Vuokran mukautetut ilmoitukset: Vuokramuistutukset, vuokrasopimuksen päättyminen, järjestelmä lähettää oikeaan aikaan oikealle henkilölle

Mitä mukautetut ilmoitukset voivat tehdä puolestasi?

Vuokrauksen hallinta sisältää paljon tehtäviä, jotka vaativat ilmoituksia oikeaan aikaan: vuokrasopimuksen pian umpeutuminen, joka muistuttaa uusinnasta kollegoille ja vuokralaisille; vakuutuksen umpeutuminen muistuttaen uusintatarpeesta; vuokrankorotusilmoitukset tietyin vuosina. Mukautetut ilmoitukset antavat sinun luoda säännöt: milloin lähettää (laukaiseva ehto), kenelle lähettää (ilmoituksen vastaanottajat ja suodatuskriteerit), mitä lähettää (muuttujia sisältävä ilmoituksen sisältö). Kun sääntö on asetettu, järjestelmä seuraa automaattisesti jokaisen sopimuksen päivämääriä ja lähettää ilmoitukset ajallaan.

Tärkeintä on, että ilmoituksen sisältö on henkilökohtaista: sisältö sisältää muuttujia (esimerkiksi vuokralaisen nimi, kohteen nimi, sopimuksen alkamispäivä), jolloin järjestelmä korvaa ne vastaanottajan tiedoilla. Yksi sääntö voi lähettää tiedon sadalle vuokralaiselle, ja jokainen saa viestin, joka sisältää hänen nimensä, huoneensa ja päivämääränsä - kuten käsin kirjoitettu mutta täysin automaattinen.

Sisäänpääsy: Klikkaa vasemman valikon 'Ilmoitukset' ja valitse 'Mukautetut ilmoitussäännöt'. Luettelossa näkyy järjestelmän valmiita sääntöjä (uusimisen muistutus, poismuuttoilmoitus, vakuutuksen umpeutumismuistutus, vuokrankorotuksen muistutus jne.), joita voi ottaa käyttöön suoraan. Voit myös luoda omia sääntöjä klikkaamalla oikeassa yläkulmassa 'Uusi'.

Mihin tätä voi käyttää? Viisi käytännön skenaariota

Seuraavat kaikki ovat sisäänrakennettuja sääntöjä tai sääntöjä, jotka voi asettaa muutamassa minuutissa:

Neljän vaiheen ohje säännön luomiseen

Vaihe 1: Perusasetukset

Avaa käyttöönottokytkin, anna säännölle helposti tunnistettava nimi ja valitse ilmoituksen vastaanottaja: vuokralaiset (lähetetään sopivin ehdoin oleville vuokralaisille) tai työntekijät (lähetetään vain kohteesta vastaaville työntekijöille välttäen häiritseviä ilmoituksia työntekijöille, joille se ei ole tarpeellista).

Vaihe 2: Ilmoitusehdot

• Laukaisutyyppi: Tapahtumalähtöinen (laukaistaan sopimuksen päivämäärän mukaan, yleisin) tai kiinteä jakso (säännöllinen lähetys).
• Laukaiseva päivämäärä: Valitse päivämäärä: sopimuksen aloituspäivä, vuokrasopimuksen päättymispäivä, muuttopäivä, vakuutuksen alkamispäivä, vakuutuksen päättymispäivä.
• Aikataulu: Lähetä kerran tai vuotuinen muistutus (lähetetään joka vuosi samaan aikaan valitun päivän mukaan, sopii vuosittaisiin vuokrakohotuksiin).
• Lähetysajankohta: Ennen tapahtumaa (ennakkoilmoitus), tapahtuman jälkeen (myöhäinen ilmoitus) tai tapahtumapäivänä, määritä kuinka paljon aikaisemmin tai myöhemmin vuosina, kuukausina, päivinä.
• Suodatusehdot: Rajoita, mitkä sopimukset soveltuvat sääntöön, esim. sopimusstatus on voimassa. Useita ehtoja voi lisätä. Ei täyttäviä sopimuksia ei ilmoiteta.

Vaihe kolme: Ilmoituksen sisältö

Kirjoita ilmoituksen otsikko ja sisältö. Vasemmalla on saatavilla olevien tietokenttien lista (luokiteltuna sopimuksen, kohteen jne. mukaan). Klikkaamalla kenttää lisäät muuttujan (näkyy kaksoiskaarisulkeina, esimerkiksi vuokralaisen nimi, kohteen nimi, sopimuksen aloituspäivä), joka korvataan jokaisen vastaanottajan omilla tiedoilla. Otsikko ja sisältö voivat käyttää muuttujia.

Ilmoitusraportti: Valitse muutama kenttä, niin järjestelmä luo automaattisesti ilmoituksen loppuun taulukon, joka kokoaa nämä tiedot yhteen, kuten kohteen nimi, huone, sopimuksen aloituspäivä, jotta vastaanottajan ei tarvitse etsiä tietoja tekstistä.

Vaihe neljä: Esikatselu ja tallennus

Esikatselusivulla näytetään ilmoituksen täydellinen ulkoasu: otsikko, sisältö ja automaattisesti luotu taulukko, muuttujat näkyvät kaksoiskaarisulkeina. Varmista, että kaikki on kunnossa, ja napsauta tallenna.

Tallennuksen jälkeen sääntö näkyy listassa, tila on käytössä. Listassa on jokaisen säännön ehdot, ilmoituksen vastaanottajat ja tila, ja niitä voi myöhemmin ottaa pois käytöstä, muokata tai poistaa.

Tarkastele vuokralaisille lähetettyjä ilmoituksia

Voit aina tarkistaa jokaisen ilmoituksen lähettämisen jälkeen. Valitse vasemmasta valikosta '[ Ilmoitukset ]' → '[ Vuokralaisen ilmoitushistoria ]'.

Sivu näyttää ajan mukaan lähetetyt ilmoitukset, mukaan lukien lähetysajan, säännön yhteenvedon (tiheys, kohde, ehdot ja sääntöjen tila) ja kohteeseen liittyvät nimet, kuten yksikkö ja vuokralainen. Näpäytä '[ Katso viesti ]' nähdäksesi koko viestin.

Kun tietueita on paljon, voit käyttää ylhäällä olevaa [ suodatin ]-toimintoa kaventaaksesi hakua löytääksesi tietyn asunnon tai vuokralaisen lähetyshistorian nopeasti.

Miltä lähetetty viesti näyttää? Jokainen vastaanottaa oman versionsa

Kun sääntö laukaistaan, järjestelmä tarkistaa jokaisen sopimuksen yksitellen: päivämäärä ja suodatusehdot täsmäävät, jolloin sopimuksen tiedoilla korvataan sisällön kaikki muuttujat ja viesti lähetetään sopivalle vastaanottajalle. Toisin sanoen, vastaanottaja määrittää, mikä viestin sisältö on.

Esimerkiksi sääntö "Viiden vuoden vuokralaiskiitokset": Vuokralainen Billy saa viestin "Hei, Billy, kiitämme sinua siitä, että olet ollut Sunny Heights Apartment - huone 301 vuokralaisena viiden vuoden ajan", toinen vuokralainen saa oman nimensä, kohteensa ja huoneensa. Yksi sääntö, jokaiselle vuokralaiselle oma viesti, ja te säädätte sen vain kerran.

FAQ

Mitkä ovat sisäänrakennettujen ja itse lisättyjen sääntöjen erot?

Ei ole olennaisia eroja. Sisäänrakennetut säännöt ovat järjestelmän asettamia yleisiä skenaarioita varten (uusimismuistutukset, muuttoilmoitukset, vakuutuksen vanheneminen, vuokrankorotusmuistutukset), ne ovat suoraan käytettävissä ja muokattavissa; itse lisättyjen sääntöjen avulla voit luoda ehdot, kohteet ja sisällön alusta alkaen, vapaus on sama.

Mikä on tapahtumapohjaisen ja kiinteän jakson ero?

Tapahtumapohjainen perustuu jokaisen sopimuksen omaan päivämäärään, esimerkiksi 60 päivää ennen kunkin vuokrasopimuksen päättymistä. Ajoitukset vaihtelevat sopimuksen mukaan, ja tämä on yleisin tapa vuokrausilmoituksille. Kiinteä jakso tarkoittaa sopimuspäivämääristä riippumatonta säännöllistä lähetystä.

Mitä ovat sisällön kaksoiskaarisulkeissa olevat muuttujat?

Ne ovat sijoituspaikkoja, jotka korvataan lähetysvaiheessa. Järjestelmä korvaa jokaisen vastaanottajan omilla sopimustiedoilla: vuokralaisen nimi omalla nimellä, kohde ja päivämäärä kyseisen sopimuksen tiedoilla. Näin ollen sama sääntö lähettää jokaiselle vastaanottajalle personoidun viestin.

Lähetetäänkö ilmoitus kaikille työntekijöille, kun kohteena on työntekijä?

Ei, vain niille työntekijöille, jotka seuraavat kyseistä kohdetta. Vain vastuussa olevat työntekijät saavat ilmoitukset, ja asiaan kuulumattomia kollegoita ei häiritä. Seuraajien jäsenyyttä voidaan muokata kohteen asetuksista.

Voiko sääntöjä muokata asettamisen jälkeen? Entä jos en halua lähettää niitä nyt?

Kyllä voi. Palaa sääntöluetteloon ja muokkaa sisältöä tai poista sääntö kunkin säännön lisävalikosta; jos et halua lähettää nyt, muuta tila ei-aktiiviseksi, asetus säilyy ja voit aktivoida sen uudelleen milloin tahansa.

Vuokralainen sanoo, ettei saanut ilmoitusta. Miten voin tarkistaa?

Mene kohtaan "Ilmoitukset" → "Vuokralaisen ilmoitushistoria". Historia listaa jokaisen vuokralaisen ilmoituksen lähetysajan. Klikkaamalla "Näytä viestin sisältö" näet lähetetyn viestin koko tekstin. Jos lähetys on merkitty historiassa, pyydä vuokralaiselta tarkistamaan roskapostikansio tai varmistamaan, että sähköpostiosoite on oikein vuokralaisen tiedoissa.