הכנס רשומות ידנית: תחזוקה, ביטוח, פחת, הכנסות והוצאות מחוץ למחזור החשבון יכולות להיכנס לחשבון
קישורים מהירים במאמר זה
מה יכולים לרישומים ידניים לעשות בשבילך?
מחזור חודשי של דיירים יתעד באופן אוטומטי הכנסות והוצאות הקשורות להשכרה, אך ניהול נכסים כולל גם הוצאות כמו תיקונים, ביטוח, מיסים ופחת. רישום ידני מאפשר להזין את ההוצאות האלו למערכת.
לא נדרשת פעולה נוספת לאחר ההזנה: הרישומים מתעדכנים אוטומטית בדוחות רווח והפסד, מאזן, תזרים מזומנים ודוחות מס בינלאומיים. ככל שהנתונים מלאים יותר, הדוחות מציגים תמונה יותר מדויקת של הפעילות העסקית.
אופן הפעלה
שלב ראשון: כניסה לדף רישום ידני
לחץ על דוחות בתפריט השמאלי, ולאחר מכן לחץ על רישום ידני כדי להיכנס לעמוד. לחץ על כפתור הוספת רישום ידני בחלק העליון הימני.
שלב שני: מילוי תוכן הרישום
בחלון הוספת רישום ידני, מלא לפי הסדר:
- בחר נכס/חברה: לאיזה נכס או חברה יש לייחס רישום זה, כדי שיוכל לתרום לדוחות.
- תאריך העסקה: תאריך העסקה בפועל שייכות התקופה במחזור הדיווח.
- פרטי רשומה: בחרו חשבון עבור כל שורה והכנסו סכום חובה או זכות. שתי שורות ברירת מחדל, לחצו 'הוסף' כדי להוסיף שורות נוספות לפי הצורך.
- הערות: רישום מטרה או מידע לגבי הקבלה (מקסימום 400 תווים) כדי לזכור את הפרטים להתאמה עתידית.
איך למלא רשומות נפוצות?
שלוש רשומות ידניות נפוצות בניהול השכרות:
| תסריט | חובה | זכות |
|---|---|---|
| תשלום עבור תיקונים (למשל, החלפת דודי חימום) | הוצאות תיקונים | הפקדה בנקאית |
| תשלום עבור ביטוח נכס | הוצאות ביטוח | הפקדה בנקאית |
| רישום פחת נכס לתקופה זו | הוצאות פחת | פחת נצבר |
שיטה פשוטה: הוצאה נרשמת בצד החובה; מקור התשלום (הפחתת הפקדה בנקאית) או כיצד הופחת הנכס (הגדלת פחת נצבר) נרשמת בצד הזכות. כשהסכומים זהים, החשבון מאוזן.
היכן תופיע הרשומה המתועדת?
לאחר שליחה, הרשומה מתבצעת מיד ומתווספת אוטומטית לדוח רווח והפסד (סעיפי הוצאה), דוח מצב פיננסי (סעיפי נכסים והתחייבויות) ודוח תזרים מזומנים. אם הסעיף מותאם לשדות דוח מיסוי (למשל, Schedule E בארה"ב, SA105 בבריטניה, Anlage V בגרמניה, T776 בקנדה), הנתונים יוזנו אוטומטית לדוח המיסוי, ללא צורך בהזנה חוזרת.
שאלות נפוצות
מדוע מאזני החובה והזכות באדום ולא ניתן להגיש?
סכום החובה והזכות אינם שווים. סרגל הרמזים מציג את הסכומים והפער הנוכחי של שני הצדדים. יש להוסיף את הכמות החסרה לצד המתאים. בכל רישום יש לשמור על איזון חובה וזכות, זוהי כלל הנהלת החשבונות הכפולה, והמערכת מונעת רישום שגוי.
אילו עמלות יש לרשום ידנית ואילו יש לרשום בתקופת החשבון של הדייר?
תשלומים הקשורים ישירות לחשבון החוזה, כגון: שכר דירה, חשבונות חשמל או אגרות ניקיון, יש לרשום בתקופת החשבון של הדייר. תשלומים ללא קשר לחשבון החוזה, כמו הוצאות תיקון, ביטוח, מסים ורישום מתקנים, יש לרשום ידנית.
האם ייתכן לרשום יותר משני חשבונות ברישום אחד?
אפשרי. ניתן להוסיף שורות חשבונות חדשות על ידי לחיצה על 'הוסף' בתחתית פרטי הרישום. אין הגבלה על מספר השורות כל עוד סכום החובה שווה לסכום הזכות.
האם תאריך הרישום משפיע על הדו"חות?
כן. הדו"חות מתבססים על תאריך הפעולה: דוח רווח והפסד ודוח תזרים מזומנים נקבעים לפי תקופת הדו"ח בה התאריך הפועל נופל, ודוח מאזן בוחן אם תאריך הפעולה מתרחש לפני תאריך הדו"ח. לכן, כדאי לרשום את התאריך האמיתי של הפעולה ולא את תאריך הכניסה למערכת.