일정으로 세입자에게 알림 보내기: 정전 알림 예시

캘린더란?

전력 회사에서 15일 후 전선 수리로 인한 정전이 있을 거라고 알려줍니다. 통지를 받았을 때 바쁘신 상태이며, 15일 후에는 세입자에게 알리는 것을 잊을 수 있습니다. 캘린더를 사용하면 통지를 받았을 때 일정을 입력하고 날짜를 설정하면 시스템이 자동으로 세입자에게 알림을 보냅니다. 직접 기억하거나 일일이 전화하거나 메시지를 보낼 필요가 없습니다. 단수, 소방 점검, 퇴거 체크 등도 같은 방식으로 관리할 수 있습니다.

캘린더를 여는 방법

화면 오른쪽 상단의 캘린더 아이콘을 클릭하면(아래 그림의 빨간색 상자) 캘린더 페이지로 이동합니다.

캘린더는 월, 주, 일 세 가지 보기 방식으로 전환할 수 있으며, 좌우 화살표로 월을 변경할 수 있습니다. 화면 오른쪽에는 날짜별로 이번 달 모든 일정이 나열되어 앞으로 처리해야 할 일정을 한눈에 확인할 수 있습니다.

일정 추가하는 방법

오른쪽 상단의 새 캘린더 추가 버튼을 클릭하거나, 캘린더의 날짜를 클릭하면 추가 창이 열립니다(아래 그림 참조).

제목은 필수 입력 필드입니다. 이 일정의 내용을 입력해주세요, 예를 들어: 7/22 오전 9시에서 12시 사이 전선 수리로 인한 정전. 제목은 캘린더에 표시되며 세입자에게 알림 내용으로 발송됩니다. 시간을 명확히 적으면 세입자가 이해하기 쉬우며, 추가 문의가 필요 없습니다.

이 일정을 세입자에게 공개할지 여부

객체 섹션에서 이 일정을 공개할지 여부를 결정할 수 있습니다:

• 공개: 선택한 건물(또는 방)의 세입자는 테넌트 포털에서 이 일정을 확인하고 알림을 받습니다. 정전 통보와 같은 세입자가 알아야 할 사항은 공개를 선택하면 시스템이 자동으로 모든 영향을 받는 세입자에게 알림을 보냅니다.
• 비공개: 관리자만 볼 수 있으며, 내부 작업 사항에 적합합니다. 예를 들어 수리 업체 일정, 내부 감사 등이 있습니다.

이어지는 일정에 해당하는 건물 이름과 방 이름을 선택하세요. 정전의 경우, 보통 전체 건물이 영향을 받으니 건물만 선택하면 됩니다. 특정 방에만 영향을 미치는 경우(예: 단일 방의 배관 수리), 해당 방을 선택하면 해당 방의 세입자만 알림을 받습니다.

날짜 및 알림 방법 설정

날짜는 필수 항목입니다. 발생 날짜와 시간을 선택하세요. 정전 통보의 경우, 15일 후 정전 날짜를 입력합니다.

알림 방법은 세 가지가 있으며, 시스템이 선택에 따라 자동으로 발송하므로 설정 후에는 따로 기억할 필요가 없습니다.

• 지정 시간 알림: 드롭다운 메뉴에서 알림 시간을 선택할 수 있습니다(예: 당일). 시간이 되면 시스템이 자동으로 발송합니다. 예를 들어, 정전의 경우, 정전 당일에 발송하여 세입자가 가장 잘 기억할 수 있도록 합니다.
• 즉시 알림 발송: 저장 후 시스템이 즉시 알림을 발송합니다. 세입자가 미리 알고 준비할 수 있도록 원하는 항목에 적합합니다. 예를 들어, 15일 전에 정전 계획을 미리 알릴 때 사용합니다.
• 통지하지 않음: 일정에만 기록하고 알림을 보내지 않습니다.

다른 수신자에게 알림

이 일정에 임차인이나 관리자 외에 알림을 받아야 할 사람이 있다면(예: 소유주, 수리업체), 다른 수신자 알림을 활성화하여 대상자를 추가하고, 관련된 사람들이 메시지를 동시 수신할 수 있도록 하세요. 별도의 전달이 필요하지 않습니다.

주기적 알림

일정이 정기적으로 발생하는 경우(예: 매월 소방 점검, 매 분기 탱크 청소) 주기적 알림을 활성화하여 설정 시 한 번만 설정하면 시스템이 주기적으로 자동 알림을 보내므로 매번 일정을 새로 만들 필요가 없습니다.

첨부 이미지 업로드

첨부 파일 섹션에 이미지를 업로드할 수 있습니다(최대 2장). 예를 들어, 정전 알림의 경우 전력 회사의 정전 공고를 찍어 업로드하여 임차인이 원본 공지를 볼 수 있게 할 수 있으며, 정보가 가장 완전하며 재작성할 시간을 절약할 수 있습니다. 설정 완료 후 저장을 클릭하여 추가를 완료합니다.

일정 보기 및 인쇄

추가 완료된 일정은 일정표와 오른쪽 일정 목록에 표시됩니다. 클릭하여 확인하거나 편집할 수 있습니다. 종이 공지가 필요할 경우(예: 빌딩 게시판에 부착), 인쇄 버튼을 클릭하여 현재 일정 화면을 직접 인쇄할 수 있습니다.