Как использовать календарь для уведомлений арендаторов: пример уведомления об отключении электроэнергии

Что такое календарь?

Предположим, энергетическая компания уведомляет вас о плановом отключении электроэнергии через 15 дней из-за ремонта линии. Вы заняты в момент получения уведомления и можете забыть напомнить арендаторам через 15 дней. С помощью календаря вы можете создать событие сразу после получения уведомления, установив дату, и система вовремя уведомит арендаторов. Вам не нужно держать это в памяти или звонить и писать сообщения каждому. К этому методу подходят отключения воды, проверка пожарной безопасности, осмотры при выселении и другие случаи.

Как открыть календарь

Нажмите на значок календаря в правом верхнем углу экрана (обозначено красной рамкой на изображении ниже), чтобы перейти на страницу календаря.

Календарь можно переключать между режимами месяц, неделя и день, а также сменить месяц с помощью стрелок. Справа отображаются все события месяца по датам, чтобы вы могли быстро увидеть предстоящие задачи.

Как добавить событие

Нажмите кнопку добавления события в правом верхнем углу или кликните по дате в календаре, чтобы открыть окно создания (как показано ниже).

Тема является обязательным полем. Введите содержание события, например: отключение электроэнергии с 9 до 12 часов 22 июля из-за ремонта линии. Тема отображается в календаре и отправляется как содержание уведомления арендаторам, поэтому рекомендуется четко указать время и причину, чтобы арендатор мог сразу понять и не переспрашивать.

Открыть ли событие для арендаторов

В блоке объекта вы можете решить, будет ли событие открыто:

• Публично: Арендаторы выбранного объекта (или комнаты) могут видеть это событие на стороне арендатора и получать уведомления. Для событий, таких как отключение электричества, которые необходимо довести до сведения арендаторов, выберите «Публично», и система уведомит всех затронутых арендаторов.
• Непублично: Видно только на стороне управления, подходит для внутренних операций, таких как планирование ремонта или внутренние аудиты.

Далее выберите название объекта и комнаты, к которым относится это событие. В случае отключения электричества обычно затрагивается весь объект, поэтому достаточно выбрать только объект. Если затрагивается конкретная комната (например, ремонт труб в одной комнате), выберите и комнату, тогда уведомление будет отправлено только арендаторам этой комнаты.

Настройка даты и способа уведомления

Дата является обязательным полем, пожалуйста, выберите дату и время события. Например, для уведомления об отключении электричества, укажите дату отключения через 15 дней.

Есть три способа уведомления, система отправит их автоматически в соответствии с вашим выбором, и вам не нужно будет помнить об этом событии:

• Уведомление в указанное время: Вы можете выбрать время уведомления из выпадающего меню (например, в день события). Система отправит уведомление автоматически. Например, для отключения электричества выберите отправку в день отключения, чтобы арендаторы получили его вовремя и не забыли.
• Отправить уведомление немедленно: После сохранения система сразу отправит уведомление. Это подходит для событий, о которых арендаторы должны знать заранее, например, план отключения электричества за 15 дней вперед.
• Не уведомлять: Записать только в календарь, без отправки уведомлений.

Уведомить других получателей

Если необходимо уведомить кого-то, кроме арендаторов и членов управления (например, владельца, подрядчиков), можно включить уведомления для других получателей и добавить их в список, чтобы информация была передана без пересылки.

Периодические уведомления

Если событие повторяется периодически (например, ежемесячная проверка пожарной безопасности, сезонная очистка резервуара), можно включить периодические уведомления, и система будет автоматически напоминать по циклу, без необходимости создавать событие каждый раз заново.

Загрузить изображения в приложение

Вы можете загрузить изображения (до 2) в разделе вложений. Например, для уведомления о отключении электроэнергии можно сфотографировать и загрузить объявление от компании электроснабжения, чтобы арендаторы увидели оригинальное сообщение, что позволяет избежать повторного ввода текста. После настройки нажмите «Сохранить» для завершения добавления.

Просмотр и печать календаря

Добавленное событие отобразится в календаре и в списке событий справа, откуда его можно просмотреть или отредактировать. Если нужно разместить бумажное объявление (например, на доске объявлений здания), нажмите кнопку печати для печати текущего вида календаря.