفظ'.

بعد الحفظ، تظهر القاعدة في القائمة، وتُعرض الحالة كـ 'مُفعّل'. يمكن رؤية ملخص شروط الإطلاق والمستلمين والحالة لكل قاعدة ويمكن تعطيلها أو تعديلها أو حذفها في أي وقت.

عرض سجل الإشعارات المرسلة للمستأجرين

بعد إرسال الإشعارات، يمكنك التحقق من حالة كل إشعار في أي وقت. انتقل إلى القائمة الجانبية واضغط على [ الإشعارات ] → [ سجل إشعارات المستأجرين ].

ستعرض الصفحة كل إشعار تم إرساله مدرج زمنياً، بما في ذلك وقت الإرسال، ملخص القواعد المفعلة (التكرار، الأهداف، الشروط وحالة القاعدة)، واسم العقار أو الوحدة والغرفة والمستأجر المرتبط بذلك الإشعار. انقر على [ عرض محتوى الرسالة ] لتوسيع وقراءة النص الكامل للاستلام الفعلي للمستأجر.

عند وجود سجلات كثيرة، يمكن استخدام [ التصفية ] أعلاه لتضييق النطاق والعثور بسرعة على سجلات الإرسال لممتلكات أو مستأجرين محددين.

كيف يبدو البريد المُرسل؟ يتلقى كل شخص نسخته الخاصة

عند تفعيل القواعد، يقوم النظام بفحص كل عقد واحدًا تلو الآخر: إذا كانت التواريخ والمعايير الأخرى ملائمة، يتم استبدال جميع المتغيرات في المحتوى بمعلومات العقد ويتم الإرسال إلى المستلم المعني. بمعنى آخر، يعتمد محتوى الرسالة على هوية المستلم.

مثال على قاعدة "إشعار شكر لانتهاء خمس سنوات من الإيجار": المستأجر بيلي يحصل على إشعار "مرحبًا، بيلي، شكرًا لاستئجارك شقة ساني هايتس – الغرفة 301 لمدة خمس سنوات"، والمستأجر الآخر يحصل على رسالة باسمه وملكيته وغرفته. قاعدة واحدة ورسالة مخصصة لكل مستأجِر، وأنت ضبطتها مرة واحدة فقط.

الأسئلة الشائعة

ما الفرق بين القواعد المدمجة والقواعد المضافة يدويًا؟

لا يوجد فرق جوهري. القواعد المدمجة هي سيناريوهات شائعة معدة مسبقًا من قبل النظام (تذكير بالتجديد، إشعار الانتقال، انتهاء التأمين، تذكير بتعديل الإيجار) ويمكنك تفعيلها مباشرة أو تعديلها؛ القواعد المضافة يدويًا تبدأ من الصفر وتركيب الشروط والأهداف والمحتوى بنفس حرية القواعد المدمجة.

ما الفرق بين المحرك بالشروط والجدول الدوري الثابت؟

المحرك بالشروط يعتمد على تاريخ كل عقد بشكل فردي، مثل 60 يومًا قبل انتهاء الإيجار لكل عقد، ويختلف التوقيت بناءً على العقد، وهذا النمط الأكثر شيوعًا لإشعارات الإيجار. أما الجدول الدوري الثابت فلا يرتبط بتواريخ العقود ويعمل على أساس دوري.

ما هي المتغيرات في الأقواس المزدوجة؟

هي أماكن مخصصة يتم استبدالها بمعلومات حقيقية عند الإرسال. يعتمد النظام على بيانات عقد كل مستلم لاستبدال: يتم استبدال اسم المستأجر باسم المستلم، والمعلومات الأخرى ببيانات العقد. لذا كل رسالة ترسل عبر نفس القاعدة تكون فريدة للمستلم.

عند اختيار موظفين كمستلمين، هل تُرسل الرسائل لجميع الموظفين؟

لا، تُرسل فقط للموظفين المسؤولين عن العقار المعني. يتلقى الموظفون المسؤولون عن العقار الإشعارات المتعلقة به فقط، ولن يتم إزعاج الموظفين غير المعنيين. يمكن تعديل الموظفين المسؤولين في إعدادات العقار.

هل يمكن تعديل القواعد بعد إعدادها؟ وما العمل إذا لم أود الإرسال مؤقتًا؟

كل شيء ممكن. للرجوع إلى قائمة القواعد، يمكنك تعديل المحتوى أو حذفه عبر القائمة الأكثر لكل قاعدة؛ إذا كنت لا ترغب في الإرسال حالياً، فقط قم بتغيير الحالة إلى غير نشط، وسيتم الاحتفاظ بالإعدادات لتفعيلها لاحقاً.

قال المستأجر إنه لم يتلق إشعارًا. كيف يمكنني التأكد؟

يرجى التحقق من "الإشعارات" → "سجلات إشعارات المستأجرين". ستسرد السجلات وقت إرسال كل إشعار للمستأجر. انقر على "عرض محتوى الرسالة" لعرض نص الرسالة المرسلة بالكامل. إذا كان هناك سجل بالفعل، يمكنك أن تطلب من المستأجر التحقق من علبة البريد الغير مرغوب فيه أو التحقق من صحة البريد الإلكتروني في معلومات المستأجر.