Vuokralaisen muutto ja allekirjoitus: vuokrakausi, takuuvuokra, vesi- ja sähkökulut kerralla asetettavaksi, laskutusjakso automaattisesti luotu

Mitä tämä prosessi voi tehdä puolestasi?

Kun vuokralainen on muuttamassa, klikkaa huoneyksikössä 'Muuta sisään/Allekirjoita'. Yksi prosessi suorittaa kaikki asetukset: vuokralaisen tiedot, vuokrasopimuksen tyyppi ja kesto, maksujakso ja muistutukset, takuuvuokra, vesi- ja sähkömaksut, ennakkomaksut, järjestelmä luo automaattisesti koko vuokralaisen laskutusjakson ilman manuaalista kirjanpitoa.

Hallintamoodissa prosessiin lisätään vielä yksi askel vuokranantajan laskutusta varten: palkkiot ja hallintokulut luodaan asetusten mukaan automaattisesti, vuokran saapuessa ne merkitään automaattisesti vähennettäväksi. Lopulta voit allekirjoittaa vuokralaisen kanssa verkossa, sopimustiedot täytetään automaattisesti, kunnes sopimus lähetetään.

Toimintavaiheet

Vaihe 1: Valitse huone ja täytä vuokralaisen tiedot

Löydä vasemmalta kohdeluettelosta huone, johon vuokralainen muuttaa, klikkaa huoneen lisävalikosta (kolmen pisteen kuvake) ja valitse 'Muuta sisään/Allekirjoita'.

Kohteen osoite syötetään automaattisesti, täytä vuokralaisen nimi ja sähköposti. Jos sopimukseen on muita allekirjoittajia (esim. takaaja), lisää ne klikkaamalla lisää allekirjoittaja; muuten ohita.

Vaihe 2: Aseta vuokraehdot

Sopimustyyppi (valitse yksi kolmesta)

• Kiinteä vuokra-aika: Yleinen sopimus, jossa sovitaan selkeä alku- ja loppupäivä. Alku- ja loppupäivät voidaan valita manuaalisesti tai käyttää 1 vuoden, 2 vuoden pikavalintoja.
• Kuukausittainen vuokrasopimus: Joustava vuokra-aika ilman päättymispäivää, järjestelmä luo uuden laskutuskauden alkuperäisen sopimuksen maksujakson mukaisesti, osapuolet voivat irtisanoa ennakkoilmoituksella.
• Kiinteä vuokra-aika, muuttuu kuukausittaiseksi päätyttyä (järjestelmän suositus): Ei tarvitse allekirjoittaa uudelleen sopimuksen päätyttyä, järjestelmä jatkaa automaattisesti laskutuskausien luomista. Sopii tilanteisiin, joissa odotetaan vuokralaisen jatkavan asumista, eikä laskun luominen unohdu.

Vuokrakausi ja uusimismuistutukset

Aseta vuokrasopimuksen alku- ja päättymispäivämäärät ennen uusimismuistutuksen määritystä (esim. 30 päivää ennen umpeutumista): kun aika koittaa, järjestelmä lähettää sähköpostimuistutuksen kohteesta kiinnostuneille jäsenille, jotta he voivat hoitaa uusimisen tai uudelleen vuokraamisen ajoissa ja välttää tyhjäkäyntiajan.

Maksujakso ja eräpäivä

Maksutaajuuksia on kahdeksan: viikoittainen, kahden viikon välein, kuukausittain, kahden kuukauden välein, neljännesvuosittain, neljän kuukauden välein, puolivuosittain, vuosittain. Järjestelmä luo vastaavan laskutusjakson taajuuden mukaan.

Eräpäivän kaksi sääntöä: määritellysti samalle kuukaudelle tietty päivä (esim. kuukauden ensimmäinen päivä) tai joitakin päiviä ennen maksujakson alkua. Tämä päivämäärä on pohjana muistuttamiseen ja myöhästymismäärityksiin.

Maksumuistutus sähköposti

Voit valita maksuilmoituksen lähettämisen vuokralaiselle ja asettaa päivät etukäteen (esim. 5 päivää ennen eräpäivää). Mittarilaskut eivät lähetä ilmoitusta ennen mittauksen valmistumista; kun mittaus on valmis, järjestelmä lähettää ilmoituksen automaattisesti. Järjestelmä lähettää mittausmuistutuksen 5 päivää ennen ilmoituksen lähettämispäivää, jotta varmistetaan mittauksen ajoissa olevan valmiina.

Vaihe kolme: Vuokra, talletus ja vesi-sähkö-yms.-maksut

Vuokra ja talletus

Täytä vuokran määrä, vero on valinnainen (voidaan täyttää kiinteänä summana tai prosentteina, esim. 500 tai 5%). Valitse talletuksen kuukausimäärä (napauta 1 kuukausi, 2 kuukautta saadaksesi nopeasti), voi lisätä useita merkintöjä; ennakkoperuutussakko on valinnainen.

Talletuksen säilyttäjänä valintasi on jokin kahdesta: Valitse hallintoyhtiö, jolloin talletus kirjataan yhtiön tilille; tai valitse omistaja, jolloin järjestelmä kirjaa automaattisesti talletuksen kyseisen omistajan rahamäärätilille. Rahamäärätili on virtuaalitili, jonka järjestelmä luo jokaiselle omistajalle ja joka vastaanottaa omistajan puolesta kaikkia tuloja, ja sitä voidaan verrata omistajan pankkitiliin.

Toistuvat asumiskulut

Määritä muut kuin vuokraan liittyvät toistuvat maksut (sähkö, pysäköinti, internet jne.) täällä kerran, ja ne luodaan automaattisesti kullekin kaudelle. Kolme laskutustapaa:

• Kiinteä maksu: Kiinteä summa muodostuu automaattisesti jokaiselle kaudelle, esimerkiksi kuukausittainen vesimaksu 100 €, hissimaksu, internetmaksu.
• Mittarilukeman perusteella: Määritä yksikköhinta (esim. 5 €/kWh) ja alkuperäinen lukema (valinnainen, voidaan lisätä myöhemmin), syötä kullekin kaudelle alku- ja loppulukemat, ja järjestelmä laskee maksun käytön mukaan.
• Manuaalinen syöttö: Syötä kullekin kaudelle laskun todellinen sumamäärä, esim. kuukausittainen kaasulasku; jos useat vuokralaiset jakavat sen, voit laskea maksut keskimääräisesti tai suhteellisesti.

Keskusteluruudun yläosan kytkin määrittää tämän maksun laskutuskauden kuuluvuuden, eli kaksi tapaa periä käyttöveden maksua: kytke päälle, niin maksu sisältyy vuokralaskutuskauteen (sopimuskauden mukaisesti) ja laskutetaan yhdessä vuokran kanssa; kytke pois päältä, niin järjestelmä luo erillisen laskutuskauden käyttövedelle (eri kuin vuokrauskausi) ja maksut peritään erikseen asetetun jakson mukaan.

Etuennakkomaksut (valinnainen)

Jos et halua maksaa asukkaiden sähkölaskuja joka kausi, voit ottaa käyttöön ennakkomaksun: valitse tili ja aseta kausikohtainen ennakkomaksu (esim. kuukausittain 500 euroa sähkölle), jolla todelliset kulut vähennetään ennakosta erissä. Saldot maksetaan ja laskutetaan sovitussa ajassa. Tämä ennakko on kirjanpidossa vuokralaisen velka, joka tuloutetaan vähennyksen yhteydessä ja palautetaan vuokrasopimuksen päättyessä. Jos et tarvitse sitä, pidä se suljettuna.

Luo vuokralaisen laskutuskausi

Klikkaa 'Luo vuokralaisen laskutuskausi'. Asetukset luovat koko laskujen esikatselun: vakuus-tili (voi valita, onko se jo maksettu), vuokralaskut kausittain ja sähkönkulutukset. Esikatselussa voi säätää kunkin kauden eräpäivää, poistaa yksittäisiä kustannuksia, yhdistää seuraavaan kauteen tai lisätä yksittäisiä maksuja.

Vaihe neljä: Omistajan laskutuskausi (provisiota ja hallintokuluja)

Provisio

Kun talo vuokrataan, välityspalkkio peritään molemmilta osapuolilta: omistajalta peritään provisio (klikkaa 1 kuukauden pikasyötä), ja vuokralaiselta provisio (klikkaa puolen tai yhden kuukauden pikasyötä), summat voi syöttää itse.

Hallintokulut

Avaa hallintokulujen luontikytkin. Järjestelmä laskee kohteen hallintokuluihin perustuvan mallin mukaan summan automaattisesti jokaiselle kaudelle (esim. vuokra 15,000 euroa, hallintokulut 10%, tuo 1,500 euroa). Sekä summa että prosentti voi klikata ja muokata. Vahvista ja klikkaa luodaksesi omistajan laskutuskauden.

Kun lista on luotu, näet koko omistajan laskutusjaksoluettelon. Voit muokata jokaisen hallintomaksun summan klikkaamalla kynäikonia.

Vaihe 5: Tilan tarkastus ja liitteet

Tallenna asunnon kunto ennen sisäänmuuttoa, jotta sinulla on todisteet ulosmuuton yhteydessä:

• Talon ja huoneen kuvat, huomautukset: Lataa talon kuvat (enintään 5) ja huoneen kuvat (enintään 10), kirjoita huomautukset. Kun kytket valitsimen päälle, kuvat ja huomautukset lisätään sopimukseen todisteena asunnon kunnosta.
• Vuokrattujen tavaroiden luettelo: Avaa sopimukseen lisäyksen valitsin, valitse määrä kohta kohdalta: huonekalut (sängynrunko, vaatekaappi, kirjoituspöytä jne.), kodinkoneet (ilmastointi, pesukone, jääkaappi jne.), avaimet (pääovi, huoneovet, kaukosäädin). Voit lisätä muita tavaroita listan ulkopuolelta. Tarkista kaikki yksi kerrallaan luovutuksen yhteydessä, ja yksikin puuttuva esine on kirjattu.
• Vakuutusyhtiön tiedot: Jos tämä vuokrasopimus kattaa vuokravakuutuksen, aseta kytkin 'kyllä' -asentoon ja täytä tiedot odotusajasta, vakuutusyhtiöstä, vakuutuskauden alusta ja lopusta, vakuutusmäärästä, kattavuusajasta. Tilanne on myöhemmin tarkistettavissa vuokrasopimuksesta. Katso tarkat ohjeet: Vuokravakuutusominaisuuden selitys

Allekirjoita vuokrasopimus verkossa

Klikkaa muokataksesi sopimusta, valitse sähköisen allekirjoituksen menetelmä. Kaikkien allekirjoitettua järjestelmä tuottaa automaattisesti sopimus-PDF:n postitettavaksi tai ladattavaksi. Neljä vaihtoehtoa:

• Vuokralainen allekirjoittaa sähköpostitse: Järjestelmä lähettää allekirjoitusilmoituksen vuokralaisen sähköpostiin, vuokralainen voi allekirjoittaa verkossa.
• Vuokralainen allekirjoittaa linkin kautta: Järjestelmä luo allekirjoituslinkin, kopioi ja lähetä se vuokralaiselle viestintäohjelman kautta.
• Vuokralainen allekirjoittaa paikan päällä: Kun vuokralainen on läsnä, auta häntä allekirjoittamaan suoraan laitteellasi.
• Ei allekirjoitusta, vain muuttoilmoitus: Valitse tämä, kun tarvitset vain sopimustiedot ilman sähköistä allekirjoitusta, esim. jos paperisopimus on jo allekirjoitettu.

Valitse sopimuspohja

Valitse pohja avattavasta valikosta: Järjestelmän oletuspohja, oma pohja (kuten lyhyt-, pitkäaikainen vuokrasopimus, ulkomaalaisille), luo uusi tai muokkaa ehtoja.

Kun pohja on valittu, aiemmissa vaiheissa syötetyt tiedot täyttävät automaattisesti sopimuksen muuttujat: vuokralaisen ja vuokranantajan nimet, osoite, huone, allekirjoitusosio ja päivämäärä. Vuokralaisen tiedot lisätään heidän allekirjoittaessaan.

Kun on aika allekirjoittaa, voit piirtää, ladata kuvan allekirjoituksesta tai käyttää tallennettua allekirjoitusta. Varmista ennen allekirjoitusta, että olet lukenut sopimuksen ja hyväksyt sen. Lisää allekirjoitus sopimukseen napsauttamalla.

Esikatsele sopimus ja varmista, että kaikki on oikein, sitten lähetä vuokralaiselle. Kun vuokralainen on allekirjoittanut, järjestelmä luo automaattisesti täydellisen PDF-sopimuksen molemmille osapuolille.

Valmistuttuaan: Laskutusjakso luodaan automaattisesti, ei tarvitse syöttää uudelleen

Kun muutto on valmis, siirry kiinteistöhallinnan vuokralaisen maksujaksonäkymään. Vuokralaisen laskutusvälilehdellä näet kaikki järjestelmän automaattisesti luomat maksujaksot: vuokralaskut (vuokrasopimuksen mukaisesti, sisältäen yhdistetty vesilaskutus) ja erilliset vesilaskut (jos ne ovat eri jaksoissa kuin vuokra). Nämä luodaan jatkossa automaattisesti, eikä manuaalista syöttöä tarvita. Mittari-laskutetut kohteet merkitään ennen lukemista ja summa lisätään automaattisesti kyseisen jakson laskuun lukemisen jälkeen.

Vaihda välilehteä välitysliikkeen laskutukseen nähdäksesi sopimuksen mukana syntyvät, toistuvat hallintokulut. Kunkin jakson summa ja eräpäivä on asetettu valmiiksi. Ne luodaan jatkossa automaattisesti, eikä manuaalista syöttöä tarvita. Voit suoraan odottaa maksua ja suorittaa täsmäytyksen.

Sopimuksen tarkastelu/muokkaus: Vuokra, maksujakso, vakuus ja toistuvat maksut voi säätää milloin tahansa

Sopimuksen vahvistamisen jälkeen, jos haluat muuttaa vuokraa, maksujaksoa, vakuutta tai toistuvia maksuja, paina huoneiston lisävalikkoa (kolmen pisteen kuvake) ja valitse nähdäksesi sopimuksen. Vuokraehdot, maksujaksot, vakuus ja toistuvat vesilaskut voidaan muokata suoraan tästä näkymästä ilman, että täytyy luoda sopimusta uudelleen. Huomaa: Keskeneräiset sähköiset sopimukset ovat muokkauslukittuja allekirjoitukseen saakka.

UKK

Kuinka valita kolmesta vuokrasopimustyypistä?

Jos on selkeä alkamis- ja päättymispäivä ja jatkotoimenpiteet tehdään erikseen, valitse kiinteä vuokra-aika. Jos vuokra-aika ei ole kiinteä ja se voidaan päättää milloin tahansa ennakkoilmoituksella, valitse kuukausittainen vuokrasopimus. Jos vuokralaisen odotetaan jatkavan sopimuksen päätyttyä, valitse kiinteä vuokra-aika, joka muuttuu kuukausittaiseksi (järjestelmän suositus): Sopimuksen päättyessä ei tarvita uutta allekirjoitusta ja laskutus jatkuu automaattisesti ilman katkoksia.

Onko vuokralaisen sähköposti pakollinen?

Suosittelemme vahvasti täyttämään sen. Ilman sähköpostia järjestelmä ei pysty lähettämään vuokran maksuilmoituksia vuokralaiselle, eikä sähköpostimuistutuksia voi lähettää verkkosopimuksesta. Jos sähköpostia ei ole, voi allekirjoitukseen siirtyä linkillä tai tehdä sen paikan päällä.

Kuka hallinnoi talletusta, hallintoyhtiö vai omistaja, ja mitä eroa sillä on?

Ero on siinä, kenen tilille summa kirjataan. Valitsemalla omistajan, järjestelmä kirjaa talletuksen automaattisesti kyseisen omistajan tiliin, joka on järjestelmässä luotu virtuaalinen tili, johon kaikki maksetut summat kirjataan. Kun omistaja tekee tilityksen, summa lasketaan kassaan. Valitsemalla hallintoyhtiön, summa kirjataan yhtiön tilille. Valitse sopimuksesi mukaisesti.

Mitä ovat ennakkomaksut? Ovatko ne samoja kuin talletukset?

Ennakkomaksut eivät ole samoja kuin talletukset. Talletukset toimivat takuuna ja palautetaan täysimääräisinä vuokrasuhteen päättyessä. Ennakkomaksut taas kerätään etukäteen, ja ne vähennetään myöhemmin todellisista kuluista, esimerkiksi ennakkomaksu sähkölle, joka kattaa kuluja ilman, että omistajan tarvitsee maksaa kuukausittain erikseen. Kun vuokrasuhde päättyy, jäljelle jäänyt summa palautetaan. Molemmat näkyvät kirjanpidossa velkana vuokralaiselle, eivät tuloina.

Voiko laskutusjaksoja muokata niiden luomisen jälkeen?

Kyllä voi. Luontinäkymä on esikatselu, jossa voit samantien säätää eräpäiviä, poistaa yksittäisiä kuluja, yhdistää seuraavaan jaksoon tai lisätä yksittäisiä maksuja. Kun laskutusjakso on luotu, sitä voi muokata menemällä kohdehallinnan yksikköön ja säätämällä vuokralaisen laskutusjakson.

Milloin omistajan palkkio ja hallintokulut merkitään maksetuiksi?

Ne kulkevat vuokran mukana. Kun vuokra merkitään maksetuksi tietyssä jaksossa, järjestelmä automaattisesti vähentää ja merkitsee hallintokulut ja omistajan palkkiot maksetuiksi, se ei vaadi manuaalista kuittausta.

Onko online-sopimuksen allekirjoitus pakollinen?

Ei ole. Allekirjoitusvaihtoehtojen viimeinen mahdollisuus on olla allekirjoittamatta ja vain kirjata muutto sisään -tiedot, mikä sopii tapauksiin, joissa paperisopimus on jo tehty, eikä tämä vaikuta laskutukseen tai hallintoominaisuuksiin.