Bagaimana menjana buku besar di RentPackage, secara automatik menyusun gaji sewa dan akaun hartanah

Masih menyalin satu persatu transaksi sewa ke dalam Excel untuk penyelarasan? RentPackage dilengkapi dengan enjin pembukuan berganda lengkap. Anda hanya perlu memproses sewa dan mencatat transaksi secara normal, sistem akan secara automatik mengumpulkan catatan perakaunan. Apabila anda ingin melihat buku, pilih tempoh dan tekan satu butang, buku besar yang seimbang akan dihasilkan segera—tanpa memerlukan latar belakang perakaunan atau penjumlahan manual.

1. Apakah buku besar?

Buku besar (General Ledger) menyusun semua transaksi dalam tempoh tertentu mengikut akaun perakaunan (aset, liabiliti, ekuiti pemilik, pendapatan, perbelanjaan), menunjukkan jumlah debit, jumlah kredit, dan baki bagi setiap akaun. Ia adalah asas kepada penyata untung rugi dan kunci kira-kira, dan merupakan laporan yang paling kerap diminta semasa audit. Apabila anda perlu menjelaskan akaun kepada akauntan, pemilik, atau pihak berkuasa cukai, laporan ini adalah draf anda.

2. Sumber data laporan

Angka dalam buku besar datang dari dua sumber yang akan digabungkan dan dikira secara automatik:

• Catatan yang dihasilkan secara automatik dalam tempoh akaun: Selepas kontrak disahkan, sistem akan secara automatik menjana catatan untuk sewa, wang cagaran, yuran pengurusan, dan lain-lain. Apabila penerimaan berlaku, catatan yang berkaitan akan selesai serentak, tanpa memerlukan pengiraan manual.
• Catatan Manual: Pendapatan dan perbelanjaan di luar tempoh bil (contohnya caj baikpulih, baki awal, pengagihan pemilik) boleh dimasukkan menggunakan fungsi catatan manual. Untuk arahan, sila rujuk: Panduan Catatan Manual

3. Menjana buku besar

Langkah 1: Akses Halaman Laporan

Pergi ke menu di sebelah kiri dan klik "Laporan"→"Laporan".

Langkah 2: Tetapkan Syarat Laporan

• Jenis Laporan: Pilih "Buku Besar Am".
• Hartanah/Pemilik/Syarikat: Pilih subjek yang ingin anda cari. Akaun yang sama boleh digunakan untuk mengeluarkan akaun bagi pemilik yang berbeza, memastikan akaun masing-masing tidak bercampur, yang sangat penting bagi pengurus pengurusan.
• Tempoh Laporan: Pilih tarikh mula dan akhir untuk pertanyaan, contohnya 2026/01/01 – 2026/07/24.
• Asas Perakaunan:
  • Asas Tunai: Diiktiraf berdasarkan tarikh penerimaan tunai, dianggap sebagai pendapatan hanya apabila wang diterima. Sesuai untuk tuan tanah individu dan pelaporan skala kecil.
  • Asas Akrual: Diiktiraf berdasarkan tarikh penghutang, pendapatan direkodkan apabila sewa matang, tanpa mengira sama ada telah diterima atau tidak. Sesuai untuk syarikat yang memerlukan laporan kewangan rasmi.

Selepas menetapkan, tekan "Hasilkan Laporan".

Langkah Tiga: Semak Laporan

4. Cara membaca laporan ini

Laporan terbahagi kepada lima bahagian mengikut kategori akaun, dijelaskan dengan nombor contoh:

• Aset: Baki "Akaun Amanah Bank" 443,579, mewakili baki aliran tunai sebenar dalam tempoh; baki "Akaun Belum Terima" 402,695, mewakili jumlah yang telah matang tetapi belum diterima; terdapat juga akaun seperti "Akaun Bank Deposit" yang menyenaraikan dana akaun deposit secara berasingan.
• Liabiliti: Baki "Deposit" 577,332, baki "Bayaran Muka" 13,685. Deposit dan bayaran muka bukan pendapatan, tetapi adalah jumlah yang perlu dipulangkan kepada penyewa atau untuk tempoh masa depan, sistem akan mengkategorikan dengan betul secara automatik, mengelakkan kesalahan umum mengira deposit sebagai pendapatan.
• Ekuiti Pemilik: "Baki Awal Bawa" kredit 4,523, adalah ekuiti awal semasa membuka akaun; "Agihan Pemilik" adalah jumlah yang diagihkan kepada pemilik dalam tempoh ini, merupakan pengurang ekuiti, ditunjukkan dalam angka merah. Entri ekuiti jarang berlaku dalam pengurusan sewa harian, bahagian ini biasanya datang dari baki awal bawa, sumbangan, atau agihan pemilik, dan jika tiada entri sebegini dalam tempoh, ia tidak akan ditunjukkan.
• Pendapatan: Selain "Pendapatan Sewa" 222,818, pelbagai pendapatan seperti bayaran pembersihan, bil air, bayaran internet, dan deposit tempahan akan disenaraikan mengikut akaun masing-masing, jumlah pendapatan adalah 243,849, dengan sumber setiap pendapatan yang jelas.
• Perbelanjaan: Perbelanjaan seperti "Perbelanjaan Pengurusan Syarikat", "Perbelanjaan Sewa", "Perbelanjaan Yuran" dalam tempoh, jumlah debit 30,015.

5. Cetak dan simpan

Ikon cetak di penjuru kanan atas laporan membolehkan cetakan terus atau simpan sebagai PDF, tiada penyusunan semula format diperlukan apabila menyerahkannya kepada akauntan atau pemilik.

6. Soalan lazim

Kenapa angka asas tunai dan asas akruan berbeza?

Perbezaan dalam masa pengiktirafan. Asas akruan diiktiraf pada 'Tarikh Akaun Belum Terima', sewa dianggap pendapatan apabila matang; asas tunai diiktiraf pada 'Tarikh Terima Pembayaran', hanya kira apabila wang diterima. Jika penyewa terlambat membayar, pendapatan tempoh semasa akan berbeza, ini adalah normal.

Adakah catatan manual akan muncul dalam buku besar?

Ya. Catatan manual dan catatan automatik untuk setiap tempoh akaun digabungkan dan diringkaskan, tidak memerlukan tetapan tambahan.

Boleh saya melihat akaun bagi satu unit hartanah sahaja?

Boleh. Pilih unit hartanah spesifik dalam menu lungsur 'Hartanah/Pemilik/Syarikat', sistem hanya akan merumuskan catatan bagi unit tersebut.