Описание функций предоплаты

Почему арендодателю стоит собирать предоплату за электроэнергию с арендаторов?

Чтобы избежать ежемесячного сбора аренды и снятия показаний, многие арендодатели предпочитают собирать аренду за полгода или год и сверяться раз в полгода/год. Однако это может привести к необходимости авансовых выплат за электроэнергию арендодателем.

Например, если каждый арендатор платит $500 за электроэнергию в месяц, аванс на 6 месяцев для 20 арендаторов составит $60,000, что создает денежное давление для арендодателя. Чтобы избежать этого, арендодатель заранее собирает 'предоплату за электроэнергию'.

Характер предоплаты

Предоплата не является арендной платой и отличается от депозита. Несмотря на то, что она также числится как долг арендодателя, она используется для покрытия расходов на комуслуги. В нашей системе предусмотрена функция 'Книга предоплаты' для управления этими суммами.

Книга предоплаты: как система авансов в бухгалтерии

Чтобы облегчить управление, наша система также разработала Книгу предоплаты по аналогии с концепцией 'системы авансов'.

• Каждая сумма предоплаты заносится в одну и ту же книгу
• Когда суммы в книге исчерпаны или требуется расчистка, вы можете выполнить 'закрытие книги' в системе.
• После завершения вы можете выбрать вернуть оставшуюся сумму арендатору или автоматически открыть новую книгу для записи авансовых платежей и вычетов.

Этот механизм не только делает счета ясными, но и облегчает бухгалтерский учет и сверку в будущем. Также гарантирует, что расходы за электроэнергию каждого арендатора списываются с их авансов, избегая ошибок в учете.

Способ работы системы

1️⃣ Настройка авансовых платежей при добавлении контракта

Можно выбрать «Первоначальный платеж» или «Фиксированный платеж за период».

2️⃣ Запрос и закрытие книги авансовых платежей

После создания договора вы можете перейти в раздел [Платёжные периоды арендатора] → [Вкладка «Депозиты и авансовые поступления»], чтобы просмотреть бухгалтерскую книгу. Нажав [Закрыть книгу], можно указать, к какой записи будет произведено закрытие авансовых поступлений, определить, какую категорию расходов они покрывают, а оставшаяся сумма будет перенесена в новую книгу авансовых поступлений.

3️⃣ Добавление дохода в книгу

Также можно вручную добавить доход в периоде счета арендатора, чтобы поместить дополнительные средства в книгу.

4️⃣ Функция пометки как оплачено: Используйте авансы для оплаты электроэнергии

В функции «Период оплаты арендатора → Отметить как оплаченное» можно выбрать «Авансовые платежи» как способ оплаты и указать статьи для зачёта (например, фиксированную плату за электроэнергию); система автоматически спишет сумму из книги авансовых платежей.

Резюме

С функцией книги предоплаченных счетов арендодатели больше не должны авансировать коммунальные платежи. Учет ясен, операции гибкие, легко сверять - это лучшее решение для долгосрочной аренды и управления несколькими арендаторами!