Előlegszámla funkció leírása

Miért számít fel az energiaköltségeket a bérbeadó a bérlőknek előlegként?

Azért, hogy elkerüljék a havi bérleti díj beszedés és számlázás kellemetlenségeit, sok bérbeadó fél vagy éves bérleti díjat kér, és fél-/évente olvasják le a mérőórát. Ez azonban a bérbeadókat az energia költségek megelőlegezésére kényszeríti.

Például, ha minden bérlő havonta 500 dolláros energiaköltséget fizet, 20 bérlő esetében fél év alatt 60,000 dollárt kell előlegezni, ami pénzügyi terhet jelent a bérbeadónak. Ennek elkerülése érdekében a bérbeadó előre behajt egy „előleg energiaköltséget” a bérlőktől.

Előlegszámla jellege

Az előlegszámla nem bérleti díj és nem is kaució. Bár szintén a bérbeadó kötelezettségei közé tartozik, fokozatosan levonásra kerül például a közüzemi számlákból. A rendszerünk ezért kínálja az „Előlegszámla könyv” funkciót ezek kezelésére.

Előlegszámla könyv: olyan, mint egy házipénztár rendszer a könyvelésben

A még könnyebb kezelés érdekében rendszerünk előlegszámla könyve a „házipénztár” rendszeren alapul:

• Minden előlegszámla ugyanabba a könyvbe kerül
• Amikor a könyvben lévő összeg elfogy vagy lezárást igényel, a rendszer „könyv lezárás” műveletet végezhet
• Lezárás után választható, hogy a fennmaradó összeget visszatérítik a bérlőknek, vagy automatikusan új könyvet hoznak létre az új előlegek és levonások rögzítésére

Ez a mechanizmus nem csak, hogy segítséget nyújt az átlátható ellenőrzéshez, de megkönnyíti a későbbi könyvelést és egyeztetést, biztosítva, hogy minden bérlő energia költségei saját előlegeikből kerüljenek levonásra, elkerülve a könyvelési hibákat.

Rendszer működési módja

1️⃣ Előlegszámla beállítása szerződés létrehozásakor

Választható „első részletben behajtás” vagy „minden időszakra állandó behajtás”.

2️⃣ Előlegszámla könyv lekérdezése és lezárása

A szerződés befejezése után a „Bérlő számlázás” → „Kaució & előlegszámla fül” alatt megtekinthető a könyv. A „könyv lezárása” lehetőséget választva jelölheti meg, hogy melyik előlegszámlát kívánja lezárni, és hogy ez milyen költség típus fedezésére szolgál, a fennmaradó összeg új előlegszámlába kerül.

3️⃣ Új bevétel hozzáadása és a könyvbe helyezése

A bérlői számlázási ciklus alatt kézzel is hozzáadhat bevételt, és az extra összeget a főkönyvbe helyezheti.

4️⃣ Elkönyvelés: előleggel kiegyenlíthető az áramdíj

A „Bérlői számlázási ciklus → Elkönyvelés” funkcióban válassza az „Előlegként könyvelt tétel” módját, majd válassza ki a kiegyenlítendő összeget (pl. áramdíj stb.), ezt a rendszer automatikusan levonja az előlegből.

Összefoglalás

Az előleg főkönyvi funkciójával a bérbeadóknak nem kell többé előre kifizetni a közüzemi díjakat, az elszámolás tiszta és rugalmas, könnyen nyomon követhető — a legjobb megoldás hosszú távú bérletek és több bérlő kezelése esetén!