כניסה וחתימה עם דיירים: תקופת השכרה, פיקדון והוצאות נוספים בהגדרה אחת, מחזור אוטומטי של תשלומים.

מהו תהליך זה מסוגל לעשות עבורך?

בעת כניסת דייר, לחץ על 'כניסה/חתימה' ביחידת החדר להשלים את כל ההגדרות. כולל מידע דייר, סוג חוזה ותקופה, מחזור תשלומים והודעות תזכורת, פיקדון והוצאות נוספות. המערכת תיצור אוטומטית חשבון מלא לדייר מבלי צורך בהזנה ידנית.

במודל ניהול נוסף צעד נוסף: חשבון בעל הנכס. עמלות ודמי ניהול יווצרו אוטומטית, ולסמן תשלום עם קבלת שכר דירה. ניתן לחתום על החוזה עם הדייר אונליין ולשלוח את החוזה כשהחוזה מוזן אוטומטית.

שלבים לביצוע

שלב 1: בחר חדר ומלא מידע על הדייר

ברשימת הנכסים בצד שמאל, מצא את יחידת החדר, לחץ על תפריט נוסף (אייקון שלוש נקודות), ובחר 'כניסה/חתימה'.

כתובת הנכס מתווספת אוטומטית, מלא את שם הדייר והמייל. אם יש צורך בחותמים נוספים (כמו ערב), לחץ להוסיף חותם נוסף; אחרת, דלג.

שלב שני: הגדר תנאי שכירות

סוג חוזה (בחר אחד מתוך שלושה)

• חכירה קצובה: חוזה שכירות עם תאריכי התחלה וסיום מוגדרים. ניתן לבחור תאריכים ידנית או להזין במהירות שנה, שנתיים.
• חכירה חודשית: שכירות גמישה ללא סיום מוגדר, המערכת תמשיך להפיק מחזורים בהתאם לחוזה המקורי, ניתן לסיים בהודעה מראש.
• חכירה קצובה, לאחר מכן חודשית (מומלץ על ידי המערכת): אין צורך לחדש חוזה לאחר פקיעתו, המערכת תמשיך להפיק מחזורים אוטומטית. מתאים כאשר צפוי שהדייר ימשיך, ללא דאגה לשכוח לחדש.

תזכורות חידוש והשכרה

לאחר הגדרת תאריכי התחלה וסיום, הגדירו תאריך לתזכורת לחידוש (לדוגמה, 30 יום לפני תום החוזה): המערכת תשלח אימייל לחברים הרלוונטיים כדי לטפל בחידוש או השכרה מוקדמת ולהימנע מתקופת דמי שכירות.

מחזור תשלום ותאריך גבייה

שמונה סוגי תדירות תשלום: שבועי, דו-שבועי, חודשי, דו-חודשי, רבעוני, כל ארבעה חודשים, חצי שנתי, שנתי. המערכת תיצור מחזור בהתאם.

בחירה בין שני כללים לתאריך גבייה: יום מסוים בחודש (למשל יום ראשון בחודש) או מספר ימים לפני תחילת המחזור. זהו התאריך שממנו נקבעים תזכורות ותשלומי פיגורים.

אימייל תזכורת לתשלום

יש אפשרות לסמן שליחת תזכורות לתשלום לדיירים ולהגדיר משלוח מוקדם (למשל 5 ימים לפני תאריך הגבייה). חשבונות מבוססי מדידה לא יישלחו לפני השלמת המדידה; המערכת תשלים את המשלוח כשיהיה זמין. בנוסף, היא תשלח תזכורת לקריאת מדידה 5 ימים לפני תזכורת התשלום לחברים הרלוונטיים.

שלב 3: שכר דירה, פיקדון ועלויות חשמל ומים

שכר דירה ופיקדון

הכניסו את סכום השכירות. המס הוא אופציונלי (אפשר להזין כסכום קבוע או אחוזים, כמו 500 או 5%). פיקדון לפי מספר חודשים (לחצו כדי להכניס במהירות 1 או 2 חודשים) וניתן להוסיף רישומים נוספים; קנס על הפרת החוזה מוקדמת הוא אופציונלי.

בחירה בין שני אפוטרופסים לפיקדון: בחרו חברת ניהול לרישום הפיקדון בחשבון החברה, או בעלים, והמערכת תחשיב את הפיקדון אוטומטית בתיק הנאמנות של הבעלים. חשבון נאמנות הוא חשבון וירטואלי שהמערכת יוצרת לכל בעלים כדי לשמור את ההכנסות בשמו, והוא מתפקד כחשבון הבנק של הבעלים.

הוצאות שירות מחזוריות

הגדר כאן הוצאות שנגבות באופן קבוע מעבר לשכר הדירה (שירותים, חניה, אינטרנט וכו'), וייווצרו אוטומטית כל תקופה. שלוש שיטות חיוב:

• חיוב קבוע: סכום קבוע נוצר אוטומטית כל תקופה, למשל 100 שקל לחדש על מים, מעלית, אינטרנט.
• חיוב לפי מדידה: הגדר מחיר יחידה (למשל 5 שקל ליחידה) וקריאה ראשונית (אופציונלי, ניתן להוסיף בהמשך), והזן קריאות לפני ואחרי כל תקופה. המערכת תחשב את הסכום לתשלום לפי הצריכה.
• הזנה ידנית: הזן לפי חשבון בפועל, למשל חשבון הגז החודשי; כאשר משתפים בין דיירים, ניתן לחלוק לפי ממוצע או יחס.

המפסק בחלק העליון של התיבה קובע את שיוך החשבון לתקופת החיוב, כלומר, שתי שיטות לגביית שירותים: 'כן' - הוצאה משולבת בתקופת חיוב השכירות (בהתאם לתקופת השכירות), יחד עם חשבון השכירות; 'לא' - המערכת יוצרת חשבון שירות נפרד (שונה ממחזור השכירות), לפי מחזור משלו ובהפרדה משכר דירה.

תשלומים מראש (אופציונלי)

לא רוצים לשלם מקדמה על הוצאות חשמל עבור הדייר? אפשר להפעיל הקדמות תשלומים: בחרו נושא וקבעו סכום מקדמה לכל תקופה (למשל, גבו מראש 500 ש"ח לחשמל), העלות בפועל תתקזז מהמקדמה ותשולם לאחר קריאת מד הדוד בזמן שסוכם. המקדמה נחשבת כחוב לדייר עד לקיזוז, והיתרה מוחזרת בעת עזיבת הדירה. אם אין צורך, השאירו סגור.

יצירת תקופה חשבונית לדייר

לחצו על יצירת תקופה חשבונית לדייר, ההגדרות יהפכו לתצוגה מקדימה מלאה של חשבוניות: חשבון פיקדון (אפשר לציין קבלה), חשבוניות שכר דירה תקופתיות עם סעיפי הוצאות חשמל. בתצוגה המקדימה ניתן לשנות את מועד התשלום לכל תקופה, למחוק סעיפי הוצאות בודדות, למזג עם תקופה אחרת, או להוסיף תשלום יחיד.

שלב 4: תקופת חשבון בעלים (עמלות ודמי ניהול)

עמלה

עמלות שנגבות משני הצדדים לאחר השכרה: עמלה הנגבית מבעל הנכס (לחצו על 1 חודש להוספה מהירה) ועמלה מהדייר (לחצו על חצי או חודש למילוי מהיר), ניתן להזין באופן ידני כל סכום.

דמי ניהול

הפעילו את כפתור יצירת דמי ניהול, המערכת תחשב אוטומטית לפי מודל הקבוע לנכס (למשל, 15,000 ש"ח שכר דירה, 10% דמי ניהול - יציג 1,500 ש"ח), ניתן לערוך באופן ידני את הסכום והאחוז. לאישור לחצו ליצירת תקופת חשבון בעלים.

לאחר הפקה, ניתן לראות את רשימת מחזורי החשבונות של בעלי הנכסים, ולערוך כל אחד מסכומי דמי הניהול על ידי לחיצה על סמל העיפרון.

שלב חמש: בדיקת מצב הנכס וקבצים מצורפים

תעדו את מצב הנכס לפני כניסה, כך שיהיה תיעוד בעת יציאה.

• תמונות הנכס והחדרים, הערות: העלו תמונות של הנכס (עד 5) ושל החדרים (עד 10), והוסיפו הערות. הפעלת האפשרות להוספת התמונות וההערות להסכם תוסיף את התיעוד ישירות לחוזה כמו הוכחות למצב הנכס.
• רשימת פריטים להשכרה: לאחר הפעלת האפשרות להוספה להסכם, בחרו את הכמות עבור כל פריט: רהיטים (מיטה, ארון, שולחן כתיבה וכו'), מכשירים חשמליים (מזגן, מכונת כביסה, מקרר וכו'), מפתחות (דלת כניסה, דלת חדר, שלט רחוק). ניתן להוסיף פריטים שאינם ברשימה. בעת מסירה, בדקו כל פריט; כל חסר יתועד.
• מידע על חברת ביטוח: באם חוזה זה כולל ביטוח שכירות, הפעילו את האפשרות, הזינו את תקופת ההמתנה, חברת הביטוח, תאריכים תחילת וסיום, סכום הביטוח ותקופת ההגנה. המידע יוצג עם החוזה. לפרטים נוספים: הסבר על פונקציית ביטוח שכירות

חתימה על חוזה עם הדייר אונליין

לאחר לחיצה על עריכת חוזה, בחרי את אופן חתימת החוזה הדיגיטלי. לאחר שכולם חתמו, המערכת יוצרת אוטומטית PDF נשלח או זמין להורדה. ארבע אפשרויות:

• דייר חותם דרך אימייל: המערכת שולחת הודעת חתימה לתיבת האימייל של הדייר, הדייר פותח וחותם אונליין.
• דייר חותם דרך קישור: המערכת מייצרת קישור חתימה, העתיקי ושלחי לדייר באמצעות תוכנת תקשורת.
• דייר חותם במקום: בעת שהדייר נוכח במקום, עזר בהחתמתו על מכשירך.
• ללא חתימה, רק תיעוד כניסה: בחר זאת כשיש תיעוד חוזה ללא צורך בחתימה דיגיטלית, למשל במצב שבו החוזה נחתם פיזית.

בחר תבנית חוזה

בחר תבנית מהרשימה: תבנית חוזה ברירת מחדל מהמערכת או תבנית מותאמת אישית (למשל לטווח קצר, ארוך או לשוכרים זרים). באפשרותך ליצור תבנית חדשה או לערוך תבנית קיימת כדי להתאים את התנאים.

לאחר בחירת התבנית, הנתונים שהוזנו בשלבים הקודמים יוטמעו אוטומטית בשדות משתנים בחוזה: שמות השוכר והמשכיר, כתובת, חדר, שדה חתימה ותאריך חתימה, ללא צורך בהקלדה מחדש. מידע אישי של השוכר ימולא על ידו בעת החתימה.

בזמן תורכם לחתום, אפשר לצייר ידנית, להעלות תמונת חתימה או להשתמש בחתימה שמורה. יש לאשר קריאת החוזה והסכמה לחתום לפני השמה של החתימה בחוזה.

לאחר בדיקת החוזה ואישורו, יש ללחוץ לשליחתו לשוכר. השוכר ישלים את החתימה והמערכת תפיק אוטומטית PDF מלא לשני הצדדים.

לאחר סיום: מחזורי חיוב נוצרו אוטומטית, אין צורך בהזנתם מחדש

לאחר השלמת הכניסה, גשו לממשק מחזורי החיוב של הדיירים בניהול הנכס. בכרטיסיית חיובי הדיירים ניתן לראות את כל מחזורי החיוב שנוצרו אוטומטית עבור הדייר על ידי המערכת: מחזורי חיוב שכר דירה (לפי תקופת השכרה, כולל פריטים מחושבים ביחד כמו חשמל ומים) ומחזורי חיוב חשמל ומים (עלויות שאינן זהות למחזור שכר הדירה), שייווצרו אוטומטית לכל מחזור לאחר מכן ללא צורך בהזנה ידנית. פריטים על פי מדידת מונה יצוינו כלא נמדדו לפני מדידה, והסכום יתווסף אוטומטית לחשבונית המחזור לאחר המדידה.

מעבר לכרטיסיית חיובי חברת התיווך יאפשר לראות את מחזורי החיוב התקופתיים של דמי הניהול שנוצרו עבור החוזה הזה בו-זמנית. הסכום בכל מחזור ויום התשלום המתוכנן כבר קבועים, והם ייווצרו אוטומטית לכל מחזור לאחר מכן ללא צורך בהזנה ידנית, פשוט המתינו לתשלום והתאמה.

צפו/ערכו חוזה: שכר דירה, תקופת תשלום, פיקדון וחשבונות מחזוריים ניתנים לעריכה בכל עת

לאחר השלמת החוזה, אם יש צורך לשנות את גובה שכר הדירה, תקופת התשלום, פיקדון או חשבונות מחזוריים, לחצו על תפריט האפשרויות הנוספות של יחידת החדר (סמל שלוש הנקודות), בחרו באפשרות 'הצג חוזה'. תנאי ההשכרה, תקופת התשלום, הפיקדון והחשבונות המחזוריים חשמל ומים ניתנים לעריכה ישירה במסך זה בלי ליצור חוזה מחדש. יש לשים לב: חוזים אלקטרוניים שטרם נחתמו יינעלו לשינוי עד להשלמת החתימה.

שאלות נפוצות

איך לבחור בין שלוש סוגי שכר הדירה?

לבחירה בחוזה קבוע: חוזה עם תאריכים מדויקים וטיפול נפרד לאחר תום התקופה. לחוזי השכירות הגמישים: חוזים ללא תקופה קבועה שניתן לסיים בהתראה מוקדמת. לבחירה בסוג שכר דירה שממשיך לאחר תום התקופה (מומלץ מערכת): אינו דורש חתימה מחדש לאחר תום התקופה, המחזורים יימשכו אוטומטית, ללא פספוס של מחזורים.

האם יש חובה למלא את האימייל של הדייר?

חובה להכניס. אם לא ממלאים, המערכת לא תשלח הודעות תשלום שכר דירה לדייר, וגם הודעות חתימה אלקטרונית לא יגיעו. במקרה שאין אימייל, ניתן לחתום דרך קישור או במקום.

מה ההבדל אם הפיקדון נשמר על ידי חברת הניהול או בעלי הנכס?

ההבדל הוא באיזו חשבון נרשם הכסף. אם תבחרו בעלי הנכס, המערכת תרשום אוטומטית את הפיקדון בחשבון נאמנות (חשבון וירטואלי לכל בעל נכס), והסכום יוכלל בגמר החשבון. אם תבחרו חברת ניהול, יירשם בחשבון החברה. בחרו בהתאם להסכם עם בעלי הנכס.

מהו תשלום מוקדם? האם זה כמו פיקדון?

זה לא אותו הדבר. פיקדון הוא התחייבות להבטחה, ובאופן כללי מוחזר במלואו בסיום השכירות. תשלום מוקדם הוא תשלום מראש עבור הוצאות בשוטף, כמו חיוב חודשי עבור חשמל, שנגרע מהתשלום מראש ונמנע מהמשכיר את הצורך בתשלום בכל חודש. יתרה מוחזרת בעת סיום השכירות. שניהם נרשמים כהתחייבות כלפי השוכר, לא כהכנסה.

האם ניתן לשנות לאחר יצירת מחזור חשבון?

כן. המסך בעת יצירת המחזור הוא תצוגה מקדימה בלבד, ואפשר לאזן את תאריכי החיוב, למחוק הוצאות ספציפיות, לאחד מחזור הבא או להוסיף קבלה יחידנית; לאחר יצירת המחזור, לגשת לניהול הנכס > יחידת השוכר כדי לשנות.

מתי הסדרה והעמלה של בעלי הנכס מסומנים כקיבול?

לפי תאריך השכירות. כאשר מחזור חיוב השכירות מסומן כקיבול, המערכת מורידה ומסמנת את הוצאות הניהול והעמלות של בעלי הנכס כמקובלות באותו מחזור. אין צורך להתאים כל תשלום בנפרד.

האם חובה לחתום חוזה מקוון?

לא. האפשרות האחרונה בחתימה היא לא לחתום, אלא רק לרשום נתוני כניסה. זה מתאים כאשר קיים חוזה פיזי והפונקציות של המחזור והניהול אינן מושפעות.