Popis funkcie predplatených pohľadávok

Prečo by mal prenajímateľ vyberať predplatbu za elektrinu od nájomcu?

Aby sa predišlo nepríjemnostiam spojeným s mesačným vyberaním nájmu a odpočtom energií, mnohí prenajímatelia volia možnosť inkasa polročného alebo ročného nájomného a odpočtu energií raz za polrok/rok. To však vedie k tomu, že náklady za elektrinu musí prenajímateľ uhradiť vopred.

Napríklad pri účte za elektrinu vo výške 500 $ na nájomcu mesačne, je potrebné pre 20 nájomcov uhradiť počas polroka 60 000 $, čo spôsobuje peňažný tlak na prenajímateľa. Aby sa tomuto predišlo, prenajímateľ predbežne vyberie od nájomcov sumu ako "predplatbu za elektrinu".

Povaha predplatených pohľadávok

Predplatené pohľadávky nie sú nájom a líšia sa od zálohy. Hoci sú tiež klasifikované ako pasívum prenajímateľa, používajú sa na postupné vyrovnanie nákladov na energie. Na správu týchto súm náš systém ponúka funkciu "Kniha predplatených pohľadávok".

Kniha predplatených pohľadávok: Podobné systému hotovostných výdavkov v účtovníctve

Na zjednodušenie správy sme v našom systéme navrhli knihu predplatených pohľadávok na princípe "systému hotovostných výdavkov":

• Každá predplatená pohľadávka bude umiestnená do rovnakej knihy
• Keď sú prostriedky v knihe vyčerpané alebo je potrebné ju vyrovnať, môžete v systéme vykonať "uzavretie knihy"
• Po vyrovnaní môžete zvoliť vrátenie zostatku nájomcovi alebo automaticky otvoriť novú knihu na zaznamenávanie nových záloh a odpočtov.

Tento mechanizmus nielenže robí účtovníctvo jasným, ale uľahčuje aj budúce účtovanie či zladenie účtov, a tiež zabezpečuje, že účty za elektrinu sú odpočítané z vlastných predplatiek každého nájomcu.

Spôsob ovládania systému

1️⃣ Nastaviť predplatné pri pridávaní zmluvy

Možnosť voľby „prvá splátka“ alebo „každá splátka pevne“.

2️⃣ Dotazovanie a vyrovnávanie knihy predplatiek

Po ukončení zmluvy môžete vidieť knihu na „Účetné obdobie nájomcu“ → „Zálohy & Predplatené stránky“. Stlačením „Vyrovnať knihu“ môžete určiť, ku ktorému predplatiu sa kniha vyrovná, a určiť, na čo bude použité. Zostatková suma sa prenesie do novej knihy predplatného.

3️⃣ Pridať príjem do knihy

Môžete tiež manuálne pridať príjem v účetnom období nájomcu a uložiť dodatočné prostriedky do knihy.

4️⃣ Nastavenie ako prijaté: používať predplatie na odpočet za elektrinu

V sekcii „Účetné obdobie nájomcu → Nastaviť ako prijaté“ môžete zvoliť „Predplatené“ ako spôsob platby, vybrať položky na odpočet (ako sú fixné poplatky za elektrinu atď.) a systém automaticky odpočíta náklady z knihy predplatiek.

Zhrnutie

S funkciou knihy prijatých záloh majitelia nemusia zálohovať účty za energie, účtovníctvo je prehľadné, flexibilné a zjednodušuje zúčtovanie. Ideálne riešenie pre dlhodobý prenájom a správu viacerých nájomcov!