Jak v RentPackage vygenerovat hlavní účetní knihu, automaticky shrnout nájemné a účetnictví nemovitostí

Pořád ještě ručně evidujete příjmy a výdaje nájmu do Excelu? RentPackage má zabudovaný plnohodnotný engine podvojného účetnictví, stačí pravidelně evidovat nájem a účtovat. Systém automaticky generuje účetní záznamy. Když potřebujete přehled, vyberte období a stiskněte tlačítko - okamžitě se vytvoří hlavní účetní kniha v rovnováze mezi aktivy a pasivy - bez potřeby účetní znalosti či ručního sčítání.

1. Co je hlavní účetní kniha?

Hlavní účetní kniha (General Ledger) shrnuje všechny transakce za dané období podle účetních kategorií (aktiva, pasiva, vlastní kapitál, příjmy, výdaje) a zobrazuje celkový debet, kredit a zůstatek každé kategorie. Je základem pro výkaz zisků a ztrát a rozvahu a je nejčastěji požadovaným přehledem při auditu. Když potřebujete doložit účetnictví účetnímu, pronajímateli či daňovým úřadům, tento přehled je váš podklad.

2. Zdroje dat pro přehled

Čísla v hlavní účetní knize pocházejí ze dvou zdrojů, které se automaticky kombinují:

• Automaticky generované záznamy zúčtování: Po vytvoření smlouvy systém automaticky generuje záznamy pro nájemné, kauce, poplatky za správu atd. Po přijetí platby se odpovídající záznamy synchronně dokončí, vše bez nutnosti ručního účtování.
• Manuální zápis: Příjmy a výdaje mimo účetní období (např. opravy, počáteční zůstatky, rozdělení vlastníkům) můžete zadat pomocí funkce manuálního zápisu. Pokyny viz: Pokyny k manuálnímu zápisu

3. Generování hlavní účetní knihy

Krok 1: Přístup na stránku reportu

V levém menu klikněte na „Reporty“ → „Reporty“.

Krok 2: Nastavení podmínek reportu

• Typ reportu: Vyberte „Hlavní kniha“.
• Nemovitost/Vlastník/Společnost: Vyberte objekt dotazu. Pod jedním účtem lze odděleně účtovat pro různé vlastníky, což je pro správce velmi důležité.
• Období sestavy: Vyberte počáteční a koncové datum dotazu, například 2026/01/01 – 2026/07/24.
• Účetní základ:
  • Peněžní základ: Přiznání na základě data přijetí peněz, příjem je považován za realizovaný, když peníze skutečně dorazí. Vhodné pro individuální pronajímatele a malé podání.
  • Akruální základ: Přiznání na základě data splatnosti pohledávky, příjem je uznán, když nájemné splatné, bez ohledu na to, zda bylo přijato. Vhodné pro společnosti vyžadující formální finanční výkazy.

Po dokončení nastavení stiskněte „Generovat sestavu“.

Krok 3: Prohlížení sestavy

4. Jak číst tento přehled

Sestava je rozdělena do pěti hlavních bloků podle kategorie účtu, vysvětlena na příkladech:

• Aktiva: "Zůstatek svěřeneckého účtu" 443,579 představuje zůstatek prostředků skutečně spravovaných během období; "Zůstatek pohledávek" 402,695 představuje částku splatnou, ale dosud nepřijatou; existují také účty jako "Zálohový účet", které vykazují prostředky na zvláštních zálohách.
• Závazky: "Zálohy" zůstatek 577,332, "Přijaté zálohy" zůstatek 13,685. Zálohy a přijaté zálohy nejsou příjmy, ale částky k vrácení nájemcům nebo částky na budoucí období. Systém automaticky správně kategorizuje, aby se zabránilo běžné chybě, kdy jsou zálohy nesprávně vykazovány jako příjmy.
• Majetkové podíly: "Počáteční převod" kredit 4,523 je převod počátečního podílu při založení účtu; "Rozdělení majitele" jsou částky rozdělené majiteli během období, což snižuje podíl a je zobrazeno červeně. Záznamy o podílech se zřídka objevují při běžném pronájmu a platbách. Tato část je obvykle z počátečního převodu, vkladů nebo rozdělení majitele, a pokud nejsou během období žádné takové záznamy, nebude se zobrazovat.
• Příjmy: Kromě "Příjmů z nájmu" 222,818 jsou zde zobrazeny různé typy příjmů, jako jsou poplatky za úklid, vodu, internet a zálohy na rezervace, podle účtů. Součet příjmů je 243,849 a každý zdroj příjmu je jasně uveden.
• Výdaje: "Výdaje na správu společnosti", "Výdaje na nájem", "Výdaje na poplatky" a další výdaje vzniklé během období, celková částka na debetní straně je 30,015.

5. Tisk a uložení

Ikona tisku v pravém horním rohu reportu umožňuje přímý tisk nebo uložení do PDF bez nutnosti další úpravy formátování při předání účetnímu nebo majiteli.

6. Časté otázky

Proč se čísla na hotovostní a akruální bázi liší?

Rozdíl je v načasování uznání. Akruální báze uznává při „datumu pohledávek“ - nájemné se počítá jako příjem při splatnosti. Hotovostní báze uznává při „dni přijetí platby“ - příjem se počítá, když peníze přijdou. Pokud nájemník platí pozdě, aktuální příjmy se liší, což je normální.

Zobrazí se ruční zápisy v hlavní knize?

Ano. Ruční zápisy se sloučí a shrnou s automaticky vygenerovanými zápisy z účetního období, bez nutnosti dalšího nastavení.

Lze se podívat jen na účet jedné nemovitosti?

Ano. V rozbalovací nabídce „Nemovitost/Majitel/Společnost“ vyberte konkrétní nemovitost, systém shrne zápisy pouze pro ni.