Hoe een grootboek te genereren in RentPackage, automatisch opbrengsten en uitgaven samenvatten

Handmatig elke transactie in Excel voor afstemming invoeren? RentPackage heeft een ingebouwde dubbele boekhouding. Zodra u huurt ontvangt of boekt, verzamelt het systeem automatisch de boekingen. Wilt u het boekwerk bekijken, kies dan de periode en druk op één knop; een evenwichtig grootboek verschijnt meteen—zonder boekhoudkundige achtergrond of handmatig samenvoegen.

1. Wat is een grootboek?

Het grootboek (General Ledger) classificeert en somt alle transacties binnen een periode op basis van boekhoudkundige rekeningen (activa, passiva, eigen vermogen, inkomsten, uitgaven), en toont de totalen van debet, credit en het saldo. Het is de basis voor de resultatenrekening en de balans, en het meest gevraagde rapport bij controles. Wanneer u verantwoording moet afleggen aan accountants, verhuurders of de belastingdienst, is dit uw referentie.

2. Bron van rapportgegevens

De cijfers in het grootboek komen uit twee bronnen, die automatisch worden samengevoegd:

• Automatisch gegenereerde boekingen voor de boekhoudperiode: Na het aanmaken van een contract genereert het systeem automatisch boekingen voor huur, borg, beheerderkosten, enz. Bij ontvangst van betalingen worden de bijbehorende boekingen ook automatisch bijgewerkt, zonder handmatige invoering.
• Handmatige boeking: Inkomsten en uitgaven buiten de factureringscyclus (zoals onderhoudskosten, openingssaldo, eigenarenuitkering) kunnen handmatig worden ingevoerd. Zie: Handleiding handmatige boekingen

3. Grootboek genereren

Stap 1: Ga naar het rapportagescherm

Ga naar het linkermenu en klik op "Rapporten" → "Rapporten".

Stap 2: Stel rapportcriteria in

• Rapporttype: Kies "Grootboek".
• Vastgoed/Eigenaar/Bedrijf: Kies het onderwerp dat u wilt opvragen. Met één account kunt u afzonderlijke rapporten voor verschillende eigenaren genereren, zonder dat hun gegevens vermengd worden. Dit is vooral belangrijk voor beheeragenten.
• Rapportageperiode: Selecteer de begin- en einddatum van de query, bijvoorbeeld 2026/01/01 – 2026/07/24.
• Boekhoudingsgrondslag:
  • Kasbasis: Erkenning op basis van ontvangen datum, inkomsten worden pas erkend als het geld daadwerkelijk binnenkomt. Geschikt voor individuele verhuurders en kleinschalige aangiften.
  • Stelsel van toerekening: Erkenning op basis van factuurdatum, inkomsten worden erkend zodra de huur verschuldigd is, ongeacht of deze al is ontvangen. Geschikt voor bedrijven die formele rapportages nodig hebben.

Nadat u klaar bent met instellen, druk op 'Genereer rapport'.

Stap 3: Bekijk rapporten

4. Hoe dit rapport te lezen

Het rapport is verdeeld in vijf hoofdsecties volgens rekeningtype, geïllustreerd met voorbeeldcijfers:

• Activa: Trustrekening saldo 443.579, vertegenwoordigt het werkelijke balans gedurende de periode; Vordering saldo 402.695, vertegenwoordigt verschuldigde maar nog niet ontvangen bedragen; er zijn ook items zoals de Waarborgrekening die het saldo van de borgrekening afzonderlijk vermeldt.
• Verplichtingen: Waarborg saldo 577.332, Vooruitontvangen saldo 13.685. Waarborg en vooruitontvangen zijn geen inkomsten, maar bedragen die aan huurders moeten worden terugbetaald of gelden voor toekomstige periodes. Het systeem classificeert dit automatisch correct om de veelgemaakte fout te vermijden waarbij de borg als inkomsten wordt beschouwd.
• Eigen vermogen: Beginbalans credit 4.523, is het overgebrachte beginvermogen bij het opstellen van rekeningen; Eigenaarstoewijzing zijn gedurende de periode aan de eigenaren uitgekeerde bedragen, vermindering van het eigen vermogen, weergegeven in rood. Dagelijkse huurincasso's en betalingen genereren zelden eigen vermogensboekingen, dit blok komt meestal van beginbalansoverdrachten, kapitaalstortingen of eigenaarstoewijzingen, als er geen dergelijke boekingen zijn tijdens de periode, zal het niet worden weergegeven.
• Inkomsten: Naast Huurinkomsten 222.818 worden alle soorten inkomsten zoals schoonmaakkosten, waterkosten, internetkosten, reserveringsborg enzovoort per rekening weergegeven. Subtotaal van de inkomsten is 243.849, en elke bron van inkomsten is duidelijk.
• Kosten: Bedrijfskosten, Huurkosten, Provisiekosten en andere gemaakte kosten in de periode, debetzijde totaal 30.015.

5. Afdrukken en opslaan

Het printerpictogram rechtsboven in het rapport kan direct printen of opslaan als PDF, zodat er geen herformateren nodig is bij het overhandigen aan de accountant of eigenaar.

6. Veelgestelde vragen

Waarom zijn de cijfers op kasbasis en op transactiebasis anders?

Het verschil ligt in het moment van erkenning. Op transactiebasis wordt ingevoerd op de 'factuurdatum', huur wordt als inkomen gerekend wanneer het verschuldigd is; op kasbasis wordt ingevoerd op de 'ontvangstdatum', pas wanneer het geld binnenkomt. Als een huurder te laat betaalt, zullen de inkomsten voor de betreffende periode verschillen bij de twee basis, en dat is normaal.

Verschijnen handmatige journaalposten in het grootboek?

Ja. Handmatige journaalposten worden samen met automatisch gegenereerde journaalposten verzameld zonder extra instellingen.

Kan ik alleen de rekeningen van een enkel pand bekijken?

Ja, selecteer gewoon een specifiek pand in het 'Pand/Eigenaar/Bedrijf'-dropdown menu en het systeem verzamelt alleen de journaalposten voor dat pand.