Vuokratilin toiminnot: maksujen kuittaus, osamaksu, mittarilukemat ja vakuudet, päivittäinen vuokranperintä tällä sivulla

Mikä on vuokratili?

Muuton/sopimuksen jälkeen järjestelmä luo automaattisesti vuokralaisen kaikki tilit (vuokra, vakuus, sähkö- ja vesimaksut). Vuokratilin sivu on näiden laskujen hallintapaneeli: vuokralaisen maksut kuittaat täällä, mittarilukemat täytät täällä, osamaksut käsittelet täällä, vakuuden ja ennakkomaksujen saldon tarkistat täällä.

Vuokranperinnässä on enää kaksi vaihetta: maksun saapuessa merkitään saapuneeksi; kun mittari täytyy lukea, syötetään lukema. Muu laskujen luonti, summien laskenta, erääntyvien merkitseminen ja ilmoitusten lähettäminen hoidetaan automaattisesti.

Käyttöliittymän yleiskatsaus: neljä välilehteä ja toimintovalikko

Napsauta vasemmalla olevaa huoneluetteloa päästäksesi sisään. Yläreunan neljä välilehteä jakavat laskujen tilan ja tyypit: sovittamaton (maksamattomat laskut, päivittäinen työskentelyalue), sovitettu (maksuhistoria), vakuudet ja ennakkomaksut, toistuvat maksut. Hallintatilassa voit vaihtaa vuokralaisen ja välitystoimiston talouden välillä.

Jokaisen laskun oikealla puolella oleva Lisää-valikko (kolmen pisteen kuvake) on kaikkien toimintojen aloituspiste: merkintä saapuneeksi, vapautus, mittarilukema, lisää/muokkaa, vuokranmaksun siirtäminen, maksuilmoitus jne., tässä artikkelissa selitetään yleisimpiä toimintoja yksi kerrallaan.

Yleiset toiminnot

Maksukuittaus: merkintä saapuneeksi

Vuokralaisen maksettua löydät kyseisen laskun sovittamattomien välilehdeltä, napsauta Lisää-valikosta Merkintä saapuneeksi. Ikkunassa näkyy maksupäivä, maksutapa (käteinen, tilisiirto jne.) ja summa, oletuksena on määritetty kyseisen jakson koko perittävä summa.

Vahvista summat, lisää tarvittaessa huomautuksia, valitse kuitin lähetys vuokralaiselle ja klikkaa vahvistusta suorittaaksesi kuittauksen. Lasku siirtyy kohtaan Taseet ja myöhästymismerkintä poistuu. Valvontatilassa kauden hallintomaksu ja palkkio merkitään automaattisesti maksetuksi.

Vuokralainen maksoi vain osan: osamaksu ja lisämaksut eräpäivällä

Jos syötät maksetun summan, joka on pienempi kuin kokonaissumma, järjestelmä jakaa saadut maksut osiin ja luo automaattisesti lisämaksun eräpäivän. Lähetyksessä voit valita kuitin ja lisälaskun lähetyksen vuokralaiselle.

Mittarinlukema: syötä lukema, summa lasketaan

Mittariperusteiset kulut merkitään keskeneräiseksi ennen lukemaa. Klikkaa Lisää-valikosta Mittarilukema, syötä ajanjakson lukema, jolloin järjestelmä laskee käytön ja summan automaattisesti edellisestä lukemasta ja yksikköhinnasta (esim. edellinen lukema 1000, hinta 5 per yksikkö). Tallenna lisätäksesi summan eräpäivään ja lähetä maksuilmoitus. Jos on olemassa kausihinnoittelu tai porrastettu hinnoittelu, yksikköhintaa voi muuttaa tässä.

Taseet: historian maksut yhdellä silmäyksellä

Tase-välilehdellä olevilla laskuilla on kuittauksen jälkeen eräpäivä, erittely, maksupäivä ja summa, ja ne merkitään maksetuiksi. Jos haluat nähdä tietyn kuukauden maksut, näet ne täältä.

Takuumaksut ja ennakkomaksut: Vuokralaiselle kuuluva summa, saldo nähtävillä milloin tahansa

Takuutili näyttää tämän vuokrasopimuksen takuumaksut ja nykyisen saldon sekä merkitsee säilyttäjän (esim. omistajan luotetili). Irtisanomisen yhteydessä varmista palautettava summa täältä.

Ennakkomaksutili kirjaa vuokralaisen etukäteen maksamat rahat (esim. ennakkoon maksetut sähkölaskut), joista myöhempien kausien käyttö vähennetään säännöllisesti. Vuokrasopimuksen päättyessä palautetaan jäljelle jäänyt summa. Luo ennakkomaksukirjaus klikkaamalla 'Lisää lasku'.

Säännölliset maksut: Tämän vuokrasopimuksen kausittaiset maksut

Säännölliset maksut -välilehti näyttää kaikki tämän vuokrasopimuksen säädetyt kausittaiset maksuryhmät: nimi, ajanjakso, tiheys, kustannuserittelyt ja summat. Vuokraan sisältyvät maksut merkitään erikseen. Voit säätää summia tai lisätä uuden maksuryhmän (esim. aloittaa nettimaksut) muokkaamalla tai lisäämällä säännöllisen maksun täällä. Seuraavat kaudet luodaan uuden asetuksen mukaisesti.

Muut ominaisuudet valikossa

• Ei peritä: Käytä, kun sovit vuokralaisen kanssa tietyn summan vapauttamisesta. Summaa ei enää merkitä perittäväksi.
• Vuokran maksun siirtäminen: Kun sovit vuokralaisen kanssa maksun siirtämisestä, säädä kyseisen kauden eräpäivää välttääksesi myöhästymismerkinnät.
• Maksuilmoitus: Lähetä maksumuistutus manuaalisesti vuokralaiselle, älä odota aikataulutettua järjestelmälähetystä.
• Lisää/Muokkaa: Muokkaa kyseisen laskun sisältöä tai luo tilapäinen veloitus oikean yläkulman 'Uusi lasku' -painikkeella (esim. korjausjakautuma).

UKK

Mitä tehdä, jos vuokralainen maksoi vain osan vuokrasta?

Merkitse normaalisti maksetuksi, syötä oikeasti saatu summa. Järjestelmä avaa jakonäytön, jossa voit jakaa saadun summan eri kohteille. Erotus muodostaa automaattisesti lisämaksujakson, jolle voit asettaa maksupäivän, ja vaihtoehtona lisätä lasku vuokralaiselle. Ei tarvitse manuaalisesti jakaa laskua eikä jää eroja huomaamatta.

Mihin lasku menee, kun se on merkitty maksetuksi?

Se siirtyy täsmäytettyihin laskuihin, jossa säilyvät jakso, erittelyt, maksupäivä ja summa. Välilehti näyttää aina vain maksamattomat laskut, tarjoten tehtävälistan: kun se on tyhjä, päivän vuokrakeräys on valmis.

Lähetetäänkö lukemattomalaskuista maksuvaatimus vuokralaiselle?

Ei. Lukemattomalaskut lähetetään vasta, kun lukemat ja summat ovat varmistettuja, välttyen epätäydellisten laskujen lähetykseltä. Lukemisen jälkeen järjestelmä lähettää laskun automaattisesti. Jos näet lukemattomaluokituksen, ensin suorita luku.

Jos vuokralainen pyytää muutaman päivän lisäaikaa maksuun, merkitäänkö se myöhästyneeksi?

Voit muokata erääntymispäivää lykkäämällä vuokraerää Lisävalikon kautta. Uusi erääntymispäivä lasketaan sen mukaan eikä vanhoja maksuja merkitä viivästyneiksi.