自定義通知：設一次規則，系統在對的時間，寄個人化通知給對的人

自定義通知能為您做什麼？

租賃管理有大量「時間到了就要通知某些人」的工作：租約快到期要提醒同仁談續約、要通知房客；保單快到期要提醒續保；每年固定時間要寄調租通知。自定義通知讓您把這些工作寫成規則：什麼時候寄（觸發條件）、寄給誰（通知對象與篩選條件）、寄什麼（帶變數的通知內容），設定一次，之後系統自動盯著每一份合約的日期，時間到了自動寄出。

關鍵在於通知內容是逐人個人化的：內容裡放的是變數（例如房客姓名、物件名稱、合約起始日），寄出時系統依每位收件人自己的合約資料替換。一條規則寄給一百位房客，每個人收到的都是寫著自己名字、自己房間、自己日期的信，像逐封手寫，但全自動。

入口：點擊左側選單的通知，選擇自定義通知規則。清單中可以看到系統內建的常用規則（續約提醒、搬出通知、保險到期提醒、調租提醒等），直接啟用即可使用；點擊右上角的新增，則可建立自己的規則。

可以拿來做什麼？五個實際場景

以下都是內建規則或幾分鐘就能設好的規則：

建立規則的四個步驟

步驟一：基本設定

打開啟用開關、為規則取一個好辨識的名稱，然後選擇通知對象：房客（寄給符合條件合約的房客），或員工（僅寄給關注該物件的員工，避免不相關的同仁被通知洗版）。

步驟二：通知條件

• 觸發類型: 事件驅動（以合約上的日期為基準觸發，最常用）或固定週期（定期寄送）。
• 觸發基準日: 選擇以哪個日期為基準：合約起始日、租約結束日、搬出日、保單起始日、保單結束日。
• 時間設定: 寄一次，或年度通知（以基準日為準，每年同一天寄送，適合年度調租這類每年重複的通知）。
• 寄送時機: 觸發事件前（提前通知）、觸發事件後（延後通知）或觸發事件當天，並以年、月、日設定提前或延後多久。
• 篩選條件: 進一步限定哪些合約適用這條規則，例如合約狀態等於生效中，可加入多個條件。不符合條件的合約不會收到通知。

步驟三：通知內容

撰寫通知標題與內文。左側是可用的資料欄位清單（依合約、物件等分類），點擊欄位就插入一個變數（顯示為雙大括號，例如房客姓名、物件名稱、合約起始日），變數的位置寄出時會替換成每位收件人自己的資料。標題和內文都可以使用變數。

通知報表：勾選幾個欄位，系統會自動在通知末端產生一張表格，把這些欄位的資料整理好附上，例如物件名稱、房間、合約起始日一列排開，收件人不必在內文裡找資訊。

步驟四：預覽與儲存

預覽頁會顯示完整的通知樣貌：標題、內文與自動產生的報表表格，變數以雙大括號呈現。確認無誤後點擊儲存。

儲存後規則出現在清單中，狀態顯示為啟用。清單上每條規則都能看到觸發條件摘要、通知對象與狀態，之後隨時可以停用、修改或刪除。

寄出去的信長什麼樣？每個人收到自己的版本

規則觸發時，系統逐一檢查每份合約：日期符合、篩選條件符合的，就以該合約的資料替換內容裡的所有變數，寄給對應的收件人。也就是說，收件人是誰，決定了信的內容是什麼。

例如一條「承租滿五年感謝通知」的規則：房客Billy收到的是「Hi, Billy，感謝您承租Sunny Heights Apartment - Room 301滿五年」，另一位房客收到的則是自己的名字、自己的物件與房間。一條規則，每位房客一封專屬的信，而您從頭到尾只設定了一次。

常見問題

內建規則和自己新增的規則有什麼不同？

沒有本質差異。內建規則是系統先幫您把常見場景（續約提醒、搬出通知、保險到期、調租提醒）設好，直接啟用就能用，也可以修改；自己新增則從零組合觸發條件、對象與內容，自由度完全相同。

事件驅動和固定週期差在哪？

事件驅動以每份合約自己的日期為基準，例如每份租約各自的到期日前60天，時間點因合約而異，這是租賃通知最常用的模式。固定週期則是不綁合約日期的定期寄送。

內容裡的雙大括號變數是什麼？

是寄出時才替換的資料佔位符。系統依每位收件人自己的合約資料替換：房客姓名換成收件人本人的名字、物件與日期換成該合約的資料。所以同一條規則寄出的每一封信，內容都是收件人專屬的。

通知對象選員工時，會寄給所有員工嗎？

不會，只寄給有關注該物件的員工。誰負責哪些物件就收到哪些通知，不相關的同仁不會被打擾。關注成員可在物件設定中調整。

規則設好之後還能改嗎？暫時不想寄了怎麼辦？

都可以。回到規則清單，透過每條規則的更多選單即可修改內容或刪除；暫時不寄就把狀態切為停用，設定會保留，之後隨時再啟用。