RentPackage 員工管理：房仲、代管團隊多人協作，依房源與角色分工

房仲、代管公司的同事常在外面帶看、處理報修，資料卻放在辦公室的 Excel 或紙本，客戶一問就得打電話回公司查。RentPackage 的員工管理讓整個團隊在同一個系統裡工作：到 [設定] > [員工管理] 新增員工後，每位員工只看得到自己負責的房源，也只能使用角色開放的功能。

為什麼要用員工管理

• 簡化工作流程，提高員工產值
  每位員工打開系統只看到自己負責的房源，角色只開放需要的功能，不用在一堆資料裡找，也比較不會按錯。
• 打造虛擬行動辦公室
  資料都在雲端，員工用手機或電腦登入就能查帳、看合約，不用回公司翻紙本或 Excel。
• 把移動性高的團隊成員串連在一起
  外出帶看的業務和辦公室的會計看的是同一份資料；更換維修單負責人時，系統會通知關注該房源的員工。
• 隨時回覆客戶，提升專業感與信賴感
  客戶晚上報修或詢問時，負責的員工在手機上就查得到房源、合約與帳期，能馬上回覆。

1. 員工管理能做什麼

員工能做什麼，由兩個設定決定：

• [關注房源]：決定員工能管理哪些房源。
• [角色]：決定員工能使用哪些功能，例如帳務、合約、報表。

頁面上方有 [員工] 與 [角色] 兩個分頁：[員工] 列出每位員工的角色、負責房源數量與狀態；[角色] 列出公司建立的角色與使用人數。

2. 新增員工

步驟 1：填寫員工信箱

點右上角的 [新增員工]，輸入員工的 Email。系統會寄邀請信到這個信箱。

步驟 2：選擇關注房源

勾選這位員工要負責的房源。勾選 [所有房源] 時，現有的房源與之後新增的房源都會自動加入。

步驟 3：選擇角色

選擇員工的角色，下方會列出這個角色可以使用的功能。還沒有合適的角色時，點 [查看角色] 到 [角色] 分頁新增。

步驟 4：寄出邀請

點 [寄出邀請]。員工會馬上出現在員工列表，狀態為 [邀請中]；員工點邀請信登入並接受邀請後，狀態會變成 [啟用中]。

員工第一次登入時，系統會依所選角色提供對應的教學影片，幫助員工快速熟悉操作。

3. 關注房源

只有關注房源清單中的員工，才能共同管理這個房源。員工看不到沒有關注的房源。

房源較多時，可以依區域或業務分工設定，員工打開系統只看到自己負責的房源，比較不會弄錯。

4. 角色與權限

到 [角色] 分頁點 [新增角色]，輸入 [角色名稱]，再勾選這個角色可以使用的功能。例如建立「業務」「會計」「維修主管」等角色，每位員工套用一個角色即可。

除了自己建立的角色，還有兩個選項：

• [最高管理者]：可以使用所有功能。
• [無]：不套用任何角色，員工只能使用不需要權限的基本功能。

要修改角色的功能，點該角色的「⋯」> [修改權限]。使用這個角色的員工，會一起套用新的設定。

還有員工在使用的角色不能刪除，請先把這些員工改成其他角色。

5. 修改員工

在員工列表點該員工的「⋯」> [修改角色]，可以修改這位員工的關注房源與角色。

[購買者]（購買方案的帳號）的權限不能修改。

6. 刪除員工

在員工列表點該員工的「⋯」> [刪除]，視窗會先列出刪除後的影響：

• 這位員工無法再管理公司的房源。
• 這位員工建立的合約範本會一併刪除。
• 如果這位員工也是房客或業主，該身分不受影響。
• 之後可以再重新邀請。

如果這位員工是廣告或維修單的負責人，刪除前要指定新的負責人，預設為 [購買者]。更換維修單負責人後，系統會發通知並寄 Email 給關注該房源的員工。

員工還有預定中、簽約中的合約尚未結束時，無法刪除。請等這些合約完成後再刪除。

7. 員工狀態

員工列表的狀態有三種：

• [邀請中]：已寄出邀請，員工還沒登入接受邀請。
• [啟用中]：員工已加入，可以開始管理房源。
• [已刪除]：員工已被刪除。

列表上方可以篩選 [啟用中] 或 [已刪除]，[邀請中] 的員工會列在 [啟用中] 之中；也可以依角色篩選。

8. 常見問題

員工沒有收到邀請信怎麼辦？

請員工先檢查垃圾信件匣。仍然沒有的話，在員工列表點該員工的「⋯」> [重新發送邀請]。

輸入信箱後出現「此Email的擁有者已是員工或是已被邀請」？

這個信箱已經在員工列表中。如果對方還沒接受邀請，請用 [重新發送邀請] 再寄一次。

刪除的員工可以再加回來嗎？

可以。用同一個信箱再新增一次員工即可。

同一個人可以同時是員工和房客嗎？

可以。刪除員工時，這個人的房客或業主身分不受影響。

小結

照現在的做法，下個月同事外出帶看、處理報修時，還是要打電話回公司查資料，誰負責哪間房也只能靠口頭交代。在 RentPackage 設定好員工、關注房源和角色之後，每位同事用手機就查得到自己負責的房源、合約和帳期，新同事加入也只要寄一封邀請。

先邀請一位同事，指定一間房源讓對方負責，試試看。

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