Przeprowadzka i podpisanie umowy: okres najmu, kaucja, opłaty za media ustawione za jednym razem, automatyczne generowanie cyklu rozliczeniowego

Co zrobi dla Ciebie ten proces?

Gdy najemca się wprowadza, kliknij 'Wprowadź/Podpisz' na jednostce, aby ukończyć wszystkie ustawienia: dane najemcy, typ umowy i okres najmu, cykl płatności i przypomnienia o należnościach, kaucja, opłaty za media, przedpłaty, system automatycznie generuje cały cykl rozliczeniowy najemcy, bez potrzeby ręcznego wpisywania danych.

W trybie zarządzania proces obejmuje dodatkowy krok cyklu właściciela: prowizje i opłaty zarządzania są automatycznie generowane według ustawień, a po otrzymaniu czynszu automatycznie zaznacza się ich odliczenie. Następnie można przejść do podpisania umowy z najemcą online, umowa jest automatycznie wprowadzana, aż do jej wysłania.

Kroki działania

Krok 1: Wybierz jednostkę i wypełnij dane najemcy

Znajdź jednostkę, do której najemca ma się wprowadzić, w lewym panelu z listą nieruchomości, kliknij ikonę z trzema kropkami obok tej jednostki i wybierz 'Wprowadź/Podpisz'.

Adres nieruchomości wprowadzany automatycznie, wpisz imię i Email najemcy. Jeśli w tej umowie są dodatkowi sygnatariusze (np. gwarant), kliknij dodaj dodatkowego sygnatariusza; w przeciwnym razie pomiń.

Krok 2: Ustaw warunki najmu

Typ umowy najmu (wybierz jedno z trzech)

• Stały okres najmu: Standardowa umowa najmu z określonymi datami początkową i końcową. Daty można wybrać ręcznie lub kliknąć, żeby szybko wprowadzić 1 rok, 2 lata.
• Najem miesięczny: Okres najmu elastyczny bez ustalonego końca, system kontynuuje generowanie następnej faktury na podstawie cyklu płatności z oryginalnej umowy. Obie strony mogą zakończyć po wcześniejszym powiadomieniu.
• Stały okres najmu, po wygaśnięciu przekształcony na miesięczny (zalecany przez system): Po wygaśnięciu umowy nie ma potrzeby ponownego podpisywania, system automatycznie kontynuuje generowanie faktur. Odpowiednie, gdy oczekuje się, że najemca pozostanie, uniemożliwiając pominięcie wystawienia faktury z powodu zapomnienia o przedłużeniu umowy.

Przypomnienia o wynajmach i odnowieniach

Po ustawieniu daty rozpoczęcia i zakończenia najmu, ustaw datę powiadomienia o odnowieniu (np. 30 dni przed wygaśnięciem): system wyśle powiadomienie e-mail do członków zarządzających tą nieruchomością, aby z wyprzedzeniem zajęli się odnowieniem lub najmem, unikając nieoczekiwanych okresów pustostanu.

Okres płatności i data wymagalności

Osiem rodzajów częstotliwości płatności: tygodniowo, co dwa tygodnie, miesięcznie, co dwa miesiące, kwartalnie, co cztery miesiące, półrocznie, rocznie, system generuje odpowiedni okres rozliczeniowy zgodnie z częstotliwością.

Wybierz jedną z dwóch zasad daty wymagalności: określony dzień miesiąca (np. pierwszy dzień miesiąca) lub określoną liczbę dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego. Ta data jest podstawą do przypomnień i oceny opóźnień.

E-mail z przypomnieniem o płatności

Możesz wybrać, aby równocześnie wysłać powiadomienie o płatności do najemcy, ustawiając, ile dni wcześniej ma być wysłane (np. 5 dni przed datą wymagalności). Rachunki na podstawie odczytów liczników nie zostaną wysłane przed ich odczytem, po czym system automatycznie wyśle powiadomienie; system również wyśle przypomnienie o odczycie liczników 5 dni przed datą przypomnienia do członków zarządzających tą nieruchomością, aby zapewnić, że zostały one odczytane przed wysyłką powiadomienia.

Krok trzeci: Czynsz, kaucja i media

Czynsz i kaucja

Wpisz kwotę czynszu, podatek jest opcjonalny (można wpisać kwotę stałą lub procent, np. 500 lub 5%). Wybierz liczbę miesięcy dla kaucji (kliknij 1 miesiąc, 2 miesiące, aby szybko wpisać), można dodać wiele pozycji; kwota kary za wcześniejsze rozwiązanie umowy jest opcjonalna.

Opiekun kaucji do wyboru: wybierając firmę zarządzającą, kaucja jest zapisywana na koncie firmy; wybierając właściciela, system automatycznie zapisuje kaucję na koncie powierniczym właściciela. Konto powiernicze to wirtualne konto, które system tworzy dla każdego właściciela, na które są zapisywane wszystkie wpłaty, rozumiane jako konto bankowe właściciela.

Okresowe opłaty za media

Opłaty pobierane okresowo poza czynszem (woda, miejsce parkingowe, internet, itp.) ustawione raz, generowane automatycznie co okres. Trzy metody naliczania:

• Koszt stały: Automatyczne naliczanie stałej kwoty co okres, na przykład miesięczna opłata za wodę 100 zł, opłata za windę, internet.
• Opłata według pomiaru: Ustaw cenę jednostkową (np. 5 zł za jednostkę) i początkowy odczyt (opcjonalny, można później uzupełnić), wpisz odczyty przed i po co okres, system oblicza należną kwotę według zużycia.
• Wprowadzanie ręczne: Wprowadź kwotę z otrzymanej faktury co okres, np. rachunek za gaz; w przypadku podziału między najemcami można użyć średniej lub proporcji do wyliczenia należnych kwot.

Przełącznik na górze dialogu decyduje o przypisaniu terminu płatności dla tej opłaty, czyli dwie opcje pobierania opłat za media: włączone, opłaty włączone do cyklu czynszu (zgodnie z okresem umowy), razem na tej samej fakturze co czynsz; wyłączone, system generuje niezależny cykl dla opłat za media (różny od cyklu czynszu), naliczanie według samodzielnie ustawionego cyklu.

Zaliczki (opcjonalne)

Jeśli nie chcesz płacić za media dla najemcy, włącz zaliczki: wybierz konto i ustaw kwotę zaliczki na okres (np. miesięczna zaliczka na prąd 500 zł), rzeczywiste koszty będą stopniowo odejmowane z zaliczki, a odczyt liczników zostanie rozliczony w ustalonym czasie. Ta zaliczka to dług wobec najemcy, a po rozliczeniu uznawana jest jako przychód, a pozostała kwota jest zwracana przy wyprowadzce. Jeśli nie potrzebujesz, pozostaw wyłączone.

Generuj okres rozliczeniowy najemcy

Kliknij, aby wygenerować okres rozliczeniowy najemcy - ostatnie ustawienia zamieniają się w podgląd pełnego rachunku: kaucja (można zaznaczyć jako pobrane), okresy czynszu uwzględniające opłaty za media. W podglądzie możesz dostosować daty wymagalności płatności, usunąć poszczególne pozycje kosztów, scalić z następnym okresem lub dodać jednorazową płatność.

Krok 4: Okres rozliczeniowy właściciela (prowizja i opłata administracyjna)

Prowizja

Opłata za pośrednictwo pobierana po wynajęciu mieszkania: prowizja pobierana od właściciela (kliknij 1 miesiąc dla szybkiego wprowadzenia), oraz prowizja pobierana od najemcy (kliknij pół miesiąca lub 1 miesiąc dla szybkiego wprowadzenia), można wprowadzić dowolną kwotę.

Opłata administracyjna

Włącz przełącznik generowania opłaty administracyjnej, system automatycznie oblicza kwotę na okres zgodnie z modelem opłat ustawionym dla obiektu (np. czynsz 15 000 zł, opłata administracyjna 10%, wyświetla 1 500 zł), kwotę i procent można edytować. Po zatwierdzeniu kliknij, aby wygenerować okres rozliczeniowy właściciela.

Po wygenerowaniu można zobaczyć pełną listę rachunków właścicieli, kwotę każdej opłaty można indywidualnie edytować, klikając ikonę ołówka.

Krok 5: Inspekcja stanu i załączniki

Przed zamieszkaniem dokładnie zarejestruj stan nieruchomości, aby mieć dowód przy wyprowadzce:

• Zdjęcia domu i pokoju, notatki: Prześlij zdjęcia domu (max 5) i pokoju (max 10), wprowadź notatki. Włącz przełącznik, aby dodać zdjęcia i notatki do umowy. Zostaną one dołączone jako dowód stanu.
• Lista rzeczy do wynajęcia: Po włączeniu przełącznika dodawania do umowy, wybierz ilości poszczególnych przedmiotów: meble (łóżko, szafa, biurko itp.), sprzęt AGD (klimatyzacja, pralka, lodówka itp.), klucze (do drzwi głównych, pokojowych, piloty). Rzeczy spoza listy można dodać samodzielnie. Przy przekazaniu wypisuj każdą rzecz, brak zapisaną.
• Informacje o firmie ubezpieczeniowej: Jeśli ta umowa najmu obejmuje ubezpieczenie czynszowe, ustaw przełącznik na "tak", wprowadź okres oczekiwania, firmę ubezpieczeniową, daty polisy, sumę ubezpieczenia, okres ochrony, itp. Status ochrony można sprawdzić w umowie. Szczegóły znajdziesz w: Objaśnienie funkcji ubezpieczenia czynszowego

Podpisz umowę online z najemcą

Kliknij, aby edytować umowę, a następnie wybierz sposób podpisania umowy elektronicznej. Po zakończeniu podpisywania przez wszystkich system wygeneruje PDF umowy do wysłania lub pobrania. Cztery opcje:

• Najemca podpisuje przez Email: System wysyła powiadomienie o podpisaniu na Email najemcy, który może podpisać online po otwarciu.
• Najemca podpisuje przez link: System generuje link do podpisania, który po skopiowaniu można wysłać do najemcy przez komunikator.
• Najemca podpisuje na miejscu: Używane, gdy najemca jest na miejscu; pomóż najemcy podpisać bezpośrednio na Twoim urządzeniu.
• Bez podpisywania umowy, tylko zapisanie danych o wprowadzeniu się: Wybierz, gdy potrzebujesz tylko zarejestrować informacje o umowie, bez wymogu podpisu elektronicznego, np. w sytuacji, gdy papierowa umowa jest już podpisana.

Wybierz szablon umowy

Z listy rozwijanej wybierz szablon: domyślny szablon z systemu lub własne szablony (np. krótki najem, długi najem, umowy dla zagranicznych najemców), możesz też stworzyć nowy lub edytować istniejący.

Po wyborze szablonu, dane wprowadzone w poprzednich krokach automatycznie uzupełniają pola umowy: imię najemcy i wynajmującego, adres, pokój, pole podpisu i datę. Dane osobowe najemcy wprowadza on sam przy podpisywaniu.

Gdy nadejdzie Twoja kolej, możesz złożyć podpis odręczny, przesłać plik z podpisem lub użyć zapisanego podpisu. Przed podpisaniem należy potwierdzić przeczytanie i chęć podpisania. Po zakończeniu podpis zostaje dodany do umowy.

Po potwierdzeniu poprawności umowy, wyślij ją do najemcy. Po podpisaniu, system generuje pełne PDF z umową dla obu stron.

Po zakończeniu: okres rozliczeniowy został automatycznie utworzony, bez potrzeby dalszego wprowadzania danych

Po zakończeniu wprowadzenia, na interfejsie okresów rozliczeniowych najemcy w sekcji zarządzania nieruchomością, znajdziesz wszystkie okresy rozliczeniowe, które system automatycznie wygenerował dla tego najemcy: okresy czynszowe (zgodnie z cyklem umowy, wraz z połączonymi opłatami za media) oraz okresy rozliczeniowe za media (opłaty inne niż czynsz), które następnie generują się automatycznie bez konieczności ręcznego wprowadzania. Pozycje na podstawie odczytu liczników będą oznaczone jako nieodczytane przed ich odczytem, a po jego zakończeniu kwoty automatycznie zostaną przypisane do danej faktury.

Przełączając na zakładkę finansów agencji pośrednictwa, możesz zobaczyć automatycznie wygenerowane okresy rozliczeniowe opłat zarządczych w tej umowie, z ustaloną kwotą i terminem płatności dla każdego okresu. Kontynuują się one automatycznie, bez konieczności ręcznego wprowadzania, można tylko czekać na płatność i dokonać rozliczenia.

Podgląd/edytuj umowę: Czynsz, okres płatności, depozyt, cykliczne opłaty można zmieniać w dowolnym momencie

Po zawarciu umowy, jeśli w przyszłości chcesz zmienić czynsz, okres płatności, depozyt lub cykliczne opłaty, kliknij na menu więcej (ikona trzech kropek) przy jednostce pokoju i wybierz podgląd umowy. Wszystkie warunki umowy, okresy płatności, depozyt i cykliczne opłaty za media można zmieniać bez konieczności odtwarzania umowy. Uwaga: e-umowy, które nie zostały jeszcze podpisane, będą tymczasowo zablokowane do modyfikacji i wymagają ukończenia podpisu, aby mogły zostać zmienione.

Często zadawane pytania

Jak wybrać typ umowy najmu z trzech dostępnych?

Jeśli umowa ma określone daty rozpoczęcia i zakończenia, a po jej upływie wymagane są dalsze działania, wybierz umowę na czas określony. Jeśli okres wynajmu jest całkowicie płynny i można ją zakończyć po uprzednim powiadomieniu, wybierz najem miesięczny. Jeśli przewidujesz, że najemca pozostanie po zakończeniu umowy, wybierz umowę na czas określony z przejściem na najem miesięczny po jej upływie (rekomendowane przez system): po upływie nie wymaga ponownego podpisania, okresy rozliczeniowe są kontynuowane automatycznie, bez przegapienia rozliczeń.

Czy adres email najemcy jest obowiązkowy?

Zdecydowanie zaleca się podanie. Bez tego system nie będzie wysyłał powiadomień o płatności czynszu do najemcy, a powiadomienia email o podpisaniu online również nie zostaną dostarczone. Jeżeli faktycznie nie ma adresu email, umowę można podpisać za pomocą linku lub na miejscu.

Kto powinien przechowywać kaucję: zarządca czy właściciel i jakie ma to znaczenie?

Różnica polega na tym, na czyim koncie są zapisane pieniądze. Wybierając właściciela, system automatycznie zapisuje kaucję na koncie powierniczym właściciela (wirtualne konto utworzone przez system dla każdego właściciela, na którym gromadzone są środki), a następnie dodaje ją do rozliczeń przy przelewie. Wybierając firmę zarządzającą, kwota jest zapisana na jej koncie. Wybierz zgodnie z umową z właścicielem.

Co to są zaliczki? Czy są takie same jak kaucja?

Nie są takie same. Kaucja jest zabezpieczeniem wykonania umowy i zasadniczo jest zwracana w całości po zakończeniu najmu. Zaliczki to pobierane z góry kwoty na pokrycie przyszłych kosztów, np. miesięcznie zaliczka 500 zł na rachunki za prąd, z której odliczane są rzeczywiste koszty. Ułatwia to właścicielowi eliminację zaliczek i miesięcznych rozliczeń. Niewykorzystane zaliczki są rozliczane i zwracane po zakończeniu najmu. Obie są zobowiązaniami wobec najemcy, a nie dochodem.

Czy można edytować zaksięgowane okresy?

Tak, można. Widok generacji jest tylko podglądem i można natychmiast dostosować datę płatności, usunąć poszczególne koszty, połączyć z następnym okresem lub dodać jednorazowy rachunek. Po utworzeniu okresu można go edytować w zakładce okresów najemcy w zarządzaniu lokalem.

Kiedy prowizje właściciela i opłaty zarządcze są oznaczane jako otrzymane?

Wraz z czynszem. Gdy dany okres czynszu zostanie oznaczony jako zapłacony, system automatycznie odlicza i oznacza opłatę zarządczą i prowizję właściciela jako zapłacone, eliminując konieczność ręcznego księgowania.

Czy umowa musi być podpisana online?

Nie, nie musi. Ostatnia opcja to brak umowy i jedynie rejestracja danych wprowadzki, co jest odpowiednie dla wcześniej podpisanych umów papierowych. Funkcje zarządzania i okresy są w pełni funkcjonalne.