Hyresgästens periodhantering: betalningsverifiering, delbetalning, mätaravläsning och deposition, allt detta sköts här

Vad är en hyresgästs period?

Efter inflytt/kontraktsskrivning genererar systemet automatiskt alla denna hyresgästs perioder (hyra, deposition, el och vatten). Hyresgästens periodsida är platsen för dessa fakturors dagliga hantering: här verifieras betalningar, avläsningar av mätare sker, delbetalningar hanteras, och balans för deposition och förskott visas.

Dagligt hyresinbetalning återstår med två åtgärder: anteckna mottagen betalning, avläs mätare. Andra fakturor, beloppsberäkning, förseningsmarkering, och aviseringar hanteras automatiskt.

Gränssnitt översikt: Fyra flikar och en funktionsmeny

Klicka på valfritt rum i den vänstra listan för att komma in. De fyra övre flikarna delar upp fakturor efter status och typ: Ej avstämt (fakturor utan betalning, arbetsområde), Avstämt (historik över mottagna betalningar), Deposition och förskott, Periodiska kostnader. I förvaltningsläge kan du växla mellan hyresgästens och mäklarfirmans konton.

Menyn längst till höger på varje faktura (ikonen med tre prickar) är ingången till alla operationer: markera som mottagen, avstå, avläsning, lägg till/redigera, sen betalning, betalningsnotis, med mer. Vi förklarar de mest använda här.

Vanliga åtgärder

Betalningsverifiering: markera mottagen betalning

Efter hyresgästens betalning, hitta fakturan under fliken Ej avstämt och klicka på mer-menyens markera mottagen. Ett fönster visar datum, betalningssätt (kontant, överföring etc.) och belopp, med standardbelopp som det belopp som ska betalas den perioden.

Bekräfta beloppet, fyll i noteringar vid behov, välj att skicka kvitto till hyresgäst och klicka på bekräfta för att avsluta avstämningen. Fakturan flyttas sedan till fliken Avstämt, förseningsmarkeringen försvinner, och förvaltningsavgiften samt provisionen för perioden markeras automatiskt som mottagen i förvaltningsläget.

Hyresgästen betalade endast delvis: delbetalning och återstående faktura

Om beloppet du har angett i Markera mottaget-fönstret är mindre än det totala beloppet, expanderar systemet fördelningsvyn: fördelar det faktiskt mottagna beloppet på varje kostnadspost och skapar automatiskt en återstående faktura. Du kan även ange förfallodatum för den återstående betalningen. Vid insändning kan du välja att skicka kvitto och återstående faktura till hyresgästen.

Avläsning: Ange avläsning, beloppet beräknas automatiskt

Kostnader med mätaravläsning markeras som Oavläst tills avläsningen är slutförd. Klicka på avläsning i menyn Mer och ange aktuell avläsning, systemet beräknar förbrukning och belopp utifrån föregående avläsning och pris per enhet (t.ex. föregående läsning 1000, 5 kr per enhet), och lägger till beloppet på fakturan när den sparas. Betalningspåminnelse skickas också ut. Om det finns sommartariff eller stegvisa avgifter kan du ändra pris per enhet här.

Avstämt: Historik över mottagna betalningar

Fakturor med markerad mottagen betalning finns i fliken Avstämt, varje post visar fakturaperiod, detaljer, mottagningsdatum och belopp, med status markerad som Betald. För full historik över belopp som mottagits den aktuella månaden och när hyresgästen betalade, kolla här.

Depositering och förskott: Balans för hyresgästens skuld

Deposition visar postens historik och aktuellt saldo, samt anger depoförvararen (t.ex. fastighetsägarens förtroendekonto). Kontrollera återbetalningsbeloppet vid utflyttning här.

Förskott registrerar hyresgästens förbetalda summor (exempelvis förutbetalda elavgifter). Efterföljande avgifter dras från detta saldo, återstående belopp återbetalas efter uppsägning. Klicka på Lägg till faktura för att skapa en förhandsposteringsrekord.

Återkommande avgifter: Vilka kostnader ingår i denna hyresperiod

Återkommande avgifter flik listar alla återkommande faktureringsgrupper för denna hyresperiod: Namn, period, frekvens, kostnadsdetaljer och belopp. Avgifter som betalas med hyran markeras. Justera belopp eller lägg till en avgift (exempelvis internetavgift mitt i perioden) genom att klicka på Redigera eller Lägg till återkommande avgift. Framöver skapas fakturator beroende på den nya inställningen.

Övriga funktioner i menyn

• Erläggs inte: Används vid överenskommelse om dispens för en särskild faktura, denna post räknas inte längre som utestående.
• Senarelade betalning: Vid överenskommelse om senarelade betalningar justerar förfallodagen för denna period för att undvika felaktig markerad försening.
• Betalningsavisering: Skicka betalningspåminnelse till hyresgästen manuellt utan att vänta på schemaläggning.
• Lägg till/redigera: Justera fakturainnehållet eller använd 'Lägg till faktura' i övre högra hörnet för att skapa tillfällig faktura (t.ex. reparation).

Vanliga frågor

Vad ska jag göra om hyresgästen bara betalat del av hyran?

Markera som mottagen och ange det verkligt mottagna beloppet. Systemet låter dig fördela beloppet och skapar automatiskt ett återstående belopp med betalningsdatum. Du kan även välja att skicka faktura för det återstående beloppet till hyresgästen.

Vad händer med fakturan efter att den markerats som mottagen?

Flyttas till fliken Reconcile, med fullständig information om period, detaljer, mottagningsdatum och belopp. Fliken Unreconciled visar endast fakturor som ännu inte betalats, och fungerar som att-göra-lista: töm den för att slutföra dagens hyresinkassering.

Kommer fakturan skickas till hyresgästen om mätaravläsning inte gjorts?

Nej. Mätarfakturor skickas inte förrän mätaravläsning och belopp är bekräftade för att undvika att hyresgästen får ofullständig faktura. När mätaravläsning är klar skickas fakturan automatiskt. Så avläs mätaren först.

Kommer en begäran om uppskjutande av betalning från hyresgästen registreras som försenad betalning?

Du kan justera förfallodatumet för hyran i den aktuella perioden genom att skjuta upp hyran från fler-menyn, och förseningsdagen räknas från det nya förfallodatumet utan att felaktigt markeras som försenad.