Anpassade hyresaviseringar: hyrespåminnelser, kontraktsutgång, skickas till rätt person vid rätt tidpunkt

Vad kan anpassade aviseringar göra för dig?

Hyreshantering innebär många 'tid att meddela vissa människor'-uppgifter: Leases som snart går ut kräver påminnelser om att förhandla om förlängning och meddela hyresgäster; försäkringar som snart går ut kräver förnya påminnelser; årliga hyreshöjningar meddelas vid fasta tidpunkter. Anpassade aviseringar låter dig skriva dessa uppgifter som regler: när att skicka (utlösande händelse), till vem (målmottagare och kriterier), vad att skicka (notifieringsinnehåll med variabler). Ställ in det en gång, så övervakar systemet automatiskt varje avtalsdatum och skickar vid rätt tid.

Nyckeln är att innehållet i meddelandet är personligt för varje individ: innehållet innehåller variabler (som hyresgästens namn, objektets namn, avtalsstartdatum), och när det skickas ersätter systemet variablerna med mottagarens avtalsdata. En regel som skickas till ett hundratal hyresgäster resulterar i att varje individ får ett meddelande med sitt eget namn, sin egen lägenhet och sina egna datum, ungefär som man skulle skriva varje brev för hand, men helt automatiserat.

Ingång: Klicka på 'Aviseringar' i vänstermenyn och välj 'Anpassade aviseringar'. Du kan se inbyggda vanliga regler (förnyelsepåminnelse, utflyttningsavisering, försäkringspåminnelse, hyreshöjningspåminnelse etc.) som kan användas direkt genom att aktivera dem; Klicka på 'Nytt' längst upp till höger för att skapa dina egna regler.

Vad kan de användas till? Fem praktiska scenarier

Nedan följer antingen standardregler eller regler som kan ställas in på några minuter:

Fyra steg för att skapa en regel

Steg ett: Grundinställningar

Slå på aktiveringsbrytaren, ge regeln ett lättidentifierbart namn och välj mottagare: Hyresgäster (skicka till hyresgäster med relevanta avtal) eller Anställda (skicka endast till anställda som följer objektet för att undvika orelaterade uppdateringar).

Steg två: Aviseringsvillkor

• Utlösande typ: Händelsestyrd (utlöses baserat på datum i kontrakt, vanligast) eller fast period (regelbundet utskick).
• Utlösande datum: Välj vilket datum som ska vara bas: kontraktsstart, hyresavtalets slutdatum, utflyttningsdatum, försäkringens startdatum, försäkringens slutdatum.
• Tidsinställning: Skicka en gång, eller årligt meddelande (baserat på referensdatum, samma dag varje år, lämpligt för årliga hyresjusteringar).
• Skicktillfälle: Före händelsen (förhandsmeddelande), efter händelsen (försenat meddelande) eller på händelsedagen, och justera hur många år, månader, dagar före eller efter.
• Filtervillkor: Begränsa vilka kontrakt som omfattas av denna regel, t.ex. kontraktsstatus är lika med aktiv. Flera villkor kan läggas till. Kontrakt som inte uppfyller villkoren får inte meddelandet.

Steg tre: Meddelandeinnehåll

Skriv meddelanderubrik och text. Till vänster finns en lista med tillgängliga datalänkar (kategoriserat efter avtal, fastighet, etc.). Klicka på en länk för att infoga en variabel (visas i dubbla klamrar, t.ex. hyresgästens namn, fastighetsnamn, avtalsstartdatum). Variabeln ersätts med mottagarens data vid sändning. Rubrik och text kan innehålla variabler.

Meddelanderapport: Välj några fält så kommer systemet automatiskt att generera en tabell i slutet av meddelandet som organiserar dessa fält, t.ex. fastighetsnamn, rum, avtalsstartdatum, så att mottagaren slipper leta efter information i texten.

Steg fyra: Förhandsgranska och spara

Förhandsgranskningssidan visar det kompletta meddelandet: rubrik, text och den automatiskt genererade tabellen där variabler presenteras i dubbla klamrar. När allt ser rätt ut, klicka på Spara.

Efter att ha sparats visas regeln i listan med status som aktiverad. I listan kan varje regeln visa sammandrag av utlösarvillkor, mottagare och status, och kan inaktiveras, modifieras eller raderas när som helst.

Visa logg för skickade meddelanden till hyresgäster

Efter utskick kan du när som helst kontrollera statusen för skickade meddelanden. Gå till vänstermenyn och klicka på '[ Meddelanden ]' → '[ Logg över hyresgästmeddelanden ]'.

Sidan listar alla skickade meddelanden i tidsordning, inklusive skickningstid, regelöversikt (frekvens, objekt, villkor och regelstatus), samt fastighetsobjektets namn, enhetsnamn och hyresgäst. Klicka på 'Visa meddelandeinnehåll' för att se det fullständiga meddelandet som mottagaren fick.

När det finns många poster, använd [ Filter ] ovan för att snabbt hitta specifika skickade meddelanden till hyresgäster eller objekt.

Hur ser det skickade mailet ut? Alla får sin egen version

När en regel utlöses, kontrollerar systemet varje avtal ett för ett: om datum och filtervillkor uppfylls, ersätts alla variabler i innehållet med uppgifter från det avtalet, och skickas till respektive mottagare. Med andra ord, vem mottagaren är avgör vad som finns i brevet.

Till exempel en regel för en '5-års hyresjubileum tackanmälan': Hyresgästen Billy kommer att få 'Hej, Billy, tack för att du har hyrt Sunny Heights Apartment - Rum 301 i fem år', medan en annan hyresgäst får med sitt eget namn, fastighet och rum. En regel, ett unikt brev per hyresgäst, och du konfigurerade det bara en gång.

Vanliga frågor

Hur skiljer sig inbyggda regler från egna regler?

Ingen väsentlig skillnad. Inbyggda regler ställer in vanliga scenarier (förnyelsepåminnelser, utträdesmeddelanden, försäkringsupphörande, hyresjusteringspåminnelser) färdigt för användning och kan aktiveras direkt eller redigeras. Egna regler låter dig sätta ihop trigger, objekt och innehåll från grunden, med samma frihet.

Vad är skillnaden mellan händelsedrivet och fast period?

Händelsedrivet baseras på varje kontrakts egna datum, t.ex. 60 dagar före individuella hyresavtal förfaller, vilket skiljer sig beroende på kontrakt. Detta är den vanligaste modellen för hyresnotiser. Fast period innebär regelbunden sändning oberoende av kontraktsdatum.

Vad är dubbelkrulliga variabler i innehållet?

De är platshållare för data som ersätts vid utskick. Systemet ersätter med mottagarens kontraktsdata: hyrarens namn blir mottagarens eget namn, objekt och datum ersätts med kontraktsinformation. Varje utskickad e-post under samma regel är skräddarsydd för mottagaren.

Om jag väljer anställda som mottagare av en notis, skickas det då till alla anställda?

Nej, endast till de anställda som följer objektet. Vem som ansvarar för vilka objekt får respektive notiser. Oengagerade medarbetare störs inte. Följarinställningar kan justeras i objektsinställningar.

Kan jag ändra regler efter de är inställda? Vad gör jag om jag inte vill skicka dem för tillfället?

Ja, allt går. Gå tillbaka till regelistan och ändra eller ta bort via varje regels meny. Om du inte vill skicka för tillfället, ändra statusen till av inaktiv. Inställningarna sparas och kan aktiveras igen när som helst.

Hyresgästen säger att de inte har mottagit meddelandet, hur kan jag kontrollera det?

Gå till "Notifieringar" → "Hyresgästmeddelanden" för att kontrollera. Loggen visar skickade tidpunkter för varje meddelande till hyresgästen. Klicka på "Visa meddelande" för att se hela meddelandet. Om det finns en skickad post, be hyresgästen kontrollera spam-mappen eller bekräfta att emailadressen i hyresgästdatan är korrekt.