Bérlő költöztetése és szerződéskötése: bérleti időszak, kaució, rezsi egyszeri beállítása, és a számlázási időszak automatikusan generálódik.

Mit nyújthat Önnek ez a folyamat?

Amikor a bérlő beköltözik, kattintson a szoba egységre a beköltözés/szerződéskötés gombbal. Egy lépésben beállítható minden: bérlő adatai, bérleti szerződés típusa és időtartama, fizetési ciklus és emlékeztető, kaució, rezsi, előleg, és a rendszer automatikusan generálja az egész bérlői számlázást, így nem kell manuálisan beírni semmit.

A kezelési mód alatt, a folyamatban van egy plusz lépés, az ingatlantulajdonos számlázása: a jutalék és a kezelési díj az előírások szerint automatikusan generálódik, és a bérleti díj megérkezésekor automatikusan levonásra és megjelölésre kerül. Végül folytathatja az online szerződéskötést a bérlővel, az adatok automatikusan bekerülnek a szerződésbe, amíg a szerződés el nem küldik.

Műveleti lépések

Első lépés: válassza ki a szobát és töltse ki a bérlő adatait

A bal oldali ingatlanlistán keresse meg a beköltözendő szoba egységet, kattintson a szoba további menüjére (három pont ikon), és válassza a beköltözés/szerződéskötés opciót.

Az ingatlan címe automatikusan kitöltődik, adja meg a bérlő nevét és e-mailjét. Ha a szerződésben további aláírók is vannak (pl. kezes), kattintson az 'Új aláíró hozzáadása' lehetőségre; ha nincs, hagyja ki.

2. lépés: Bérleti feltételek beállítása

Bérleti szerződés típusa (válasszon egyet a háromból)

• Határozott időtartamú bérlet: Meghatározott kezdő és befejező dátummal rendelkező bérlet. A kezdő és befejező dátum kézzel választható, vagy a gyors 1 év, 2 év opciók.
• Havi bérlet: Rugalmas időtartam, végdátum nélkül. A rendszer továbbra is generálja a következő számlázási ciklust az eredeti szerződés szerint, mindkét fél előzetes értesítésével megszüntethető.
• Határozott időtartamú bérlet, lejárat után havi bérlet (rendszer ajánlása): A szerződés lejárta után nem szükséges újra aláírni, a rendszer automatikusan tovább generálja a számlázási ciklusokat. Alkalmas arra az esetre, ha várható, hogy a bérlő marad, így nem marad el számla a szerződéshosszabbítás elfelejtése miatt.

Bérleti időszak és megújítási emlékeztető

Bérleti szerződés kezdő- és záró dátumának beállítása után, állítsa be a megújítási értesítés napját (például lejárat előtt 30 nappal): ekkor a rendszer e-mailt küld a tárgyra figyelő tagoknak, hogy időben kezelhessék a megújítást vagy kiadást, elkerülve a váratlan üresedési időszakokat.

Fizetési ciklus és követelései napok

Nyolcféle fizetési gyakoriság: heti, kétheti, havi, kéthavi, negyedévi, négyhavonta, félévi, évi, a rendszer a gyakoriság alapján létrehozza a megfelelő számlázási időszakot.

Követelései napok két szabály alapján választhatók: a hónap egy kijelölt napja (például a hónap első napja), vagy a számlázási időszak kezdete előtti napok száma. Ez a dátum szolgál figyelmeztető és késedelmes napok meghatározására.

Fizetési emlékeztető e-mail

Jelöléssel egyidejűleg küldhet fizetési értesítést a bérlőknek, beállítva a levelezés időpontját (például követelései napok előtt 5 nappal). A mérőóra alapú számlák a mérés elvégzése előtt nem kerülnek kiküldésre, a mérés után a rendszer automatikusan pótolja; a rendszer a kimutatott nap előtti 5 nappal emlékeztetőt küld a tárgyat figyelő tagoknak, hogy a mérés a küldés előtt el legyen végezve.

Harmadik lépés: Bérleti díj, kaució és közüzemi költségek

Bérleti díj és kaució

Bérleti díj összege megadása, az adók kitöltése opcionális (megadható fix összeg vagy százalék, például 500 vagy 5%). A kaució hónapok számának kiválasztása (kattintson 1 hónap, 2 hónap gyors bevitelhez), többszörös bejegyzés lehetséges; a szerződés korai megszüntetése büntetés kitöltése opcionális.

Kaució kezelése két lehetőség: kiválasztható a kezelőcég, ilyenkor a kaució a cég számláján kerül elszámolásra; vagy a tulajdonos, a rendszer automatikusan rögzíti a kauciót a tulajdonos letéti számlájába. A letéti számla virtuális számla, amit a rendszer minden tulajdonos számára létrehoz, a tulajdonos nevében befolyó összegek itt kerülnek elszámolásra, értelmezze úgy, mint a tulajdonos banki számláját.

Rendszeres közüzemi díjak

A bérleti díj mellett rendszeresen felszámított díjakat (közüzemi díjak, parkoló, internet stb.) itt állítson be egyszer, majd ezek minden időszakban automatikusan generálódnak. Három elszámolási módszer:

• Fix díj: Minden időszakban automatikusan generált fix összeg, például havi 100 Ft vízdíj, liftfíj, internetdíj.
• Mérőóra szerinti díjazás: Állítsa be az egységárat (például kWh-nként 5 Ft) és a kezdő leolvasást (opcionális, később kiegészíthető), majd minden időszakban adja meg az előző és aktuális leolvasást, a rendszer pedig a fogyasztás alapján kiszámítja a fizetendő összeget.
• Kézi bevitel: A ténylegesen beérkezett számlák összege alapján időszakonként rögzítse, például a havi gázszámlát; ha több bérlő osztozik a fizetendő összegen, lehetőség van átlagos vagy arányos felosztással kiszámítani az egyenként fizetendő összeget.

A párbeszédablak tetején lévő kapcsoló határozza meg, hogy a díj mely számlázási időszakhoz tartozik, azaz a közüzemi díjak kétféle beszedési módját: ha be van kapcsolva, akkor a díj a bérleti díj számlázási időszakába tartozik (a bérleti időszak szerint), és a bérleti díjjal együtt egy számlán szerepel; ha ki van kapcsolva, a rendszer külön közüzemi számlázási időszakot generál (a bérleti időszaktól eltérően), amit a saját beállított időszakával és a bérleti díjtól külön számlázunk.

Előlegrész (opcionális)

Ha nem szeretné az egyes időszakokban a bérlő helyett kifizetni a közüzemi számlákat, aktiválhatja az előleg funkciót: válassza ki a tételt, és állítsa be az egyes időszakokra vonatkozó előleg összegét (például havi 500 Ft villamosenergia-előleget). A tényleges költségek az előlegből kerülnek levonásra, és a megállapodott időpontban kerülnek elszámolásra. Ez az előleg adósságként jelenik meg a könyvelésben, és csak levonáskor számít bevételnek. Kilépéskor a fennmaradó összeget vissza kell téríteni. Ha nem szükséges, hagyja kikapcsolva.

Bérlői számlaperiódus létrehozása

A bérlői számlaperiódus létrehozását követően az előző beállítások egy teljes számlaelőnézetként jelennek meg: kaució (jelölheti, ha már beérkezett), havidíjak és közüzemi költségek. Az előnézetben módosíthatja az egyes időszakokra esedékes dátumokat, törölheti az egyes tételeket, összevonhatja a következő időszakkal, vagy új tételként adhatja meg.

4. lépés: Tulajdonosi számlaperiódus (jutalék és kezelési díj)

Jutalék

A ház kiadása után mindkét féltől beszedett közvetítési díj: a tulajdonostól szedett jutalék (gyorsan beszúrható 1 hónap), a bérlőtől szedett jutalék (gyorsan beszúrható fél vagy 1 hónap), az összegek szabadon szerkeszthetők.

Kezelési díj

Kapcsolja be a kezelési díj generálásának kapcsolóját, és a rendszer az ingatlan beállításai alapján automatikusan kiszámítja az egyes időszakok díját (például 15,000 Ft bérleti díj, 10% kezelési díj, ami 1,500 Ft). Az összegek és arányok szerkeszthetők. Megerősítés után kattintson a tulajdonosi számlaperiódus létrehozására.

A bérlő számlaütemezése a generálás után látható, az egyes időszakok közös költségei a ceruza ikonra kattintva módosíthatók.

Ötödik lépés: Ingatlan állapota és mellékletek

A bérlés előtt rögzítse részletesen az ingatlan állapotát, kilakoltatáskor később hivatkozhat rá:

• Ingatlan és szoba fényképei, megjegyzések: Töltsön fel ingatlan fotókat (max 5) és szoba fotókat (max 10), írjon megjegyzéseket. Kapcsolja be, hogy ezek a fényképek és megjegyzések a szerződés részei legyenek, így bizonyítékként szolgálnak.
• Kiadható tárgyak listája: Kapcsolja be a szerződéshez adást, és válasszon elemenként mennyiséget: bútorok (ágykeret, szekrény, íróasztal stb.), háztartási gépek (légkondicionáló, mosógép, hűtőszekrény stb.), kulcsok (bejárati ajtó, szoba, távirányító). Az egyedi tárgyakat hozzáadhatja. Kilakoltatáskor tételesen ellenőrizze, mindennek meg kell lennie.
• Biztosítócég információ: Ha ezt a bérleti szerződést bérleti biztosítással kötötte, állítsa igenre, adja meg a várakozási időt, biztosítótársaságot, kötvény kezdő és záró dátumát, összeget, biztosítási időszakot. Ezt az információt később a bérleti szerződésben megtalálja. Részletek: Bérleti biztosítás funkció részletei

Online szerződéskötés a bérlővel

Kattintson a szerződés módosítására, majd válassza ki az elektronikus szerződés aláírási módját. Az összes aláíró befejezése után a rendszer automatikusan előállítja a szerződés PDF-jét, amelyet elküld vagy letöltésre kínál. Négy lehetőség:

• Bérlő emailen keresztül aláír: A rendszer aláírási értesítést küld a bérlő email címére, ahol online aláírhat.
• Bérlő linken keresztül aláír: A rendszer generál egy aláírási linket, amelyet másolhat és kommunikációs eszközzel elküldhet a bérlőnek.
• Bérlő helyszínen aláír: Ha a bérlő a helyszínen van, közvetlenül a készülékén segíthet a bérlőnek aláírni.
• Szerződéskötés nélkül, csak beköltözési adatok rögzítése: Válassza ezt, ha csak a szerződés adatait kell rögzíteni, nem szükséges elektronikus aláírás, például ha a papíralapú szerződés már alá van írva.

Válassza ki a szerződés sablont

Válassza ki a sablont a legördülő menüből: a rendszer alapértelmezett bérleti sablonját vagy az Ön által testreszabott sablont (pl. rövid távú, hosszú távú, külföldi bérlő), továbbá lehetősége van új sablon létrehozására vagy a szerződési sablon szerkesztésére a feltételek módosításához.

Sablon kiválasztása után az előző lépésekben beírt adatok automatikusan kitöltik a szerződés változó mezőit: bérlő és bérbeadó neve, cím, szoba, aláírási mező és aláírás dátuma, így nem kell minden szerződésnél újra beírni; a bérlő személyes adatait a bérlő tölti ki aláíráskor.

Amikor Önre kerül az aláírás, rajzolhat saját kezűleg, feltölthet képet az aláírásról vagy kiválaszthatja a korábban elmentett aláírást. Aláírás előtt meg kell erősítenie, hogy elolvasta és önkéntesen ír alá, végül kattintson az aláírás hozzáadásához a szerződéshez.

A szerződés előnézete után, ha minden rendben van, kattintson a bérlőnek való elküldéshez. A bérlői aláírás után a rendszer automatikusan létrehozza a teljes szerződés PDF-jét mindkét fél számára.

Kész: A számlázási időszak már automatikusan létrejött, nincs szükség újra megadásra

A beköltözés után, lépj a 'Bérlő számlázás' felületre az Ingatlankezelés oldalán, ahol a 'Bérlői számlák' fülön láthatod az automatikusan generált összes számlázási periódust: bérleti díj számlázás (a bérleti szerződés időszaka szerint, beleértve az összevont rezsielemet) és rezsi számlázás (a bérleti díjától eltérő költségek), amelyek ezután automatikusan folytatódnak, manuális bejegyzés nélkül. Az óraállással mért tételeknél a számla kiállítása előtt 'leolvasatlan' felirat jelenik meg, a számlázás után pedig az összeg automatikusan a számlához adódik.

Váltás az 'Ügynökség számlázás' fülre, ahol láthatod a szerződéshez kapcsolódóan automatikusan generált rendszeres kezelésidíj-számlázási periódusokat, minden periódus összege és esedékességi dátuma már ütemezve van. Ezek is automatikusan folytatódnak később, manuális bejegyzés nélkül, elegendő csak a kifizetésekre és az egyeztetésre várni.

Szerződés megtekintése/módosítása: bérleti díj, fizetési ütemezés, kaució, rendszeres díjak bármikor állíthatóak

A szerződés befejezése után, ha később módosítani szeretnéd a bérleti díjat, fizetési ütemezést, kauciót vagy rendszeres díjakat, kattints a szobaegység 'további lehetőségek' menüjére (három pont ikon), válaszd a 'szerződés megtekintése' lehetőséget, ahol a bérleti feltételek, fizetési ciklus, kaució és rendszeres díjak közvetlenül módosíthatók anélkül, hogy megújítanád a szerződést. Kérjük, figyelj: a még nem aláírt elektronikus szerződések ideiglenesen zárolva vannak a módosítások elől, amíg az aláírás nem történik meg.

Gyakori kérdések

Hogyan válasszuk ki a három bérleti típus közül?

Határozott kezdő- és záródátummal klauzát tartalmazó általános bérleti szerződéshez válassz határozott időtartamot. Rugalmas bérlethez, ahol a bérlő azonnal felmondhat, válassz havibérletet. Ha az várható, hogy a bérlő a szerződés lejárta után is marad, válaszd a határozott időtartam utáni havibérlet opciót (ajánlott): lejárat után nincs szükség újraszerződésre, a számlázás automatikusan folytatódik, nem marad ki számla.

Muszáj megadni a bérlő email-címét?

Erősen javasolt a kitöltése. Ha nem adod meg, a rendszer nem fog bérleti díjfizetési értesítőt küldeni a bérlőnek, és az online szerződéskötési értesítéseket sem kapja meg. Ha valóban nincs email, a szerződés megköthető link vagy helyszíni aláírás útján.

Mi a különbség, ha a kauciót a kezelő cég vagy a tulajdonos kezeli?

A különbség abban van, hogy kinél van a pénz könyvelve. Ha a tulajdonost választja, a rendszer automatikusan a tulajdonos gyűjtőszámlájára könyveli a kauciót (mely egy virtuális számla, amit a rendszer minden tulajdonosnak létrehoz, és az összegyűjtött pénzek ott kerülnek nyilvántartásra), majd a tulajdonos elszámolásakor összesítve kerül rendezésre; ha a kezelő céget választja, akkor a cég számlájára kerül. Válasszon a tulajdonosával kötött szerződés alapján.

Mi az előleg? Ugyanaz, mint a kaució?

Nem ugyanaz. A kaució a teljesítési biztosíték, elviekben visszaköltözéskor teljes mértékben visszajár; az előleg egy előre beszedett összeg, ami az aktuális költségekre van levonva, például havonta 500 forint áramdíj előre beszedve, amelyből az aktuális áramdíj kerül levonásra, így elkerülve a tulajdonos előlegeit és havi elszámolásait. Visszaköltözéskor a megmaradt összeg visszafizetésre kerül. Mindkettő a könyvelésben a bérlővel szembeni tartozásként jelenik meg, nem pedig bevételként.

Számlázási időszak létrehozása után még módosítható?

Igen. Az előnézet felel meg ennek csak, ahol módosíthatja a fizetési határidőt, törölheti az egyes díjakat, összevonhatja a következő időszakkal vagy új fizetést adhat hozzá; ha már létrejött a számlázási időszak, akkor az ingatlan kezelésében a bérlő számlázási oldalán is módosítható.

Mikor lesznek a tulajdonosi jutalék és a kezelési díj kifizetve?

A bérleti díj követ. Ha egy adott bérleti idősáv már kifizetettre van állítva, a rendszer automatikusan levonja és ezt a kezelési díjat és tulajdonosi jutalékot is kifizetettként jelöli meg, nem szükséges egymás után manuálisan egyeztetni.

Szükséges online szerződést kötni?

Nem szükséges. Az aláírási mód utolsó opciója a nem szerződéskötés, csak a beköltözési adatok rögzítése történik, ami az olyan esetre alkalmas, amikor már megkötött papíralapú szerződés van, és a számlázás, valamint kezelői funkciók nem érintik.