Operácie na účty nájomníkov: vysporiadanie platieb, čiastočné platby, odpočet meračov a záloha, každodenné vyberanie nájmu je na tejto stránke

Čo je to účtovné obdobie nájomníka?

Po dokončení presunu/podpise zmluvy systém automaticky vygeneroval všetky účtovné obdobia tohto nájomníka (nájom, záloha, výdavky na energie). Stránka účtovného obdobia nájomníka je každodenná operačná plocha týchto faktúr: platby od nájomníka sa tu vysporiadajú, merače sa tu odčítajú, čiastočné platby sa tu spracujú, zostatky záloh a preddavkov sa tu kontrolujú.

Každodenné vyberanie nájmu pozostáva iba z dvoch úkonov: peniaze prichádzajú, označte ako prijaté; je čas na odpočet, zadajte údaje merača. Všetky ostatné generovanie faktúr, výpočet sumy, označenie omeškania, zasielanie upozornení, systém automaticky spracováva.

Prehľad rozhrania: štyri karty a jedno menu funkcií

Kliknutím na ľubovoľnú izbu v zozname nehnuteľností na ľavej strane vstúpite do tejto sekcie. Štyri karty na vrchu rozlišujú stav a typ faktúr: Nespravený záznam (nezaplatené faktúry, každodenná pracovná plocha), Spravený záznam (história prijatých platieb), Záloha a preddavky, Pravidelné výdavky. Pri režime správy je možnosť prepínania medzi zachránenými účtami nájomníkov a účtami agentúry.

Viacnásobné menu vpravo každého účtu (ikona troch bodiek) je vchodom ku všetkým operáciám: označenie prijatia platby, zrušenie, odpočet meračov, pridať/upraviť, odloženie platby, oznámenie o platbe atď., všetko je vysvetlené v tejto časti.

Bežné operácie

Vysporiadanie platieb: označiť ako prijaté

Po prijatí platby od nájomníka nájdete danú faktúru na karte Nespravený záznam a kliknite na Označiť ako prijaté v rozšírenom menu. Okná zobrazia dátum prijatia, spôsob platby (hotovosť, prevod atď.) a sumu, predvolená suma je celková suma splatnej faktúry.

Po potvrdení správnosti sumy môžete podľa potreby doplniť poznámky, začiarknuť zaslanie potvrdenia nájomníkovi, kliknúť na potvrdenie a tak dokončiť odúčtovanie. Táto faktúra sa okamžite presunie na kartu Zúčtované, označenie omeškania zmizne a správcovská provízia a poplatky za dané obdobie budú v správcovskom režime automaticky označené ako prijaté.

Nájomník zaplatil len časť: Čiastočná platba a doplatková fakturácia

Ak zadáte v okne označenia prijatia sumy nižšiu sumu než celkový pohľadávaný obnos, systém zobrazí rozdelenie: Prijatá suma sa rozdelí na jednotlivé položky a zvyšná suma automaticky vytvorí doplatkovú fakturáciu, pričom možno nastaviť termín splatnosti. Pri odoslaní môžete začiarknuť zaslanie potvrdenia a doplatkovej fakturácie nájomníkovi.

Odočty: Zadajte stav odočtu, systém vypočíta sumu automaticky

Náklady na základe odočtu sú pred dokončením odočtu označené ako nemené. Kliknutím na možnosť Odočty v ďalšej ponuke zadajte aktuálny stav, systém na základe predchádzajúceho stavu a ceny za jednotku automaticky vypočíta odobranie a sumu (napr. predchádzajúci stav 1000, každá jednotka 5 €), po uložení sa suma pripočíta k faktúre a oznámenie o platbe bude následne zaslané. Ak sú letné ceny elektriny alebo stupňová tarifikácia, môžete tu zmeniť cenu za jednotku.

Zúčtované: Prehľad historických platieb

Faktúry, ktoré sú zúčtované, sú na karte Zúčtované, s každou položkou zobrazujúcou obdobie, detaily, dátum a sumu prijatia, a stav označený ako zaplatené. Ak chcete vedieť, koľko bolo prijaté za určitý mesiac alebo kedy nájomník zaplatil, tu nájdete kompletnú evidenciu.

Depozity a preddavky: Dlh voči nájomcovi, zostatok vždy na dosah

Záložka depozitu zobrazuje záznamy a aktuálny zostatok depozitu k tejto nájomnej zmluve a označuje správcu depozitu (napr. vlastník v dôvernom účte). Pri odchode sa tu overuje suma na vrátenie.

Záložka preddavkov zaznamenáva prostriedky vopred poskytnuté nájomcom (napr. preddavok na elektrinu). Nasledujúce obdobia sa odpočítavajú od tohto zostatku, pri odchode sa zvyšná suma vyrovná a vráti. Kliknutím na pridanie faktúry môžete vytvoriť záznam o preddavku.

Opakované poplatky: Čo každý termín platí táto zmluva

Záložka opakovaných poplatkov uvádza všetky nastavené skupiny opakovaných fakturačných období pre túto zmluvu: názov, obdobie, frekvencia, podrobnosti a sumy poplatkov, odlíšené, ak sa účtujú s nájomným. Na úpravu sumy alebo pridanie nového poplatku (napr. začatie poplatku za internet) kliknite tu na úpravu alebo pridanie opakovaného poplatku, nasledujúce obdobia budú generované podľa novej konfigurácie.

Ostatné funkcie v menu

• Neúčtované: Použité pri dohodnutí odpustenia poplatku s nájomcom, nebude viac ako čakajúci na príjem.
• Odloženie nájmu: Pri dohode s nájomcom o odložení platby upravte deň splatnosti tejto faktúry, aby sa predišlo mylnému označeniu ako oneskorené.
• Oznámenie o platbe: Ručne odošlite oznámenie o platbe nájomcom bez čakania na systémový plán.
• Pridať/Upraviť: Upravte obsah tejto faktúry alebo kliknite na tlačidlo vpravo hore na vytvorenie jednorazového poplatku (napr. rozdelenie opravy).

Časté otázky

Čo ak nájomca zaplatil iba časť nájomného?

Označte ako prijaté, vyplňte prijatú sumu. Systém otvorí rozhranie na prerozdelenie sumy, rozdiel autom vytvorí dodatočné obdobie a umožňuje nastaviť dátum platby. Môžete zaškrtnúť možnosť odoslať ďalšiu faktúru nájomcovi. Nie je potrebné manuálne rozdeľovať platbu a žiadne zostatky sa nestratia.

Kam zmizla faktúra po označení ako prijatá?

Presunuté na kartu zúčtované, uchováva celé obdobie, detaily, dátum prijatia a sumy. Karta nezúčtované vždy zobrazuje iba faktúry s neuhradenými platbami, takže slúži ako denný kontrolný zoznam: keď je prázdna, úhrady na dnes sú dokončené.

Odošle sa neodčítaná faktúra oznámenie o platbe nájomcovi?

Nie. Faktúry na meranej spotreby sa neodosielajú pred dokončením odpočtu a potvrdením sumy, aby sa zabránilo neúplným faktúram. Po dokončení odpočtu systém automaticky odošle doplnkovú faktúru. Takže keď vidíte označenie neodrátané, najprv dokončite odpočet.

Požiada nájomca o oneskorenie platby, bude zaznamenané ako oneskorenie?

Prostredníctvom ponuky Viac môžete upraviť dátum splatnosti v časti Odložený nájom, aby sa omeškanie počítalo od nového dátumu – nedôjde k chybnej označení.