כיצד להשתמש בלוח השנה לתזמון הודעות לדיירים: הודעה על הפסקת חשמל כדוגמה

מהו לוח שנה?

נניח שחברת החשמל הודיעה לך כי בעוד 15 ימים תהיה הפסקת חשמל עקב תחזוקה. בעת קבלת ההודעה ייתכן שאתה עסוק, וייתכן כי תשכח להודיע לדיירים כעבור 15 ימים. בעזרת לוח השנה, תוכל ליצור אירוע בזמן קבלת ההודעה, לקבוע תאריך, והמערכת תשלח התראה לדיירים כשיגיע הזמן, ללא צורך שתשמור בראש או תתקשר ותשלח הודעות אחד-אחד. אותו תהליך מתאים להפסקות מים, בדיקות כיבוי אש, בדיקות סוף חכירה וכו'.

איך לפתוח לוח שנה

לחץ על סמל לוח השנה בפינה הימנית העליונה של המסך (במסגרת אדומה בתמונה למטה) כדי להיכנס לדף לוח השנה.

לוח השנה מאפשר תצוגת חודש, שבוע, יום וחודש, וניתן לעבור בין חודשים בעזרת החצים. בצד ימין של המסך יופיעו כל האירועים החודשיים לפי תאריך, כדי שתוכל לזהות בקלות אילו נושאים עליך לטפל בהם בקרוב.

איך להוסיף אירוע

לחץ על כפתור הוספת לוח שנה בפינה הימנית העליונה או על תאריך בלוח השנה כדי לפתוח חלון הוספה (כמופיע בתמונה למטה).

נושא הוא שדה חובה, אנא הזן את תוכן האירוע הזה, למשל: 22/7, 9:00-12:00 הפסקת חשמל לתחזוקת קווים. הנושא יוצג בלוח השנה וישלח כהודעה לדיירים. לכן מומלץ לכתוב את הזמן והסיבה בבירור, כדי שהדיירים יבינו מיידית ולא יצטרכו לשאול שוב.

האם לפרסם את האירוע לדיירים

בקטע של הנכס, תוכלו להחליט האם האירוע יפורסם:

• פומבי: הדיירים הנבחרים של הנכס (או החדר) יראו את האירוע בממשק הדייר ויקבלו הודעה. לדוגמה, להודעות הפסקת חשמל רצוי לסמן 'פומבי' כדי שהמערכת תיידע את כל הדיירים המושפעים.
• לא פומבי: רק בממשק הניהול ניתן לראות, מתאים לנושאים פנימיים כמו תיאום עם ספקים, ביקורת פנימית.

לאחר מכן, בחרו את שם הנכס ושם החדר לאירוע הזה. לדוגמה בהפסקת חשמל, לרוב כל הבניין מושפע, בחרו רק את הנכס; אם זה משפיע על חדר מסויים (כמו תיקון צנרת בחדר אחד), בחרו את החדר וההודעה תשלח רק לדיירי החדר הזה.

הגדר תאריך ואופן הודעה

תאריך הוא שדה חובה, אנא בחרו את תאריך ושעת האירוע. בהודעת הפסקת חשמל, למשל, מלאו את תאריך ההפסקה בעוד 15 יום.

אופן ההודעה זמין בשלוש דרכים, המערכת תשלח אוטומטית לפי בחירתכם. לאחר ההגדרה, אינכם צריכים לזכור זאת עוד:

• הודעה בזמן מוגדר: ניתן לבחור את זמן שליחת ההתראה מתפריט נפתח (למשל, ביום האירוע), המערכת תשלח אוטומטית בזמן זה. לדוגמה: לשלוח ביום הפסקת החשמל כדי שהדיירים יזכרו ולא יקבלו מוקדם מדי וישכחו.
• שלח התראה עכשיו: לאחר השמירה, המערכת תשלח התראה באופן מיידי. מתאים למידע שחשוב להודיע עליו מראש, כמו תכנון הפסקת חשמל 15 יום לפני.
• ללא התראה: רק רישום בלוח שנה, ללא שליחת התראות.

הודע לנמענים נוספים

אם יש להודיע לאנשים נוספים מלבד דיירים וצוות ניהול (כגון בעלים או קבלנים), אפשר להוסיף נמענים נוספים לרשימת ההתראות כדי שיקבלו את ההתראה ביחד, ללא צורך בהעברה נוספת.

התראה מחזורית

אם האירוע מתרחש באופן קבוע (למשל, בדיקת אש חודשית או ניקוי מאגר כל רבעון), ניתן להפעיל התראה מחזורית והמערכת תזכיר באופן אוטומטי לפי מחזור שנקבע, ללא צורך ביצירת אירוע חדש כל פעם.

העלה קובץ תמונה מצורף

ניתן להעלות תמונות (עד 2) בחלק הקבצים המצורפים. לדוגמה, עבור הודעה על הפסקת חשמל, ניתן לצלם את ההודעה ולעלותה, כך שהדיירים יקבלו את ההודעה המקורית והמידע יהיה מלא. לאחר ההגדרה, לחצו על 'שמירה' להוספה.

הצגה והדפסת לוח שנה

האירועים שהוספתם יופיעו בלוח השנה וברשימת האירועים בצד ימין; לחצו כדי להציג או לערוך. במידה ויש צורך בפרסום מודעה פיזית (כמו בלוח מודעות הבניין), לחצו על כפתור הדפסה להדפסת לוח השנה הנוכחי.