RentPackage 직원 관리: 중개사·임대관리 팀의 매물·역할별 협업
목차
부동산 중개사무소와 임대관리 회사 직원들은 매물 안내나 수리 처리로 밖에 있는 경우가 많지만, 자료는 사무실의 Excel이나 종이에 있어 고객이 물어볼 때마다 사무실에 전화해야 합니다. RentPackage의 직원 관리는 팀 전체가 하나의 시스템에서 일하게 해 줍니다. [설정] > [직원 관리]에서 직원을 추가하면, 각 직원은 자신이 담당하는 매물만 볼 수 있고 역할에서 허용한 기능만 사용할 수 있습니다.
직원 관리를 사용하는 이유
- 업무 흐름은 간단하게, 직원 생산성은 높게
각 직원은 자신의 매물만 보고, 역할은 필요한 기능만 열어 주므로 많은 자료 속에서 찾을 필요가 없고 실수도 줄어듭니다. - 가상 모바일 오피스
모든 자료가 클라우드에 있습니다. 직원은 휴대폰이나 컴퓨터로 로그인해 청구서와 계약을 확인할 수 있어, 종이나 Excel을 보러 사무실에 돌아갈 필요가 없습니다. - 이동이 잦은 팀원을 하나로 연결
밖에서 매물을 안내하는 직원과 사무실의 회계 담당자가 같은 자료를 봅니다. 수리 요청 담당자를 바꾸면 시스템이 해당 매물을 관심 매물로 둔 직원에게 알려 줍니다. - 언제든 고객에게 답하고 신뢰를 높이세요
고객이 저녁에 수리를 요청하거나 문의해도, 담당 직원이 휴대폰에서 매물, 계약, 청구서를 확인하고 바로 답할 수 있습니다.
1. 직원 관리로 할 수 있는 일
직원이 할 수 있는 일은 두 가지 설정으로 정해집니다.
- [관심 건물 등록]: 직원이 관리할 수 있는 매물을 정합니다.
- [역할]: 직원이 사용할 수 있는 기능을 정합니다. 예: 청구, 계약, 보고서.
페이지 상단에 [직원]와 [역할] 두 개의 탭이 있습니다. [직원]에는 직원별 역할, 담당 매물 수, 상태가 표시되고, [역할]에는 회사에서 만든 역할과 사용 인원이 표시됩니다.
2. 직원 추가
1단계: 직원 이메일 입력
오른쪽 위의 [직원 추가]를 클릭하고 직원의 이메일을 입력합니다. 시스템이 이 주소로 초대 메일을 보냅니다.
2단계: 관심 매물 선택
이 직원이 담당할 매물을 선택합니다. [모든 건물]를 선택하면 기존 매물과 앞으로 추가되는 매물이 모두 자동으로 포함됩니다.
3단계: 역할 선택
직원의 역할을 선택하면 아래에 이 역할이 사용할 수 있는 기능이 표시됩니다. 알맞은 역할이 아직 없으면 [역할 보기]를 클릭해 [역할] 탭에서 추가하세요.
4단계: 초대 보내기
[초대 보내기]를 클릭합니다. 직원은 바로 직원 목록에 [초대 중] 상태로 표시됩니다. 직원이 초대 메일에서 로그인해 초대를 수락하면 상태가 [활성화됨](으)로 바뀝니다.
직원이 처음 로그인하면 선택한 역할에 맞는 튜토리얼 영상이 제공되어 빠르게 사용법을 익힐 수 있습니다.
3. 관심 매물
매물의 관심 목록에 있는 직원만 그 매물을 함께 관리할 수 있습니다. 직원은 관심 등록하지 않은 매물을 볼 수 없습니다.
매물이 많으면 지역이나 업무별로 나누어 설정하세요. 직원은 시스템에서 자신이 담당하는 매물만 보게 되어 실수를 줄일 수 있습니다.
4. 역할과 권한
[역할] 탭에서 [역할 추가]를 클릭하고 [역할 이름]을 입력한 뒤, 이 역할이 사용할 수 있는 기능을 선택합니다. 예를 들어 "영업", "회계", "수리 담당 관리자" 같은 역할을 만들고, 직원마다 역할 하나를 지정하면 됩니다.
직접 만든 역할 외에 두 가지 선택지가 더 있습니다.
- [최고 관리자]: 모든 기능을 사용할 수 있습니다.
- [없음]: 역할을 적용하지 않습니다. 직원은 권한이 필요 없는 기본 기능만 사용할 수 있습니다.
역할의 기능을 바꾸려면 해당 역할의 "⋯" > [권한 수정]를 클릭합니다. 이 역할을 사용하는 모든 직원에게 새 설정이 함께 적용됩니다.
아직 직원이 사용 중인 역할은 삭제할 수 없습니다. 먼저 해당 직원들을 다른 역할로 바꿔 주세요.
5. 직원 수정
직원 목록에서 해당 직원의 "⋯" > [역할 수정]를 클릭하면 관심 매물과 역할을 수정할 수 있습니다.
[구매자](요금제를 구매한 계정)의 권한은 수정할 수 없습니다.
6. 직원 삭제
직원 목록에서 해당 직원의 "⋯" > [삭제]를 클릭하면, 창에 삭제 후 영향이 먼저 표시됩니다.
- 이 직원은 더 이상 회사의 매물을 관리할 수 없습니다.
- 이 직원이 만든 계약서 템플릿도 함께 삭제됩니다.
- 이 직원이 세입자나 소유자이기도 하다면, 그 신분은 영향을 받지 않습니다.
- 나중에 다시 초대할 수 있습니다.
이 직원이 매물등록이나 수리 요청의 담당자라면, 삭제 전에 새 담당자를 지정해야 합니다. 기본값은 [구매자]입니다. 수리 요청 담당자가 바뀌면 시스템이 그 매물을 관심 등록한 직원에게 알림과 이메일을 보냅니다.
직원에게 아직 끝나지 않은 예약 중 또는 계약 중인 계약이 있으면 삭제할 수 없습니다. 해당 계약이 완료된 후 삭제하세요.
7. 직원 상태
직원 목록의 상태는 세 가지입니다.
- [초대 중]: 초대를 보냈지만 직원이 아직 로그인해 초대를 수락하지 않았습니다.
- [활성화됨]: 직원이 합류했으며 매물 관리를 시작할 수 있습니다.
- [삭제됨]: 직원이 삭제되었습니다.
목록 위에서 [활성화됨] 또는 [삭제됨](으)로 필터링할 수 있으며, [초대 중] 상태의 직원은 [활성화됨]에 함께 표시됩니다. 역할별로도 필터링할 수 있습니다.
8. 자주 묻는 질문
직원이 초대 메일을 받지 못했다면 어떻게 하나요?
먼저 직원에게 스팸 메일함을 확인하도록 해 주세요. 그래도 없으면 직원 목록에서 해당 직원의 "⋯" > [초대 다시 보내기]를 클릭하세요.
이메일을 입력하니 "이 이메일의 소유자는 이미 직원이거나 초대된 상태입니다"(이)라고 나와요.
이 이메일은 이미 직원 목록에 있습니다. 상대방이 아직 초대를 수락하지 않았다면 [초대 다시 보내기](으)로 다시 보내세요.
삭제한 직원을 다시 추가할 수 있나요?
네. 같은 이메일로 직원을 다시 추가하면 됩니다.
한 사람이 직원이면서 동시에 세입자일 수 있나요?
네. 직원을 삭제해도 그 사람의 세입자 또는 소유자 신분에는 영향이 없습니다.
정리
지금 방식대로라면 다음 달에도 직원들은 매물 안내나 수리 대응 중에 사무실로 전화해 자료를 확인해야 하고, 누가 어떤 매물을 담당하는지도 말로만 전달해야 합니다. RentPackage에서 직원, 관심 매물, 역할을 설정하면 직원마다 휴대폰으로 담당 매물, 계약, 청구 기간을 확인할 수 있고, 새 직원도 초대 한 번이면 합류합니다.
먼저 동료 한 명을 초대하고 매물 하나를 맡겨 보세요.
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