Hyresgästinflyttning och signering: Hyresperiod, deposition och el/vatten/räkningar sätts upp på en gång, fakturaperioder genereras automatiskt

Vad gör denna process för dig?

När en hyresgäst flyttar in, klicka på Inflyttning/Signering på enhetskortet och avsluta hela inställningen i en process: hyresgästdetaljer, hyrestyp och period, betalningsschema och påminnelser, deposition, el/vatten/räkningar, förskottsbetalningar. Systemet genererar automatiskt hela hyresgästens fakturaperioder, utan manuell inmatning.

Under förvaltningsläget tillkommer ägarens fakturaperiod: Provision och förvaltningsavgifter genereras automatiskt enligt inställningar och markeras som betalda vid hyresinkomst. Avsluta med hyresgästsignering online, kontraktsdata fylls i automatiskt tills det skickas.

Handläggningssteg

Steg 1: Välj rum och fyll i hyresgästuppgifter

Hitta enheten där hyresgästen ska flytta in i fastighetslistan till vänster, klicka på enhetens fler menyer (trepunktsikonen), och välj Inflyttning/Signering.

Adressen fylls i automatiskt, ange hyresgästens namn och e-post. Om det finns fler undertecknare (t.ex. garant), klicka på lägg till fler undertecknare; annars hoppa över.

Steg två: Ställ in hyresvillkor

Hyresavtalstyp (välj en av tre)

• Fast hyresperiod: Kontrakt med fast start- och slutdatum. Datum kan väljas manuellt, eller snabbt fyllas i för 1 eller 2 år.
• Månadsbaserat avtal: Flexibel hyrestid utan slutdatum, nästa period genereras automatiskt utifrån kanaktsoriginala betalningscykel. Kan avslutas med förvarning.
• Fast hyresperiod, övergår till månadsavtal vid utgång (rekommenderas av systemet): Inget behov av att omförhandla vid utgång, systemet fortsätter generera hyresperioder. Passar när hyresgäst väntas fortsätta, förhindrar missade fakturor.

Hyresperiod och förnyelsepåminnelser

Ange hyresperiod och sedan förnyelsepåminnelsedatum (t.ex. 30 dagar före utgång): Systemet skickar mejl till medlemmar berörda av objektet för tidig hantering av förnyelse eller uthyrning, så att vakanser undviks.

Betalningscykel och förfallodag

Åtta betalningsfrekvenser: veckovis, varannan vecka, månadsvis, varannan månad, kvartalsvis, var fjärde månad, halvårsvis, årsvis. Systemet genererar motsvarande redovisningsperioder enligt frekvens.

Två regler för förfallodag: En specifik dag i månaden (t.ex. första dagen) eller ett antal dagar före periodens start. Detta datum är grund för betalningspåminnelser och förseningsbedömning.

E-postpåminnelser om betalning

Kryssa i om du vill skicka betalningspåminnelser till hyresgästen och ställ in antal dagar i förväg (t.ex. 5 dagar före förfallodag). Fakturor för mätaravläsning skickas inte förrän avläsningen är klar; systemet skickar automatiskt efter avläsning och meddelar medlemmar berörda av objektet 5 dagar före påminnelsedagen för att försäkra att mätaren är avläst.

Steg tre: Hyra, deposition och driftkostnader

Hyra och deposition

Ange hyresbelopp, skatt är valfritt (fast belopp eller procent, t.ex. 500 eller 5%). Välj antal månader för deposition (snabbval 1 mån, 2 mån), fler poster kan läggas till; avgift för förtida uppsägning är valfri.

Depositionens förvaltare, välj en: Välj förvaltande företag för att hålla deposition på företagets konto; eller välj ägare så registrerar systemet depositionen på ägarens trustkonto. Ett trustkonto är ett virtuellt konto som systemet skapar för varje ägare, där pengar mottagna för ägarens räkning registreras, tänk på det som ägarens bankkonto.

Återkommande nyttjandekostnader

Ställ in avgifter utöver hyran (el, parkering, internet etc.) en gång här, och de skapas automatiskt varje period. Tre faktureringsmetoder:

• Fast avgift: Genererar automatiskt ett fast belopp varje period, t.ex. månatlig avgift för vatten 100 kr, hissavgift, internetavgift.
• Mätaravläsning: Ställ in enhetspris (t.ex. 5 kr per enhet) och startavläsning (valfritt, kan fyllas i senare), ange förbrukning varje period så beräknar systemet beloppet att betala.
• Manuell inmatning: Ange belopp från fakturan periodiskt, t.ex. månadsvis gasräkning; vid delning bland hyresgäster kan beloppet fördelas jämt eller proportionellt.

Strömbrytaren högst upp i dialogrutan bestämmer vilken faktureringsperiod kostnaden tillhör, dvs. två sätt att debitera nyttjandekostnader: När den är på, inkluderar kostnaden i hyresperioden (enligt hyresavtalet) och faktureras med hyran; när den är av, genererar systemet en separat nyttjandefaktureringsperiod (skild från hyresperioden), enligt eget inställningsschema.

Förskottsbetalning (valfritt)

Om du inte vill lägga ut för hyresgästens verktyg varje period, kan du aktivera förskottsbetalning: välj konto och ställ in periodbelopp (t.ex. förskott 500 kr el varje månad), faktiska kostnader kvittas gradvis mot förskottet och faktureras vid avtalad tidpunkt. Förskottet är en skuld till hyresgästen på kontot, bokförs som intäkt vid kvittning och återbetalas vid avflyttning om det finns ett överskott. Håll det avstängt om det inte behövs.

Skapa hyresgästperiod

Klicka på Skapa hyresgästperiod för att förvandla de senaste inställningarna till en hel förhandsgranskning av kontot: deposition (kan markeras som mottagen), varje hyresperiod med verkningsavgifter. Du kan justera förfallodagar, ta bort avgifter, slå samman med nästa period eller lägga till enskild betalning i förhandsgranskningen.

Steg 4: Ägarperiod (kommissions- och förvaltningsavgifter)

Kommission

Efter uthyrning tas en mäklaravgift från båda parter: ägarkommission (förifyll med 1 månad) och hyresgästkommission (förifyll med 0,5 eller 1 månad), med möjlighet att ange egna belopp.

Förvaltningsavgift

Aktivera förvaltningsavgiftens switch, systemet beräknar automatiskt beloppen per period enligt fastighetens inställda avgiftsmodell (t.ex. hyra 15,000 kr, avgift 10%, belopp 1,500 kr), både belopp och procentsats kan redigeras. Bekräfta och klicka för att skapa ägarperioden.

Efter generering kan du se hela ägarens fakturalista, där varje periods förvaltningsavgift kan redigeras genom att klicka på pennikonen.

Steg 5: Inspektion och bilagor

Dokumentera fastighetens skick tydligt före inflyttning, för att ha bevis vid utflyttning:

• Bilder av fastigheten och rummen, anteckningar: Ladda upp bilder av fastigheten (max 5) och rum (max 10), skriv anteckningar. Aktivera strömbrytaren för att inkludera bilder och anteckningar i avtalet, dessa bifogas direkt i hyreskontraktet som bevis på fastighetens skick.
• Lista över uthyrda objekt: Aktivera strömbrytaren för att inkludera i avtalet, klicka sedan på antal för varje objekt: möbler (sängram, garderob, skrivbord etc.), vitvaror (luftkonditionering, tvättmaskin, kylskåp etc.), nycklar (ytterdörr, rumsdörr, fjärrkontroll), och du kan lägga till ytterligare objekt utanför listan. Kontrollera varje objekt vid överlämning, registrera om något saknas.
• Försäkringsinformation: Om detta hyresavtal har hyresförsäkring, växla till "Ja" och mata in information såsom väntetid, försäkringsbolag, försäkringsperiod, försäkringsbelopp, och försäkringsperiod. Försäkringsinformation kommer att vara tillgänglig med hyresavtalet efteråt. För mer information om hur man fyller i, se: Förklaring av hyresförsäkring

Teckna avtal med hyresgästen online

Klicka på ändra avtal och välj e-signaturmetod. När alla har signerat skickas avtals-PDF automatiskt för nedladdning eller e-post. Fyra alternativ:

• Hyresgäst signerar via e-post: Systemet skickar signeringsnotis till hyresgästens e-post, hyresgästen klickar för att signera online.
• Hyresgäst signerar via länk: Systemet genererar en signeringslänk som kopieras och skickas till hyresgästen via kommunikationsmedel.
• Hyresgäst signerar på plats: Används när hyresgästen är på plats, hjälp dem signera direkt på din enhet.
• Ingen signering, registrera endast inflyttningsdetaljer: Välj detta när du endast behöver registrera avtalsinformation utan elektronisk signatur, t.ex. när ett pappersavtal redan har signerats.

Välj avtalsmall

Välj mall från rullgardinsmenyn: systemets standard hyresmall eller dina anpassade mallar (t.ex. korttidshyra, långtidshyra, utländska hyresgästavtal), eller skapa en ny mall direkt eller klicka för att redigera avtalsmallen för att justera villkor.

Efter att ha valt mall fylls tidigare angivna data automatiskt i avtalsvariabler: hyresgäst och hyresvärd namn, adress, rum, signaturfält och signeringsdatum, ingen behov av att återinföra för varje avtal; hyresgästens personuppgifter fylls i av hyresgästen själv vid signering.

När det är dags för din signatur kan du rita den för hand, ladda upp en bild av din signatur, eller använda tidigare sparad signatur. Inför signering måste du bekräfta att du har läst avtalet noggrant och att du signerar frivilligt, klicka sedan för att lägga till signaturen i avtalet.

När du har förhandsgranskat och bekräftat att avtalet är korrekt, klicka för att skicka det till hyresgästen. När hyresgästen har signerat, genererar systemet automatiskt en komplett avtal-PDF för båda parter att behålla.

Efter avslutad process: fakturaperioden har redan genererats automatiskt, ingen ytterligare inmatning krävs

När inflyttningen är klar, gå till hyresinterna faktureringsfliken under fastighetshantering. På den sidan kan du se att systemet automatiskt genererat alla faktureringsperioder för denna hyresgäst: hyresperioder (enligt hyreskontraktcykeln, inklusive sammansatt el- och vattenkostnad) och el- och vattenperioder (kostnader som skiljer sig från hyrescykeln). Dessa genereras automatiskt utan manuell inmatning. Projekt baserat på mätaravläsning visas som ej avläst innan avläsning och beloppet läggs in automatiskt efter avläsning.

Växla till mäklarfirmans faktureringsflik för att se de periodiska förvaltningsavgifter som uppstår tillsammans med detta kontrakt. Belopp och förfallodatum är redan schemalagda, och de genereras automatiskt utan manuell inmatning. Det är bara att vänta på betalning och avstämning.

Visa/ändra avtal: Hyra, betalningscykel, deposition och periodiska kostnader kan justeras när som helst.

Efter att kontraktet är klart, om du behöver justera hyra, betalningscykel, deposition eller periodiska kostnader, klicka på mer-menyn (tre punkter ikonen) i rumsenheten och välj visa avtal. Hyrvillkor, betalningscykler, depositioner och periodiska el- och vattenkostnader kan direkt ändras på denna skärm utan att återskapa kontraktet. Observera: Osignerade elektroniska avtal är tillfälligt låsta för ändringar och kan justeras först efter signering.

Vanliga frågor

Hur väljer jag mellan de tre hyresavtalstyperna?

För avtal med definierad start- och slutdatum och som hanteras separat vid utgång, välj fast hyresperiod. Vid flexibel leasing utan fast hyresperiod som kan sägas upp med kort varsel, välj månadsavtal. Förväntas hyresgästen fortsätta efter utgång, välj fast hyresperiod som övergår till månadsavtal (systemets rekommendation): ingen behov av att skriva om vid utgång, faktureringsperioder förlängs automatiskt utan att missa någon fakturering.

Är det nödvändigt att fylla i hyresgästens e-post?

Vi rekommenderar starkt att du fyller i det. Om det inte fylls i kommer systemet inte att kunna skicka hyresbetalningspåminnelser till hyresgästen, och e-postmeddelanden för online-avtal kan inte skickas. Om inget e-post finns kan du använda en länk eller signera på plats.

Vad är skillnaden om depositionen hålls av förvaltningsbolaget eller fastighetsägaren?

Skillnaden ligger i vems konto pengarna bokförs. Välj fastighetsägare, så bokförs depositionen automatiskt på fastighetsägarens trustkonto (ett virtuellt konto skapat för varje ägare där insamlade medel bokförs) och regleras vid avstämning. Väljer du förvaltningsbolaget, bokförs det på företagets konto. Välj enligt ditt avtal med fastighetsägaren.

Vad är förskottsbetalning? Är det samma som deposition?

Nej, det är inte samma sak. En deposition är en säkerhet som i princip återbetalas i sin helhet efter utflyttning. Förskottsbetalning är en summa som samlas in i förväg för att täcka faktiska kostnader, till exempel förskottsbetalning av 500 SEK/månad för el, varifrån faktiska elkostnader dras, utan att ägaren behöver betala för varje period och hantera månatliga avräkningar. Återstående belopp regleras och återbetalas vid utflyttning. Båda betraktas som skulder till hyresgästen, inte som intäkter.

Kan man ändra en betalningsperiod efter att den har genererats?

Ja, det går. Skärmen vid generering är bara en förhandsvisning, och betalningsdatum kan justeras, enskilda kostnader tas bort, nästa period slås samman eller enskilda betalningar läggs till direkt. För att göra ändringar efter att perioden är etablerad går du till egendomsförvaltningens enhetssida, klickar dig in på hyresgästens betalningssida och justerar där.

När markeras fastighetsägarens provision och förvaltningsavgift som mottagna?

De följer hyresbetalningarna. När en hyresperiod markeras som mottagen, dras automatiskt förvaltningsavgift och fastighetsägarens provision för den perioden av och markeras som mottagna, utan att behöva bokas av manuellt.

Behöver man alltid signera online?

Nej, det behöver man inte. Det sista alternativet för signering är att inte signera och endast registrera inflyttningsuppgifter, vilket passar om det redan finns ett underskrivet pappersavtal. Betalningsperioder och hanteringsfunktioner påverkas inte alls.