Cara menggunakan kalendar untuk menjadualkan pemberitahuan kepada penyewa: contoh pemberitahuan pemadaman elektrik

Apa itu kalendar?

Misal syarikat elektrik memaklumkan akan ada gangguan bekalan elektrik kerana penyelenggaraan talian dalam 15 hari. Anda mungkin sibuk ketika menerima pemberitahuan ini dan melupakan untuk mengingatkan penyewa. Dengan kalendar, hanya buat acara apabila menerima pemberitahuan, tetapkan tarikhnya, dan sistem akan automatik memberitahu penyewa apabila tiba masa. Tiada keperluan untuk mengingati sendiri, membuat panggilan, atau menghantar mesej satu persatu. Gangguan bekalan air, pemeriksaan kebakaran, pemeriksaan keluar penyewa, dll., juga menggunakan cara ini.

Cara membuka kalendar

Klik ikon kalendar di penjuru kanan atas (dalam kotak merah seperti gambar di bawah) untuk masuk ke halaman kalendar.

Kalendar boleh bertukar pandangan bulan, minggu, dan hari, serta anak panah kiri dan kanan untuk menukar bulan. Semua acara bulan ini disenaraikan mengikut tarikh di sebelah kanan skrin, membolehkan anda melihat perkara yang perlu diuruskan.

Cara menambah acara

Klik butang tambah kalendar di penjuru kanan atas, atau klik pada tarikh di kalendar untuk membuka tetingkap tambah acara (seperti gambar di bawah).

Tajuk adalah medan wajib, masukkan kandungan acara ini, contohnya: 7/22 jam 9 pagi hingga 12 tengah hari gangguan elektrik kerana penyelenggaraan talian. Tajuk akan dipaparkan pada kalendar dan dihantar sebagai pemberitahuan kepada penyewa, oleh itu adalah disyorkan untuk menyatakan masa dan sebab dengan jelas agar penyewa faham tanpa perlu bertanya balik.

Adakah acara ini akan dikongsi dengan penyewa

Dalam bahagian objek, anda boleh memutuskan sama ada untuk berkongsi acara ini atau tidak:

• Terbuka: Penyewa objek (atau bilik) terpilih dapat melihat jadual ini di portal penyewa dan menerima pemberitahuan. Untuk makluman penting seperti pemberitahuan bekalan elektrik terputus, pilih terbuka, dan sistem akan memaklumkan semua penyewa yang terjejas.
• Tertutup: Hanya dapat dilihat oleh pengurusan, sesuai untuk urusan dalaman seperti penjadualan pembaikan, audit dalaman.

Kemudian, pilih nama objek dan bilik yang berkaitan dengan jadual ini. Untuk bekalan elektrik, biasanya seluruh bangunan terjejas, jadi pilih objek sahaja; jika hanya bilik tertentu terjejas (contohnya pembaikan paip satu bilik), pilih bilik tersebut, dan pemberitahuan akan dihantar hanya kepada penyewa bilik tersebut.

Tetapkan Tarikh dan Kaedah Pemberitahuan

Tarikh adalah medan wajib; sila pilih tarikh dan masa kejadian. Contohnya, untuk pemberitahuan bekalan elektrik, isikan tarikh 15 hari kemudian.

Terdapat tiga kaedah pemberitahuan, sistem akan menghantar berdasarkan pilihan anda, anda tidak perlu mengingatnya selepas tetapan selesai:

• Pemberitahuan Masa Ditentukan: Pilih masa penghantaran pemberitahuan dari menu pilihan (contohnya pada hari kejadian), sistem akan menghantar secara automatik. Untuk bekalan elektrik, pilih untuk dihantar pada hari kejadian agar penyewa lebih ingat dan tidak terlupa jika diberi notis terlalu awal.
• Hantar Pemberitahuan Segera: Selepas disimpan, sistem akan segera menghantar pemberitahuan, sesuai untuk perkara yang memerlukan persiapan awal oleh penyewa, seperti memberi tahu mengenai rancangan bekalan elektrik 15 hari sebelumnya.
• Jangan Beri Tahu: Hanya rekod dalam kalendar, tiada pemberitahuan dihantar.

Beritahu Penerima Lain

Jika acara ini perlu memaklumkan selain daripada penyewa dan ahli pengurusan (sebagai contoh, pemilik, kontraktor pembaikan), boleh buka pilihan untuk pemberitahuan penerima lain, tambah mereka dalam senarai pemberitahuan supaya semua berkaitan diberi maklumat serentak, tanpa perlu hantar semula.

Pemberitahuan Berkala

Jika acara ini berlaku secara berkala (contoh: pemeriksaan kebakaran bulanan, pembersihan tangki air suku tahunan), boleh aktifkan pemberitahuan berkala, tetapkan sekali dan sistem akan mengingatkan mengikut kitaran secara automatik, tanpa perlu buat acara baru setiap kali.

Muat Naik Imej Lampiran

Anda boleh muat naik imej dalam seksyen lampiran (maksimum 2 gambar). Sebagai contoh untuk notis bekalan elektrik terputus, boleh terus ambil gambar notis dari syarikat elektrik dan muat naik, penyewa menerima notis dapat melihat pengumuman asal, maklumat lebih lengkap, juga menjimat masa menaip semula. Selepas tetapan siap, klik simpan untuk menambah.

Lihat dan Cetak Kalendar

Acara yang ditambah akan dipaparkan dalam kalendar dan senarai acara di sebelah kanan, klik untuk melihat atau edit. Jika perlu cetak pengumuman kertas (contoh: di papan kenyataan bangunan), boleh klik butang cetak untuk cetak paparan kalendar semasa.