Miksi kiinteistöhallinnan ohjelmisto säästää huomattavasti aikaa ja kustannuksia? — Vuokranantajien ja kiinteistönvälittäjien todelliset hyödyt

Kiinteistövuokraus- ja hallintamarkkinoilla hallinnollinen tehokkuus vaikuttaa suoraan kannattavuuteen. Yksityisille vuokranantajille aika on rahaa; kiinteistönvälitysyritysten osalta työvoimakustannukset ratkaisevat liiketoiminnan menestyksen. Vuokraustoiminnan koon ja digitalisaation myötä kiinteistöhallinnan ohjelmistosta on tullut välttämätön työkalu, joka ei ainoastaan paranna toiminnan mukavuutta vaan säästää myös merkittävästi aikaa ja työvoimakustannuksia.

Tämä artikkeli selittää, miten kiinteistöhallinnan ohjelmisto tuo konkreettisia hyötyjä vuokranantajien ja kiinteistönvälittäjien näkökulmasta sekä laskee eroja manuaalisen ja ohjelmistopohjaisen toiminnan kustannuksissa.

✅ Vuokranantaja: Tehokas useiden kiinteistöjen hallinta yksin

Perinteinen vuokranantaja käyttää usein paljon aikaa toistuviin hallinnollisiin tehtäviin, kuten:

• Sopimusprosessi: Yhteydenotto vuokralaisiin, ajan sopiminen, tapaaminen paikan päällä, sopimuksen selittäminen, allekirjoitus, skannaus ja arkistointi.
• Laskutus: Kuukausittaiset käsin luodut vuokra- ja sähkölaskut, mittarin lukeminen, summan laskeminen, ilmoituksen lähettäminen.
• Vuokran perintä: Vuokralaisten kontakti, maksumuistutukset, maksamisen seuranta.
• Korjausten hallinta: Korjaussoitot, sopivan ajankohdan sopiminen, etenemisen seuranta.
• Vuokrasopimuksen päättäminen: Maksamattomien maksujen tarkistaminen, vakuuden vähentäminen ja palautusprosessi.

Käyttämällä kiinteistönhallintajärjestelmää vuokranantaja voi:

• Allekirjoittaa verkossa, ei tarvetta fyysisille tapaamisille.
• Järjestelmä luo automaattisesti sopimusten mukaiset laskut, lukemat, summahinnat ja vuokrailmoitukset.
• Automaattiset maksukehotukset ja muistutukset, maksu tilan tarkistus reaaliajassa taustajärjestelmässä.
• Korjauspyynnöt vuokralaiset voivat tehdä verkossa; järjestelmä hallinnoi tehtäviä ja kirjaa edistymistä.
• Irtisanomisen yhteydessä järjestelmä laskee automaattisesti tilit ja mahdollistaa yhdellä napsautuksella.

Vaikka yksi henkilö hallinnoisi samanaikaisesti 10 tai yli 20 asuntoa, hallinta on vaivatonta eikä työt haittaa rutiinit.

✅ Kiinteistönvälittäjät: Säästä merkittävästi työvoima- ja hallintokustannuksia.

Välitysyhtiöiden hallintaprosessit ovat monimutkaisempia; vuokralaispuolen lisäksi on käsiteltävä omistajan tarpeita, mukaan lukien:

• Vuokralaisten taloushallinto: vuokrien perintä, vesilaskujen, sähkölaskujen ja muiden kulujen maksaminen, sekä vastaavien vuokralaislaskujen luominen.
• Omistajan taloushallinto: kuukausittain omistajan tuottoerittelyjen laatiminen (nettotuotto hallinnointi- ja huoltokulujen jälkeen), tiliotteiden ja maksukirjausten laatiminen.
• Kaksoissopimusten hallinta: hallinnoi sekä vuokralaisen että omistajan hallintasopimuksia samanaikaisesti.
• Vuokralaispoistuminen ja vakuushallinta: Vuokralaispoistumisen yhteydessä selvitetään vakuudet ja kulut vuokralaisen ja omistajan välillä taloudellisen läpinäkyvyyden varmistamiseksi.

Nämä prosessit voidaan standardoida ja automatisoida kiinteistöhallintaohjelmiston käyttöönoton jälkeen:

• Vuokran, sähkön, veden ja hallintomaksujen laskut luodaan ja lähetetään automaattisesti.
• Järjestelmä jakaa kulut automaattisesti ja luo omistajan tiliotteen.
• Vuokralais- ja omistajasopimusten hallinta siirtyy järjestelmälliseen seurantaan.
• Poistumisprosessissa lasketaan automaattisesti saatavat ja velat sekä käsitellään vakuudet.
• Tiedot tallennetaan yhtenäisesti pilvipalveluun, jolloin niitä ei voi kadottaa tai kirjata väärin.

Voit käsitellä useampia kohteita vähemmällä henkilöstöllä, vähentää virheitä ja parantaa ammatillista imagoa, mikä säästää merkittävästi yrityksen henkilöstökustannuksia.

✅ Manuaalinen hallinta vs. ohjelmistohallinta: Ajan ja kustannusten vertailu

Esimerkkinä '30 asunnon hallinnointi', manuaalisen käsittelyn ja ohjelmiston käytön ajan ja kustannusten eroavat seuraavasti:

✅ Kuukausittainen vertailu

✅ Yhteenveto

Riippumatta siitä, hallinnoiko vuokranantaja itse tai onko kyseessä kiinteistönvälitysyritys laajamittaisessa hallinnoinnissa, kiinteistönhallintajärjestelmän käyttöönotto voi merkittävästi vähentää yli 90% ajasta ja henkilöstökustannuksista. Tämä ei ainoastaan vähennä virheitä ja lisää tehokkuutta, vaan myös mahdollistaa vuokranantajien ja välittäjien keskittyä 'liiketoimintaan' ja 'palveluun' sen sijaan, että he vaipuisivat päivittäisiin rutiinitehtäviin.

Valitsemalla oikean kiinteistönhallintaohjelmiston valitset tehokkaan, ammattimaisen ja kestävästi kasvavan liiketoimintamallin.