Hoe u de kalender gebruikt om huurders te informeren: een voorbeeld van stroomuitvalmelding

Wat is een kalender?

Stel dat het elektriciteitsbedrijf u informeert dat er over 15 dagen een stroomuitval zal zijn voor lijnonderhoud. U bent op dat moment bezig en kunt vergeten de huurders te informeren. Met de kalender kunt u bij het ontvangen van de melding een afspraak maken en een datum instellen. Het systeem informeert de huurders automatisch wanneer het tijd is, zodat u het niet hoeft te onthouden of individueel bellen of berichten hoeft te sturen. Dit geldt ook voor zaken zoals wateronderbreking, brandinspectie, of uitcheck-inspecties.

Hoe de kalender te openen

Klik op het kalendersymbool in de rechterbovenhoek van het scherm (aangegeven in het rode kader hieronder) om naar de kalenderpagina te gaan.

De kalender kan worden bekeken in maand-, week- of dagmodus en de maanden kunnen met de linkse en rechtse pijlen worden geswitcht. Aan de rechterkant van het scherm worden alle afspraken van de maand per datum weergegeven, zodat u in één oogopslag ziet wat er binnenkort moet worden afgehandeld.

Hoe een afspraak toe te voegen

Klik op de knop 'Nieuwe kalender toevoegen' in de rechterbovenhoek, of klik op een datum in de kalender om een nieuw venster te openen (zoals hieronder weergegeven).

Onderwerp is verplicht, voer de details van het schema in, bijvoorbeeld: 22/7 van 9:00 tot 12:00 stroomuitval wegens onderhoud. Het onderwerp verschijnt in de agenda en wordt ook als bericht naar huurders gestuurd. Vermeld tijdstip en reden duidelijk zodat huurders het begrijpen zonder navraag.

Stel in of dit schema openbaar is voor huurders

In het eigenschap-blok kunt u bepalen of het schema openbaar is:

• Openbaar: Huurders van de geselecteerde eigenschap (of kamer) kunnen het schema zien en krijgen notificaties. Voor gevallen zoals stroomuitval, kies openbaar zodat het systeem alle getroffen huurders informeert.
• Niet openbaar: Alleen zichtbaar voor management, geschikt voor interne activiteiten zoals planning van reparaties of interne audits.

Kies vervolgens de eigenschapsnaam en kamernaam waarop het schema betrekking heeft. Bijvoorbeeld bij stroomuitval is meestal het hele gebouw getroffen, selecteer alleen de eigenschap; treft het een specifieke kamer (zoals waterleidingsonderhoud in één kamer), selecteer dan die kamer en alleen die huurders worden geïnformeerd.

Stel datum en notificatiemethode in

Datum is verplicht, selecteer de datum en tijd voor het evenement. Bijvoorbeeld bij een stroomuitvalmelding, voer de datum 15 dagen later in.

Er zijn drie notificatiemethoden, het systeem verstuurt automatisch op basis van uw keuze. Na instellen hoeft u er niet meer aan te denken:

• Op specifiek tijdstip notificeren: U kunt uit het dropdown-menu het tijdstip voor de melding selecteren (bijv. op de dag zelf). Het systeem verstuurt dan automatisch de melding. Bij stroomuitval kunt u de melding op de dag zelf versturen voor maximale effectiviteit, zodat huurders het niet vergeten.
• Stuur melding direct: Nadat u opslaat, verstuurt het systeem direct een melding. Geschikt voor zaken die huurders tijdig moeten weten, zoals een geplande stroomuitval 15 dagen van tevoren.
• Geen melding: Alleen in de agenda noteren, geen melding versturen.

Meld andere ontvangers

Als deze afspraak anderen dan huurders en beheerders moet melden (zoals eigenaren, onderhoudsmedewerkers), open dan de optie voor andere ontvangers en voeg ze toe aan de lijst, zodat iedereen het bericht synchroon ontvangt zonder dat u moet doorsturen.

Periodieke melding

Als deze afspraak zich periodiek herhaalt (zoals maandelijkse brandveiligheidscontrole, kwartaalwaterreservoirreiniging), activeer dan periodieke meldingen om automatisch te herhalen zonder steeds opnieuw in te voeren.

Upload bijlage afbeelding

U kunt afbeeldingen uploaden in het bijlagengedeelte (maximaal 2). Voor een stroomuitvalmelding kunt u bijvoorbeeld direct een foto van de stroomuitvalmelding van het nutsbedrijf uploaden, zodat huurders de originele aankondiging zien wanneer ze de melding ontvangen. Zodra u klaar bent met instellen, klikt u op opslaan om toe te voegen.

Kalender bekijken en afdrukken

Voltooide afspraken worden weergegeven in de kalender en de lijst met afspraken aan de rechterkant. Klik om te bekijken of bewerken. Als u een papieren aankondiging wilt plaatsen (bijv. in het gebouwpublicatiebord), klikt u op de afdrukknop om het huidige kalenderscherm direct af te drukken.