Huurperioden beheren: betalingsafstemming, deelbetaling, meteropname en borg, huurincasso allemaal op deze pagina

Wat is een huurperiode?

Na intrek/contractondertekening genereert het systeem automatisch alle periodes voor deze huurder (huur, borg, nutsvoorzieningen). De huurperiodepagina fungeert als dagelijkse bedieningshub voor deze facturen: betalingsontvangst hier afstemmen, meterstanden opnemen, deelbetalingen beheren, borg- en vooruitbetaling saldo hier bekijken.

Dagelijkse huurincasso vereist slechts twee acties: geld ontvangen, markeren als betaald; meterstanden opnemen, invoeren. Overige factuurcreatie, bedragberekening, achterstand markering en meldingen zijn automatisch door het systeem.

Interface-overzicht: vier tabbladen en een functiemenu

Klik op een kamer in de linkerkantlijst om binnen te gaan. De vier tabbladen bovenaan verdelen facturen op status en type: Onvereffend (nog niet ontvangen betalingen, dagelijks werkgebied), Vereffend (betaalde geschiedenis), Borg & Vooruitbetaling, Terugkerende kosten. In beheeroptie wissel tussen huurders- en makelaarsadministratie.

Het meerkeuzemenu rechts van elke factuur (drie-punt pictogram) is de ingang voor alle handelingen: markeren als betaald, vrijstellen, meteropname, toevoegen/bewerken, huuruitstel, betalingsherinneringen en meer, hier worden enkele veelgebruikte functies uitgelegd.

Veelgebruikte functies

Betalingsafstemming: markeren als betaald

Na betaling door huurder, zoek de factuur onder het onvereffende tabblad en selecteer markeren als betaald in het meerkeuzemenu. Het venster toont ontvangstdatum, betaalmethode (contant, overschrijving, etc.) en bedrag, standaard ingesteld op het verschuldigde bedrag.

Bevestig het bedrag, voeg indien nodig een opmerking toe, vink 'stuur ontvangstbewijs naar huurder' aan, en klik op bevestigen om de afschrijving te voltooien. Deze factuur gaat direct naar het tabblad 'afgestemd', en de vertragingsteken verdwijnt. De beheervergoeding en commissie voor deze periode worden in managementmodus ook automatisch als betaald gemarkeerd.

De huurder heeft slechts een deel betaald: deelbetaling en aanvullende factureringsperiode

In het venster 'gemarkeerd als ontvangen', als het ingevoerde bedrag lager is dan het totaal verschuldigde bedrag, zal het systeem een toewijzingsscherm openen: het werkelijk ontvangen bedrag wordt toegekend aan verschillende kostenposten, en het resterende verschil genereert automatisch een aanvullende factureringsperiode. U kunt de vervaldatum voor aanvullende betaling instellen. Optioneel kunt u het ontvangstbewijs en de aanvullende factuur naar de huurder sturen.

Meteropname: voer de meterstand in, het bedrag wordt automatisch berekend

Kosten op meterbasis worden gemarkeerd als niet opgenomen tot de meteropname is voltooid. Klik in het menu 'meer' op 'meteropname', voer de huidige meterstand in, en het systeem berekent automatisch het verbruik en bedrag op basis van de vorige meterstand en eenheid prijs (bijv. vorige meterstand 1000, prijs per eenheid 5). Na opslaan wordt het bedrag bij deze periode's factuur geteld. Als er een zomerprijs of gegradueerde prijs is, kunt u het eenheidstarief hier aanpassen.

Afgestemd: overzicht van historische ontvangsten

Facturen die zijn afgestemd staan op het tabblad 'afgestemd', elke vermeldt de factuurperiode, details, ontvangstdatum en het bedrag; de status toont als 'betaald'. Voor een overzicht van hoeveel er in een bepaalde maand is ontvangen of wanneer de huurder heeft betaald, vindt u hier het volledige record.

Waarborg en voorschotten: geld verschuldigd aan huurder, saldo altijd beschikbaar

In de waarborgsectie wordt het borgrecord en het huidige saldo van dit huurcontract getoond, inclusief de bewaarder van de borg (bijv. eigenaarsvertrouwenrekening). Dit wordt gebruikt voor het verifiëren van het terug te betalen bedrag bij beëindiging van de huur.

De voorschottensectie registreert de door de huurder vooraf gestorte bedragen (bijv. vooruitbetaalde energiekosten); periodieke nutsvoorzieningen worden op dit saldo in mindering gebracht. Bij vertrek wordt het resterende bedrag verrekend en terugbetaald. Klik op 'Nieuwe factuur' om een voorschotrecord aan te maken.

Periodieke kosten: welke bedragen per periode voor dit huurcontract verschuldigd zijn

Het tabblad Periodieke kosten geeft alle ingestelde periodieke factuurgroepen voor dit huurcontract weer: naam, periode, frequentie, kostenposten en bedragen. Kosten die samen met huur worden gefactureerd zijn gemarkeerd. Wijzig bedragen of voeg een nieuwe kostengroep toe (bijv. start internetkosten halverwege) door op 'Wijzig' of 'Nieuwe periodieke kosten' te klikken. Nieuwe factureringsperioden worden op de nieuwe instellingen gebaseerd.

Andere functies in het menu

• Vrijgesteld: Gebruik dit bij het afspreken van een kwijtschelding van een factuur met de huurder. Deze wordt niet langer als uitstaand weergegeven.
• Huuruitstel: Wijzig de vervaldatum van de huur wanneer een uitgestelde betaling is overeengekomen met de huurder, om te voorkomen dat deze onterecht als achterstallig wordt gemarkeerd.
• Betalingsbericht: Stuur handmatig het betalingsbericht voor deze factuur naar de huurder zonder op de systeemtaak te wachten.
• Toevoegen/Bewerken: Pas de inhoud van deze factuur aan of gebruik de knop rechtsboven om een tijdelijke rekening op te stellen (zoals kostenverdeling voor reparaties).

Veelgestelde vragen

Wat als een huurder slechts een deel van de huur betaalt?

Markeer als betaald met het werkelijk ontvangen bedrag. Het systeem opent een toewijzingsscherm om de ontvangen betaling om te delen over de items. Een verschil genereert automatisch een opvolgfactuur met de mogelijkheid een betaaldatum in te stellen. U kunt kiezen om de opvolgfactuur naar de huurder te sturen. Handmatige splitsing is niet nodig en tekorten worden niet over het hoofd gezien.

Waar is de factuur na het markeren als betaald?

Verplaatst naar het 'Gereconcilieerde' tabblad, behoudt het volledige record van de periode, details, betaaldatum en bedrag. Het tabblad 'Niet gereconcilieerd' toont alleen openstaande facturen, waardoor het als dagelijkse takenlijst gebruikt kan worden: maak het leeg en de huurinning voor vandaag is gedaan.

Zal een ongemeten factuur een betalingsbericht naar de huurder sturen?

Nee. Facturen gebaseerd op meterstanden worden niet verstuurd totdat de meterstanden zijn voltooid en het bedrag is vastgesteld, om te voorkomen dat huurders onvolledige facturen ontvangen. Na het voltooien van de meterstanden zal het systeem automatisch het bericht sturen. Zie je de 'Ongemeten' label, eerst de meterstanden opnemen.

Als een huurder vraagt om enkele dagen later te betalen, wordt dat als te laat gerekend?

Gebruik de uitgestelde huurknop in het extra menu om de vervaldatum van de inning aan te passen. De nieuwe vervaldatum bepaalt het aantal achterstallige dagen. Het wordt correct weergegeven.