Operacje na okresie rozliczeniowym najemcy: weryfikacja płatności, płatność częściowa, odczyt liczników i depozyty, codzienny czynsz na tej stronie

Czym jest okres rozliczeniowy najemcy?

Po zakończeniu wprowadzenia/zawarcia umowy, system automatycznie generuje wszystkie okresy rozliczeniowe dla tego najemcy (czynsz, depozyt, media). Strona okresu rozliczeniowego najemcy to centrum operacji dla tych rachunków: weryfikacja płatności najemcy, odczyty liczników, obsługa częściowych płatności, sprawdzanie salda depozytów i przedpłat.

Codzienna obsługa czynszu to tylko dwa kroki: pieniądze wpływają, oznacz jako otrzymane; należy dokonać odczytu licznika, wprowadź odczyt. Tworzenie rachunków, obliczanie kwot, oznaczanie opóźnień i wysyłanie powiadomień wykonuje system automatycznie.

Przegląd interfejsu: cztery zakładki i jedno menu funkcji

Kliknięcie dowolnego pokoju na liście nieruchomości po lewej stronie wprowadza do niego. Cztery zakładki u góry dzielą rachunki według statusu i rodzaju: nie rozliczone (rachunki, za które jeszcze nie otrzymano zapłaty, codzienna praca), rozliczone (historie otrzymanych płatności), depozyty i przedpłaty, cykliczne opłaty. W trybie zarządu można przełączać się między rachunkami najemcy i agencji.

Menu więcej po prawej stronie każdego rachunku (ikona trzech kropek) to wejście do wszystkich operacji: oznacz jako otrzymane, anulowanie, odczyt liczników, dodawanie/edycja, opóźnianie czynszu, powiadomienia o płatności itp. W tym poście omawiamy kilka najczęściej używanych.

Często używane operacje

Weryfikacja płatności: oznacz jako otrzymane

Po dokonaniu płatności przez najemcę znajdź rachunek w zakładce nie rozliczonej i kliknij opcję oznacz jako otrzymane w menu więcej. Okno wyświetli datę płatności, metodę płatności (gotówka, przelew itp.) i kwotę, domyślnie ustawioną na całość należności za ten okres.

Po potwierdzeniu kwoty, opcjonalnie dodaj notatki, zaznacz opcję wysyłania pokwitowania najemcy, a następnie kliknij potwierdzenie, aby ukończyć rozliczenie. Rachunek zostanie przeniesiony do zakładki Rozliczone, zniknie oznaczenie przeterminowania, a opłata i prowizja zarządzania będą automatycznie oznaczone jako zapłacone.

Najemca zapłacił tylko część: częściowo opłacone i zaległe okresy rozliczeniowe

W oknie oznaczenia płatności, jeśli wpisana kwota jest mniejsza niż należna, system otworzy ekran alokacji: przypisuje otrzymaną kwotę do odpowiednich pozycji kosztowych, a pozostała kwota automatycznie generuje zaległy okres rozliczeniowy, dla którego można ustalić termin płatności. Można także zaznaczyć wysyłkę pokwitowania i zaległego rachunku najemcy.

Odczyt liczników: wprowadź odczyt, system policzy kwotę

Opłaty według odczytów liczników są oznaczone jako nieodczytane aż do ich zakończenia. Kliknij odczyt liczników, wprowadź bieżące odczyty, a system na podstawie poprzednich odczytów i ceny jednostkowej obliczy zużycie i kwotę (np. poprzedni odczyt 1000, cena 5 za jednostkę). Po zapisaniu kwota ta będzie ujęta w rachunku, a powiadomienie o płatności zostanie wysłane. Jeśli dostępne są ceny sezonowe lub progowe, można tutaj zmienić jednostkowy koszt.

Rozliczone: historia płatności w jednym miejscu

Rozliczone rachunki są w zakładce Rozliczone, każdy pokazuje okres rozliczeniowy, szczegóły, datę i kwotę płatności, oznaczone jako zapłacone. Tu znajdziesz wszystkie informacje o wpłatach za dany miesiąc i dniach płatności najemców.

Depozyt i przedpłaty: saldo należne najemcy, dostępne o każdej porze

Zakładka Depozyt pokazuje historię depozytów i aktualne saldo dla tej umowy najmu, zaznaczając depozytariusza (np. powiernicze konto właściciela). Przy zakończeniu najmu użyj tego do weryfikacji kwoty zwrotu.

Zakładka Przedpłaty rejestruje środki zdeponowane z góry przez najemcę (np. przedpłaty na media), które są sukcesywnie pomniejszane z miesięcznych opłat za media. Pozostałe saldo jest zwracane przy zakończeniu najmu. Kliknij 'Dodaj fakturę', aby utworzyć rekord przedpłaty.

Opłaty cykliczne: jakie opłaty pobierane są na tej umowie najmu co okres

Zakładka Opłaty cykliczne wymienia wszystkie skonfigurowane cykle opłat dla tej umowy najmu: nazwa, okres, częstotliwość, szczegóły i kwoty. Opłaty pobierane z czynszem są oznaczone. Aby dostosować kwotę lub dodać nowe opłaty (np. zaczynać pobierać opłatę za internet w trakcie), kliknij tutaj 'Edytuj' lub 'Dodaj opłatę cykliczną'. Kolejne cykle będą generowane według nowej konfiguracji.

Inne funkcje w menu

• Zwolnienie: Używaj, gdy zgadzasz się z najemcą na zwolnienie jakiejś opłaty. Nie będzie już ona widoczna jako należna.
• Odroczenie czynszu: Gdy uzgodniono z najemcą opóźnienie płatności, dostosuj termin należności, aby uniknąć oznaczenia jako zaległe.
• Powiadomienie o płatności czynszu: Ręcznie wyślij powiadomienie o płatności czynszu dla tego rachunku do najemcy, nie czekając na harmonogram systemu.
• Dodaj/Edytuj: Dostosuj zawartość rachunku lub skorzystaj z opcji dodawania w prawym górnym rogu, aby stworzyć tymczasowy rachunek (np. podział kosztów naprawy).

FAQ

Co zrobić, gdy najemca zapłaci tylko część czynszu?

Oznacz jako opłacone, wpisując faktycznie otrzymaną kwotę. System otworzy ekran rozdziału, aby przypisać wpłatę do poszczególnych pozycji, automatycznie tworząc brakującą płatność i pozwalając ustalić datę dopłaty oraz wysłać rachunek do najemcy. Nie trzeba ręcznie dzielić rachunku, a różnica nie zostanie pominięta.

Gdzie trafia rachunek po oznaczeniu jako opłacony?

Przenoszony do zakładki rozliczeń, z pełnym zachowaniem danych o okresie, szczegółach, dacie i kwocie płatności. Zakładka nieopłaconych rachunków wyświetla tylko te niezapłacone, służąc jako codzienna lista zadań: opróżnij ją, aby zakończyć dzisiejszą kontrolę czynszów.

Czy rachunki bez odczytu liczników będą wysyłać powiadomienia do najemcy?

Nie. Rachunki oparte na odczycie liczników nie zostaną wysłane przed ukończeniem odczytu i ustaleniem kwoty, aby uniknąć niekompletnych rachunków. Po odczycie system automatycznie wyśle powiadomienie. Zobaczysz etykietę 'bez odczytu', więc najpierw dokonaj odczytu.

Czy jeśli najemca poprosi o opóźnienie płatności, rachunek będzie uznany za zaległy?

Możesz dostosować termin płatności, odwlekając go z poziomu menu rozszerzonego. Dni zaległości są liczone od nowej daty płatności, więc nie zostaną błędnie oznaczone.