Ako vygenerovať hlavné knihy v RentPackage, automaticky sumarizovať nájomné a účty nehnuteľností

Stále zaznamenávate transakcie nájomného po jednej do Excelu na vyrovnanie? RentPackage má zabudovaný kompletný systém podvojného účtovníctva. Stačí pravidelne inkasovať nájomné, zapisovať účty a systém automaticky zhromaždí účtovné zápisy. Keď potrebujete vidieť knihy, vyberiete obdobie a stlačíte jedno tlačidlo, čím okamžite vytvoríte vyváženú hlavnú knihu — bez potreby účtovného zázemia alebo manuálneho sčítania.

1. Čo je hlavná kniha?

Hlavná kniha (General Ledger) sumarizuje všetky transakcie v danom obdob podľa účtovných kategórií (aktíva, záväzky, vlastnícke práva, príjmy, výdavky) a zobrazuje súhrn debetov, kreditov a zostatky pre každý účet. Je základom výkazu ziskov a strát a súvahy, a je najčastejšie požadovanou správou pri auditoch. Poskytne vám podklady pre účtovníka, prenajímateľa alebo daňové úrady.

2. Zdroj údajov pre správu

Čísla v hlavnej knihe pochádzajú z dvoch miest, ktoré sa automaticky zlúčia a vypočítajú:

• Účtovné zápisy generované na obdobie: Po vytvorení zmluvy systém automaticky generuje účtovné zápisy pre nájomné, zábezpeky, správne poplatky atď. Pri príchode platby sú príslušné zápisy synchronizované bez potreby manuálneho účtovania.
• Manuálny zápis: Príjmy a výdavky mimo fakturačného obdobia (napr. náklady na opravy, počiatočné prevody, alokácie vlastníkovi) je možné zadať pomocou funkcie manuálneho zápisu. Postup nájdete tu: Návod na manuálny zápis

3. Vygenerovanie hlavnej knihy

Krok 1: Prejdite na stránku reportov

V ľavej ponuke kliknite na „Reporty“ → „Reporty“.

Krok 2: Nastavenie podmienok reportu

• Typ reportu: Vyberte „Hlavná kniha“.
• Nehnuteľnosť / Vlastník / Spoločnosť: Vyberte subjekt, ktorý chcete prehľadať. Rovnaký účet môže samostatne spracovať fakturáciu pre rôznych vlastníkov, ich účtovníctvo ostáva nezamieňané, čo je obzvlášť dôležité pre správcovské spoločnosti.
• Obdobie výkazu: Vyberte počiatočný a konečný dátum dotazu, napríklad 2026/01/01 – 2026/07/24.
• Účtovná základňa:
  • Hotovostná základňa: Účtuje sa na základe „dňa prijatia platby“, príjem sa zaznamenáva až po prijatí peňazí. Vhodné pre individuálnych prenajímateľov a malé vykazovanie.
  • Akruálna základňa: Účtuje sa na základe „dňa pohľadávok“, príjem sa zaznamenáva pri splatnosti nájmu bez ohľadu na prijatie platby. Vhodné pre firmy požadujúce formálne finančné výkazy.

Po dokončení nastavení stlačte „Vygenerovať výkaz“.

Krok tri: Kontrola výkazu

4. Ako čítať túto správu

Výkaz je rozdelený na päť hlavných častí podľa kategórie účtov s vysvetlením pomocou príkladových čísel:

• Aktíva: Zostatok „Dôvernícky bankový účet“ 443,579, predstavuje peňažný zostatok počas spravovaného obdobia; zostatok „Pohľadávky“ 402,695, predstavuje sumu po splatnosti, ktorá ešte nebola prijatá; ďalšie účty, ako napríklad „Depozitný bankový účet“, ukazujú prostriedky depozitného účtu samostatne.
• Záväzky: Zostatok „Depozit“ 577,332, zostatok „Prijaté predplatné“ 13,685. Depozity a prijaté predplatné nie sú príjem, ale sú to prostriedky, ktoré sa vrátia nájomníkom alebo sa týkajú budúcich období, systém ich automaticky správne klasifikuje, aby sa predišlo bežnej chybe považovať depozity za príjem.
• Majetok vlastníka: „Úvodné preúčtovanie“ na strane dal 4,523, je úvodný majetok presunutý pri ustanovení účtu; „Rozdelenie vlastníka“ sú prostriedky prerozdeľované vlastníkom počas obdobia, znižujúce majetok, zobrazujú sa červenou farbou. Bežné príjmy z nájmu a platieb zriedka generujú záznamy o majetku, tento blok zvyčajne zahŕňa úvodné preúčtovanie, príspevky alebo rozdelenie vlastníka, ak takéto záznamy počas obdobia nie sú, nebude zobrazený.
• Príjmy: Okrem „Príjmy z nájmu“ 222,818, sú rôzne príjmy ako poplatky za čistenie, vodu, internet, depozity za rezerváciu samostatne uvedené podľa účtov, súčet príjmov 243,849, pričom zdroj každého príjmu je jasne zrozumiteľný.
• Náklady: „Prevádzkové náklady spoločnosti“, „Prenájom náklady“, „Transakčné poplatky“ a ďalšie náklady vzniknuté počas obdobia, súčet debetu 30,015.

5. Tlač a ukladanie

Ikona tlače vpravo hore na reporte umožňuje priamu tlač alebo uloženie ako PDF, bez potreby ďalšieho formátovania pred jeho odovzdaním účtovníkovi alebo vlastníkovi.

6. Často kladené otázky

Prečo sú čísla na hotovostnom a akruálnom základe odlišné?

Rozdiel je v čase uznania. Akruálny základ uznáva podľa „dátumu pohľadávky“, teda príjem je uznaný, keď nájomné splatné; hotovostný základ uznáva podľa „dátumu prijatia hotovosti“, teda keď sú peniaze prijaté. Ak nájomca mešká s platbou, príjem v tom období bude na oboch základoch odlišný, čo je normálne.

Objavia sa manuálne zápisy v hlavnej knihe?

Áno. Manuálne zápisy a zápisy automaticky generované na obdobie sú vždy zlúčené a sumarizované bez potreby ďalšieho nastavenia.

Môžem zobraziť účty len pre jednu nehnuteľnosť?

Áno. V rozbaľovacej ponuke „Nehnuteľnosť/Vlastník/Spoločnosť“ vyberte konkrétnu nehnuteľnosť a systém zosumarizuje len zápisy pre túto nehnuteľnosť.