房客搬入與簽約：租期、押金、水電雜費一次設定，帳期自動產生

這個流程能為您做什麼？

房客要入住時，在房間單位上點擊搬入/簽約，一個流程完成所有設定：房客資料、租約類型與租期、繳費週期與催繳提醒、押金、水電雜費、預收款，由系統自動產生整份房客帳期，不必手動建任何一筆帳。

代管模式下，流程還多一步業主帳期：佣金與管理費依設定自動產生，租金收到時自動扣抵標記。最後可接著與房客線上簽約，合約資料自動帶入，一路做到寄出合約為止。

操作步驟

步驟一：選擇房間與填寫房客資料

在左側房源清單找到要入住的房間單位，點擊該房間的更多選單（三個點的圖示），選擇搬入/簽約。

物件地址自動帶入，填寫房客姓名與Email。若這份合約還有額外的簽署人（例如保證人），點擊新增額外簽署人加入；沒有就略過。

步驟二：設定租賃條款

租約類型（三選一）

• 固定租期: 約定明確起訖日的一般租約。起訖日可手動選擇，或點1年、2年快速帶入。
• 按月租約: 租期彈性不設終點，系統依原合約的繳費週期持續產生下一期帳期，雙方提前通知即可終止。
• 固定租期，到期後轉按月（系統推薦）: 合約到期後不必重簽，系統自動繼續產生帳期。適合預期房客會續住的情況，不會因為忘了續約而漏開帳。

租期與續約提醒

設定租約起訖日後，再設定續約通知日（例如到期前30天）：時間到時，系統會寄Email通知關注這個物件的成員，提早處理續約或招租，空置期不會措手不及。

繳費週期與應收款日

繳費頻率共八種：週繳、雙週繳、月繳、雙月繳、季繳、四個月繳、半年繳、年繳，系統依頻率產生對應帳期。

應收款日兩種規則擇一：指定當月的某一天（例如當月第一天），或帳期開始日前幾天。這個日期就是催繳與逾期判定的基準。

繳費提醒Email

可勾選同時寄繳費通知給房客，並設定提前幾天寄出（例如應收款日前5天）。抄表制的帳單在完成抄表前不會寄出通知，抄表完成後系統自動補寄；系統也會在提醒日前5天，寄抄表提醒給關注物件的成員，確保通知寄出前表已抄好。

步驟三：租金、押金與水電雜費

租金與押金

填寫租金金額，稅額為選填（可填固定金額或百分比，例如500或5%）。押金選擇月數（點1個月、2個月快速帶入），可新增多筆；提前解約違約金為選填。

押金保管人二選一：選擇管理公司，押金記在公司帳上；選擇業主，系統自動把押金記入該業主的信託帳戶。信託帳戶是系統為每位業主建立的虛擬帳戶，代業主收到的錢都記在裡面，把它當成業主的銀行帳戶理解即可。

週期性水電雜費

租金以外定期收取的費用（水電、車位、網路等）在這裡設定一次，之後每期自動產生。三種計費方式：

• 固定費用: 每期自動產生固定金額，例如每月水費100元、電梯費、網路費。
• 抄表計費: 設定單價（例如每度5元）與初始讀數（選填，之後可補），每期輸入前後讀數，系統依用量算出應繳金額。
• 手動輸入: 依實際收到的帳單金額逐期輸入，例如每月的瓦斯單；多位房客分攤時，可用平均或比例分攤計算各自應繳的金額。

對話框最上方的開關決定這筆費用的帳期歸屬，也就是水電費的兩種收法：切到是，費用併入租金帳期（依租約週期），與租金開在同一張帳單一起收；切到否，系統產生獨立的水電帳期（與租金週期不同），依自己設定的週期與租金分開計收。

預收款項（選填）

不想每期替房客墊付水電費，可以打開預收款項：選擇科目並設定每期預收金額（例如每月預收500元電費），實際費用從預收款中逐期抵扣，累積到約定時間再抄表結算。這筆預收在帳上屬於欠房客的負債，抵扣時才認列為收入，退租時剩餘金額結清退還。不需要就保持關閉。

產生房客帳期

點擊產生房客帳期，剛才的設定就變成一整份帳的預覽：押金帳（可勾選已收款）、每期租金帳期加上水電費項目。預覽中還能調整每期的應收款日、刪除個別費用項目、合併下一期，或新增單筆收款。

步驟四：業主帳期（佣金與管理費）

佣金

房子租出去後向雙方收的介紹費：向業主收的佣金（點1個月快速帶入），與向房客收的佣金（點半個月或1個月快速帶入），金額都可自行輸入。

管理費

打開是否產生代管管理費的開關，系統依物件設定的管理費模式自動計算每期金額（例如租金15,000元、管理費10%，帶出1,500元），金額與比例都可點擊編輯調整。確認後點擊產生業主帳期。

產生後可以看到整份業主帳期清單，每期管理費的金額都能點擊鉛筆圖示個別修改。

步驟五：屋況檢查與附件

入住前把屋況記錄清楚，退租點交時有憑有據：

• 房屋與房間照片、備註: 上傳房屋照片（上限5張）與房間照片（上限10張）、填寫備註。打開將照片與備註加入合約的開關，這些內容會直接附在租約中，作為屋況證明。
• 出租物品清單: 打開加入合約的開關後，逐項點選數量：家具（床架、衣櫃、書桌等）、家電（冷氣、洗衣機、冰箱等）、鑰匙（大門、房門、遙控器），清單外的物品可自行新增。點交時逐項核對，少一件都有紀錄。
• 保險公司資訊: 這份租約若投保租金保險，把開關切到是，填入等待期、保險公司、保單起訖日、保額、保障週期等資料，保障狀況之後隨租約可查。詳細填法見： 租金保險功能說明

與房客線上簽約

點擊修改合約後，選擇電子合約的簽署方式。所有人完成簽署後，系統自動產出合約PDF寄送或供下載。四個選項：

• 房客透過Email簽署: 系統把簽署通知寄到房客的Email信箱，房客點開即可線上簽名。
• 房客透過連結簽署: 系統產生一組簽署連結，複製後用通訊軟體傳給房客。
• 房客當場簽署: 房客就在現場時使用，直接在您的裝置上協助房客完成簽名。
• 不簽約，僅記錄搬入資料: 只需要記錄合約資訊、不需要電子簽署時選這個，例如已簽好紙本合約的情況。

選擇合約範本

從下拉選單選擇範本：系統內建的預設租約範本，或您自訂的範本（例如短租約、長租約、外籍房客約），也可以直接建立新範本或點擊編輯合約範本調整條款。

選好範本後，前面步驟填過的資料自動帶入合約變數欄位：房客與房東姓名、地址、房間、簽名欄與簽署日期，不必逐份重打；房客的個人資料留待房客簽約時自行填入。

輪到您簽名時，可以手寫繪製、上傳簽名圖檔，或選用先前儲存的簽名。簽署前需確認已詳閱合約並自願簽署，完成後點擊將簽名加入合約。

預覽合約確認無誤後，點擊寄出合約給房客。房客完成簽署後，系統自動產出完整的合約PDF給雙方留存。

完成後：帳期已經自動產生，不需要再輸入

完成搬入後，到房源管理的房客帳期介面，在房客帳務頁籤可以看到系統已自動為這位房客產生的所有帳期：租金帳期（依租約週期，含合併收取的水電項目）與水電帳期（與租金週期不同的費用），之後每期自動接續產生，不需要再手動輸入。抄表制的項目在抄表前會標示未抄表，完成抄表後金額自動計入該期帳單。

切換到仲介公司帳務頁籤，可以看到這份合約同時產生的週期性管理費帳期，每期金額與應收款日都排好了，同樣之後自動接續產生，不需要再手動輸入，直接等收款、對帳即可。

查看/修改合約：租金、繳租週期、押金、週期性帳款隨時可調

合約完成後，日後若要調整租金、繳租週期、押金或週期性帳款，點擊房間單位的更多選單（三個點的圖示），選擇查看合約，租賃條款、繳費週期、押金與週期性水電費都可以在這個畫面直接修改，不必重建合約。請留意：尚未完成簽署的電子合約會暫時鎖定修改，需完成簽署後才能調整。

常見問題

三種租約類型怎麼選？

有明確起訖日、到期後另行處理的一般租約，選固定租期。租期完全不固定、隨時可提前通知終止的彈性租賃，選按月租約。預期房客到期後會繼續住的，選固定租期到期後轉按月（系統推薦）：到期不必重簽，帳期自動接續，不會漏開帳。

房客的Email一定要填嗎？

強烈建議填。不填的話，系統不會寄租金繳費通知給房客，線上簽約的Email通知也無法送達。若真的沒有Email，簽約可改用連結或當場簽署的方式。

押金由管理公司還是業主保管，有什麼差別？

差別在錢記在誰的帳上。選擇業主，系統自動把押金記入該業主的信託帳戶（系統為每位業主建立的虛擬帳戶，代收的錢都記在裡面），之後業主結轉時一併結算；選擇管理公司則記在公司帳上。依您與業主合約的約定選擇。

預收款項是什麼？跟押金一樣嗎？

不一樣。押金是履約擔保，退租時原則上全額退還；預收款項是先收一筆錢逐期抵扣實際費用，例如每月預收500元電費，實際電費從中扣，免去房東每期墊付與逐月結算的麻煩，退租時剩餘金額結清退還。兩者在帳上都屬於欠房客的負債，不是收入。

帳期產生後還能修改嗎？

可以。產生時的畫面只是預覽，當下就能調整應收款日、刪除個別費用、合併下一期或新增單筆收款；帳期建立之後要再修改，到物件管理的房間單位，進入房客帳期頁面調整即可。

業主的佣金和管理費什麼時候會標記為已收款？

跟著租金走。當某期租金帳期標記為已收款時，系統自動扣抵並把該期的代管管理費與業主佣金一併標記為已收款，不必逐筆手動核銷。

一定要線上簽約嗎？

不用。簽署方式的最後一個選項是不簽約、僅記錄搬入資料，適合已簽好紙本合約的情況，帳期與管理功能完全不受影響。