임대 커스텀 알림: 임대료 알림, 계약 만료, 시스템이 적시에 적절한 사람에게 전송

사용자 정의 알림의 기능은 무엇인가요?

임대 관리에는 특정 시점에 알림을 보내야 하는 작업이 많습니다: 임대 계약 만기 시 동료에게 갱신 협상과 세입자 통지를 알림; 보험 만기 시 갱신을 알림; 매년 정해진 시기에 임대료 인상 통지를 합니다. 사용자 정의 알림을 통해 이러한 작업을 규칙으로 만듭니다: 언제 발송할지(트리거 조건), 누구에게 발송할지(알림 대상 및 필터 조건), 무엇을 발송할지(변수가 포함된 알림 내용)를 설정합니다. 한 번 설정하면 시스템이 각 계약의 날짜를 자동으로 모니터링하고, 시기가 되면 자동으로 발송합니다.

핵심은 알림 내용이 개인화된 것입니다: 내용에 변수(세입자 이름, 물건 명칭, 계약 시작일 등)를 포함시키고, 발송 시 각 수신자의 계약 정보에 맞게 대체합니다. 하나의 규칙이 100명의 세입자에게 발송되더라도, 각자 자신의 이름, 방, 날짜가 포함된 메일을 받게 되어 마치 손으로 쓴 것처럼 보이지만 자동화되어 있습니다.

진입점: 왼쪽 메뉴의 알림을 클릭하고 사용자 정의 알림 규칙을 선택합니다. 리스트에서 시스템 내장 규칙(갱신 알림, 퇴거 통지, 보험 만기 알림, 임대료 인상 알림 등)을 볼 수 있고 바로 활성화하여 사용할 수 있습니다; 오른쪽 상단의 추가 버튼으로는 자신의 규칙을 생성할 수 있습니다.

어떻게 활용할 수 있나요? 다섯 가지 실제 사례

다음은 모두 내장된 규칙 또는 몇 분 만에 설정 가능한 규칙입니다:

규칙 설정의 네 단계

1단계: 기본 설정

활성화 스위치를 켜고, 규칙에 명확한 이름을 지정한 다음, 통지 대상 선택: 세입자(조건에 맞는 계약의 세입자에게 전송), 직원(해당 자산에 주의를 기울이는 직원에게만 전송하여 불필요한 알림 방지).

2단계: 통지 조건

• 트리거 유형: 이벤트 기반(계약상의 날짜를 기준으로 트리거, 가장 흔함) 또는 고정 주기(정기적으로 발송).
• 트리거 기준일: 어떤 날짜를 기준으로 할 것인지 선택: 계약 시작일, 임대 종료일, 이사 나가는 날, 보험 시작일, 보험 종료일.
• 시간 설정: 한 번 발송하거나 연간 알림(기준일에 따라 매년 같은 날 발송, 연간 임대 조정 같은 반복 알림에 적합).
• 발송 시기: 이벤트 트리거 전(사전 알림), 후(사후 알림) 또는 이벤트 당일, 연, 월, 일 단위로 사전 또는 사후 기간 설정.
• 필터 조건: 어떤 계약이 이 규칙에 적용되는지 추가 제한 예를 들면 계약 상태가 활성, 여러 조건 추가 가능. 조건에 맞지 않는 계약은 알림을 받지 않음.

단계 3: 알림 내용

알림 제목 및 본문 작성. 왼쪽은 사용 가능한 데이터 필드 목록(계약, 물건 등으로 분류), 필드를 클릭하면 변수가 삽입됨 (중괄호로 표시, 예: 세입자 이름, 물건 이름, 계약 시작일). 변수 위치는 발송 시 각 수신인의 데이터로 대체됨. 제목과 본문 모두 변수 사용 가능.

알림 보고서: 몇 개의 필드를 선택하면 시스템이 자동으로 알림 말미에 표 생성, 이 필드들의 데이터를 정리하여 첨부, 예: 물건 이름, 방, 계약 시작일을 나열하여 수신자가 본문에서 정보를 찾을 필요 없음.

4단계: 미리보기 및 저장

미리보기 페이지에는 제목, 내용 및 자동 생성된 보고서 표를 포함한 완전한 알림 모양이 표시됩니다. 변수는 이중 중괄호로 표시됩니다. 확인 후 저장을 클릭하십시오.

저장 후 규칙은 목록에 나타나며 상태는 활성으로 표시됩니다. 목록의 각 규칙에는 트리거 조건 요약, 알림 대상 및 상태가 표시되며, 언제든지 비활성화, 수정 또는 삭제할 수 있습니다.

테넌트에게 발송한 알림 기록 조회

알림이 발송된 이후, 언제든지 각 알림의 발송 상태를 확인할 수 있습니다. 왼쪽 메뉴에서 '[ 알림 ]' → '[ 테넌트 알림 기록 ]'을 클릭하세요.

페이지는 발송된 각 알림을 시간순으로 나열하며, 발송 시간, 트리거된 규칙 요약(빈도, 대상, 조건 및 규칙 상태), 그리고 해당 알림에 연관된 부동산 이름, 방 이름 및 테넌트를 포함합니다. '[ 메일 내용 보기 ]'를 클릭하여 테넌트가 실제로 받은 메일의 전체 본문을 확인할 수 있습니다.

기록이 많을 때는, 상단의 '[ 필터 ]'를 사용하여 범위를 축소하고 특정 매물이나 세입자의 발송 기록을 빠르게 찾으세요.

발송된 이메일은 어떤 모습일까요? 각각의 수신자는 개인 버전을 받습니다.

규칙이 트리거될 때, 시스템은 각 계약을 하나씩 검사합니다: 날짜와 필터 조건이 부합하면 계약의 데이터를 사용하여 내용의 변수를 모두 대체하고, 해당 수신인에게 발송합니다. 즉, 수신인이 누구냐에 따라 이메일의 내용이 결정됩니다.

예를 들어 "5년간 임대 감사 알림"이라는 규칙이 있다면: 세입자 Billy는 "안녕하세요, Billy님. Sunny Heights Apartment - Room 301을 5년간 임대해 주셔서 감사합니다."라는 메일을 받으며, 다른 세입자는 자신의 이름과 아파트, 방 번호가 포함된 메일을 받습니다. 하나의 규칙으로 각 세입자에게 맞춤형 이메일이 발송되며, 설정은 한 번만 완료하면 됩니다.

자주 묻는 질문

내장 규칙과 사용자 정의 규칙의 차이점은 무엇입니까?

본질적인 차이는 없습니다. 내장 규칙은 시스템이 일반적인 시나리오(갱신 알림, 이사 알림, 보험 만료, 임대 조정 알림)를 미리 설정해 두었으며, 바로 사용할 수 있고 수정도 가능합니다. 사용자 정의 규칙은 트리거 조건, 대상, 내용을 처음부터 조합하며, 자유도는 동일합니다.

이벤트 기반과 고정 주기는 어떻게 다른가요?

이벤트 기반은 각 계약의 날짜를 기준으로 하며, 예를 들어 각 임대차 계약 만료 60일 전에 트리거됩니다. 이는 임대 통지에 가장 많이 사용되는 방식입니다. 고정 주기는 계약 날짜와 상관없이 주기적으로 발송됩니다.

콘텐츠의 중괄호 변수는 무엇인가요?

발송 시 대체되는 데이터 자리표시자입니다. 시스템은 각 수신자의 계약 정보를 바탕으로 변수를 교체합니다: 세입자 이름은 수신자 이름으로, 물건 및 날짜는 해당 계약의 정보로. 이렇게 하면 같은 규칙으로 발송된 이메일도 모두 수신자 맞춤형이 됩니다.

알림 대상으로 직원이 선택되면 모든 직원에게 발송되나요?

아니요, 해당 물건을 담당하는 직원에게만 발송됩니다. 누구든지 관련된 물건에 대해 알림을 받으며, 관련 없는 직원은 방해받지 않습니다. 담당자는 물건 설정에서 조정 가능합니다.

규칙을 설정한 후에도 수정 가능한가요? 잠시 발송을 중지하려면 어떻게 하나요?

모두 가능합니다. 규칙 목록으로 돌아가 각 규칙의 더보기 메뉴를 통해 내용을 수정하거나 삭제할 수 있습니다. 잠시 발송을 중지하려면 상태를 비활성화로 변경하면 설정은 그대로 유지되며, 언제든지 다시 활성화할 수 있습니다.

세입자가 알림을 받지 못했다고 하는데, 어떻게 확인할 수 있나요?

'알림' → '세입자 알림 기록'으로 이동하여 조회하세요. 기록에는 해당 세입자의 각 알림 발송 시간이 표시됩니다. '이메일 내용 보기'를 클릭하면 실제 발송된 이메일 전문을 볼 수 있습니다. 기록에 발송된 내역이 있다면, 세입자에게 스팸 메일함을 확인하거나, 세입자 정보의 이메일이 올바른지 확인하도록 요청하세요.