Hogyan generáljunk főkönyvet a RentPackage-ben, amely automatikusan összesíti a bérleti díjat és az ingatlan könyvelést

Még mindig kézzel viszi be az Excelbe a bérleti díjakat egyeztetés céljából? A RentPackage beépített kettős könyvelési motorral rendelkezik; elegendő az általanos bér- és könyvelési feladatokat elvégezni, és a rendszer automatikusan halmozza a könyvelési tételeket. Ha szeretné megtekinteni a könyveket, válassza ki az időszakot és nyomjon egy gombot, és azonnal létrejön egy kiegyensúlyozott főkönyv — nem szükséges könyvelési háttér, és nincs szükség kézi összesítésre.

1. Mi a főkönyv?

A főkönyv (General Ledger) összesíti egy időszak összes tranzakcióját a könyvelési számla szerint (eszközök, kötelezettségek, tulajdonosi tőke, bevételek, kiadások), bemutatva minden számla tartozását, hitelezését és egyenlegét. Ez az eredménykimutatás és a mérleg alapja, és a könyvvizsgálat során leggyakrabban kért jelentés. Ha könyvelési jelentést kell bemutatnia könyvelőjének, tulajdonosának vagy adóhatóságnak, ez a jelentés az alapdokumentuma.

2. A jelentés adatforrása

A főkönyv számadatai két helyről származnak, és automatikusan összesítődnek:

• Időszak alapján automatikusan generált tételek: A szerződés létrehozása után a rendszer automatikusan generálja a bérleti díj, kaució, közös költség stb. tételeit az időszak alapján. Amikor a fizetés megtörténik, a kapcsolódó tételek is szinkronizálódnak, minden kézi könyvelés nélkül.
• Kézi könyvelés: A számlázási időszakon kívüli bevételek és kiadások (pl. javítási költségek, kezdő egyenleg átvitel, tulajdonosi kifizetések) kézi könyveléssel adhatók meg, lásd útmutató: Kézi könyvelés útmutató

3. Főkönyv létrehozása

Első lépés: Lépjen be a jelentések oldalára

Bal oldali menüben válassza a [ Jelentések ] → [ Jelentések ] opciót.

Második lépés: Jelentési feltételek beállítása

• Jelentés típusa: Válassza a [ Főkönyv ] opciót.
• Ingatlan/Tulajdonos/Cég: Válassza ki a lekérdezni kívánt személyt vagy céget. Ugyanazon fiók külön-külön tudja feldolgozni a különböző tulajdonosok számláit, és az egyes tulajdonosok könyvelései külön maradnak, ami különösen fontos vagyonkezelők számára.
• Jelentési időszak: Válassza ki a keresés kezdő és befejező dátumát, például 2026/01/01 – 2026/07/24.
• Számviteli alap:
  • Készpénz alap: [ Beérkezési dátum ] alapján történő elszámolás, csak a ténylegesen beérkezett pénz számít bevételnek. Magánbérbeadóknak és kisebb jelentési kötelezettségűeknek ajánlott.
  • Elhatárolás alap: [ Követelés dátum ] alapján történő elszámolás, a bevétel elismerése a bérleti díj esedékességekor történik, függetlenül attól, hogy beérkezett-e. Olyan cégeknek ajánlott, melyek hivatalos pénzügyi jelentéseket igényelnek.

A beállítások után nyomja meg a [ Jelentés létrehozása ] gombot.

Harmadik lépés: Jelentés megtekintése

4. Hogyan olvassuk ezt a jelentést

A jelentés a számlatípus alapján öt fő részre oszlik, példaszámokkal illusztrálva:

• Eszközök: A „letétkezelői bankszámla” egyenlege 443 579, amely a kezelési időszak alatt ténylegesen kezelt pénzösszeg egyenlegét jelenti; „követelések” egyenlege 402 695, amely a lejárt, de még be nem folyt összegre utal; ezen túlmenően, a „kaució bankszámla” és hasonló tételek, amelyek a letéti számla pénzeszközeit külön mutatják.
• Kötelezettségek: A „kaució” egyenlege 577 332, a „bevételezett előleg” egyenlege 13 685. A kaució és a bevételezett előleg nem bevétel, hanem vissza kell téríteni a bérlőnek vagy jövőbeli időszakokra vonatkozó összeg. A rendszer automatikusan helyesen kategorizálja ezeket, elkerülve a gyakori hibát, hogy a kauciót bevételként számolják el.
• Tulajdonosi tőke: A „nyitóegyenleg átvezetése” követel 4 523, ami az induló tőke átkönyvelésekor a könyvnyitáskor jött létre; a „tulajdonosi kifizetés” az időszak alatt a tulajdonosnak elosztott összeg, ami a tőke csökkentéseként vörös számokkal jelenik meg. A bérleti díjak és kifizetések mindennapjai ritkán eredményeznek tételrögzítést ebben a szekcióban, általában a nyitóegyenleg átvezetése, tőkebefizetések vagy tulajdonosi kifizetések miatt fordul elő, ha az időszak alatt nem volt ilyen könyvelés, akkor nem jelenik meg.
• Bevétel: A „bérleti díj bevétel” 222 818 mellett a takarítási díjak, vízdíjak, internetdíjak, szobafoglaló és egyéb bevételek külön-külön jelennek meg a kontó szerint. Az összesített bevételek 243 849, minden bevételi forrás jól látható.
• Költségek: A „cégmenedzsment költségek”, „bérleti költségek”, „eljárási díjak” és más felmerült költségek az időszak alatt, adósság összesen 30 015.

5. Nyomtatás és mentés

A jelentés jobb felső sarkában a nyomtatási ikon lehetővé teszi a közvetlen nyomtatást vagy PDF-be mentést, így nem szükséges újraformázni, amikor könyvelőnek vagy tulajdonosnak küldi el.

6. GYIK

Miért különböznek a készpénzalapú és az eredményszemléletű számok?

A különbség az elismerés időpontjában van. Az eredményszemlélet "kötvény dátuma" alapján számol, amikor a bérleti díj esedékes, már bevételként. Készpénzalapú "bevétel dátuma" alapján, csak akkor, ha a pénz beérkezett. Ha a bérlő késik a fizetéssel, az adott időszaki bevétel eltérő lesz a két alap között, ami normális jelenség.

Megjelennek a manuális bejegyzések a főkönyvben?

Igen. A manuális bejegyzések automatikusan összesítődnek az időszaki bejegyzésekkel, nincs szükség további beállításra.

Lehet csak egyetlen ingatlan számláit megtekinteni?

Igen. Válassza a legördülő menüből az "Ingatlan/Tulajdonos/Vállalat" résznél a kívánt ingatlant, és a rendszer csak az adott ingatlan bejegyzéseit összesíti.