התראות מותאמות אישית להשכרה: תזכורת לתשלום, סיום חוזה, נשלח למי שצריך בזמן הנכון

מה התראות מותאמות יכולות לעשות עבורכם?

ניהול השכירות כולל עבודה רבה של "צריך להודיע למישהו בזמן הנכון": צריך להודיע לעובדים ולדיירים על חידוש חוזה, להודיע על פקיעת פוליסה, או לשלוח הודעה שנתית על עליית דמי השכירות. התראות מותאמות מאפשרות להגדיר כללים: מתי לשלוח (תנאי הפעלה), למי לשלוח (אובייקטים והתניות), ומה לשלוח (תוכן שמישתנה שמבוסס על פרטיו של כל נמען). המערכת עוקבת אוטומטית ומבצעת שליחה.

המפתח הוא תוכן ההודעה המותאם אישית: התוכן כולל משתנים (כגון שם הדייר, שם הנכס, תאריך התחלת החוזה) ובמועד השליחה המערכת מחליפה זאת במידע האישי של כל נמען. כללים נשלחים ל-100 דיירים שונים, וכל אחד מקבל הודעה אישית.

גישה: לחצו על 'התראות' בתפריט השמאלי, ובחרו התראות מותאמות. ברשימה ניתן לראות כללים מובנים במערכת כגון הודעה על חידוש חוזה, התראה על פינויה, התראה לפקיעת ביטוח ועליית דמי השכירות. לחצו על 'הוסף' בפינה הימנית העליונה כדי ליצור כללים מותאמים אישית.

למה זה יכול לשמש? חמישה תרחישים מעשיים

להלן כללים מובנים או שניתן להגדיר תוך דקות:

ארבעה שלבים ליצירת כלל

שלב ראשון: הגדרות בסיסיות

הפעילו את המתג, תנו שם ייחודי לכלל, ובחרו למי לשלוח התראה: לשוכרים (רק לשוכרים עם חוזים מתאימים), או לעובדים (רק לעובדים המטפלים בנכס, כדי למנוע עומס הודעות לא רלוונטיות על אחרים).

שלב שני: תנאי התראה

• סוג טריגר: מונע אירועים (מתחיל לפי תאריך בחוזה, השימוש הנפוץ ביותר) או מחזור קבוע (נשלח באופן קבוע).
• תאריך בסיסי להפעלה: בחר תאריך בסיסי: תאריך התחלת חוזה, תאריך סיום שכירות, תאריך פינוי, תאריך התחלת ביטוח, תאריך סיום ביטוח.
• הגדרת זמן: שלח פעם אחת, או הודעות שנתיות (מבוסס על תאריך בסיסי, נשלח כל שנה באותו תאריך, מתאים להודעת עדכון שנתית של תשלום שכירות).
• עיתוי שליחה: לפני האירוע (הודעה מוקדמת), אחרי האירוע (הודעה מאוחרת) או ביום האירוע, וקבע בכמה זמן (שנים, חודשים, ימים) להקדים או לאחר.
• תנאי סינון: הגבלות נוספות לאילו חוזים חלים על כלל זה, למשל מצב חוזה שווה 'בתוקף'. ניתן להוסיף תנאים רבים. חוזים שאינם עונים לתנאים לא יקבלו הודעה.

שלב שלוש: תוכן ההודעה

ערוך כותרת וגוף הודעה. בצד שמאל רשימת שדות זמינים (ממוינים לפי חוזה, נכס וכו'), לחיצה על שדה תוסיף משתנה (מוצג כסוגריים כפולים, למשל שם הדייר, שם הנכס, תאריך התחלת חוזה). ניתן להשתמש במשתנים בכותרת ובגוף.

דוח ההודעה: בחר מספר שדות, המערכת תיצור טבלה בסוף ההודעה. כמו שם הנכס, חדר, תאריך התחלה של החוזה, כך שהנמען לא יצטרך לחפש בתוך הטקסט.

שלב רביעי: תצוגה מקדימה ושמירה

תצוגה מקדימה תציג את מראה ההודעה: כותרת, גוף וטבלה אוטומטית, משתנים כבסוגריים כפולים. אשר ולחץ על שמור.

עם השמירה, הכלל מופיע ברשימה והסטטוס מוגדר כפעיל. כל כלל ברשימה מציג תקציר התנאים, נמענים וסטטוס, וניתן לכבות, לערוך או למחוק בכל עת.

צפה בתיעוד ההודעות שנשלחו לדיירים

לאחר שליחת הודעה, תוכל לבדוק את מצבה בכל עת. לתיעוד ההודעות, עבור ל״[ הודעות ]״ → ״[ תיעוד הודעות לדיירים ]״ בתפריט השמאלי.

העמוד יציג את כל ההודעות שנשלחו לפי סדר זמנים, כולל זמן שליחה, תמצית של החוקים שהופעלו (תדירות, מושא, תנאים ומצב החוק), ואת שם הנכס ויחס לחלוקים נשלחים. לחץ על ״[ צפה בתוכן ההודעה ]״ כדי לראות את התוכן המלא שהתקבל על ידי הדייר.

כאשר ישנם רשומות מרובות, השתמש ב-[ סינון ] למעלה לצמצום התוצאות, כדי למצוא במהירות רשומות של נכס או דייר מסוים.

כיצד ההודעה נראית? כל נמען מקבל גרסה מותאמת אישית

כאשר כלל מופעל, המערכת בודקת כל חוזה: אם תאריכים ותנאים מתאימים, הנתונים מוחלפים במשתנים בהודעה ונשלחים לנמען המתאים. כלומר, זהות הנמען קובעת את תוכן ההודעה.

לדוגמה, כלל 'תודת חמש שנים שכירות': הדייר Billy מקבל הודעה 'היי Billy, תודה על חמש שנות שכירות ב-Sunny Heights Apartment - Room 301', ודייר אחר יקבל את שמו, נכסו וחדרו. כלל אחד, הודעה אישית לכל דייר, ואתה מגדיר פעם אחת.

שאלות נפוצות

מה ההבדל בין חוקים מובנים לחוקים שנוספו ידנית?

אין הבדל מהותי. חוקים מובנים מוגדרים מראש למצבים נפוצים (תזכורות חידוש, הודעות פינוי, תוקף ביטוח, תזכורות עלייה בשכר דירה) וניתן להפעילם מיד או לערוך אותם; עבור חוקים שנוספו ידנית, אתם משלבים ממקור קריטריונים, יעד ותוכן. החופש זהה.

מה ההבדל בין מונע מאירועים למחזור קבוע?

מונע מאירועים מבוסס על תאריכים ספציפיים בכל חוזה, לדוגמה 60 יום לפני תום כל חוזה שכירות, והזמנים משתנים לפי החוזה, זהו הדפוס הנפוץ ביותר לתזכורות שכירות. מחזור קבוע אינו מחובר לתאריכי חוזה ונשלח באופן תקופתי.

מהן המחרוזות בתוך סוגריים כפולות בתוכן?

אלו מייצגים שיוחלפו בזמן ההזמנה. המערכת מחליפה את המידע לפי נתוני החוזה של כל נמען: שם הדייר מתחלף בשם הנמען, והאובייקטים והתאריכים משקפים את נתוני החוזה. לכן, כל הודעה הנשלחת לפי חוק היא ייחודית לנמען.

האם כאשר בחורים עובדים כנמענים, כל העובדים יקבלו את ההודעה?

לא, רק לעובדים שעוקבים אחר האובייקט הקשור. מי שממונה על האובייקטים יקבל הודעות הנוגעות להם, ולא עובדים לא רלוונטיים. ניתן לשנות חברי מעקב בהגדרות האובייקט.

האם אפשר לערוך חוקים לאחר שהם מוגדרים? מה אם אני רוצה להפסיק לשלוח זמנית?

כן, אפשר. חזרו לרשימת החוקים וערכו או מחקו כל חוק דרך תפריט נוסף; להפסיק זמנית פשוט העבירו למצב מושבת. ההגדרות יישמרו, ותוכלו להפעיל מחדש בכל עת.

הדייר אומר שלא קיבל הודעה, איך אני יכול לוודא?

בבקשה היכנס ל'הודעות' → 'רשומות הודעות דייר' לבדיקה. הרשומות יפרטו את זמן המשלוח עבור כל הודעה, ולחיצה על 'צפייה בתוכן המייל' תציג את תוכן המייל שנשלח. אם המשלוח קיים ברשומות, בקש מהדייר לבדוק את דואר הזבל או לוודא את כתובת האימייל בנתוני הדייר.