הוספת נכס מנוהל: מכניסים נכס, בעלים, פותחים חשבון וחותמים באינטרנט בתהליך אחד.

לפני התחלה: בחרו תפקיד בהתאם למצב הנכס.

לחץ על הוספת נכס בפינה הימנית העליונה, המערכת תבקש ממך לבחור את האפשרות שתואמת למצב הנכס:

• בעל בית עצמאי: הבית בבעלותך, אתה חותם על חוזה עם הדייר ומנהל את השכירות באופן עצמאי.
• ניהול נכסים: חברת ניהול מסייעת לבעל הבית: פרסום להשכרה, גביית שכר דירה, תחזוקה, העברת כספים לבעלים. חוזה נחתם בשם הבעל בית. גביית דמי ניהול או עמלה. הנכס עדיין בבעלות הבעל בית.
• שוכר משנה: חברת הניהול שוכרת מבעל הבית ואז משכירה לדיירים אחרים, ובכך פועלת גם כדייר וגם כבעל בית.
• :

הדגמה זו מציגה את תהליך הניהול במלואו: יצירת נכס וחדרים, בחירת בעל נכס, פתיחת חשבון והגדרות דמי ניהול, העלאת נתונים ועד לחתימה מקוונת עם הבעלים.

שלבי פעולה

שלב 1: הזנת נכס ויחידות חדרים

הזן את פרטי הבסיס של הנכס:

• כתובת הנכס: הכתובת המדויקת של הנכס, תתווסף אוטומטית לחוזה.
• שם הנכס: שם לזיהוי, לדוגמה שם הבניין או הרחוב.
• שם יחידת חדר ודמי שכירות: שורה לכל יחידה: חדר, חניה או חנות יכולים להיות יחידה. מלא שם וסכום שכירות, ולחץ על הוסף יחידת חדר להוספה.

שלב שני: בחר בעל נכס ותקופת ניהול

• בחר בעל נכס: בחר בעל נכס לנכס זה מהתפריט הנפתח. אם בעל הנכס אינו ברשימה, ניתן להוסיף אותו ולציין חשבון להעברת כספים (ניתן לערוך מאוחר יותר בפרטי בעל הנכס).
• נכסים למעקב: ברירת מחדל, יוצרים נכס כאחראיים על ניהולה. ניתן לשנות חברי מעקב לאחר מכן.
• תקופת ניהול: תקופה מוסכמת לניהול נכס עם הבעלים. בחר תאריך התחלה וסיום, או בחר שנה, שנתיים, שלוש או חמש שנים לכניסה מהירה.

שלב שלישי: הגדרת מאזנים (התחלת חשבון ודמי ניהול)

סכום פתיחת חשבון

אם אתה עובר מאקסל או מערכת אחרת, ייתכן שכבר יש יתרה בחשבון הנאמנות עבור הבעלים שלא הועברה. הפעל את המתג, הזן תאריך פתיחה ויתרת חשבון באותו יום, והמערכת תתחיל מסכום נכון, תחסוך הזנה ידנית.

לדוגמה: אם באקסל יתרה של 23,000 ש"ח שלא הועברו, הזן כאן, והמערכת תתחיל מיתרה זו. אם מתחילים ניהול חדש ללא יתרה, שמירת מתג כבוי.

דמי ניהול

בחרו אופן חיוב בהתאם להסכם עם הבעלים, יש שלוש אפשרויות:

• תשלום קבוע: גובה סכום קבוע כל תקופה.
• אחוז: גובה אחוז מהשכר דירה, למשל 10% מהשכר דירה.
• אחוז + תשלום קבוע: שילוב של אחוז ותשלום קבוע, הזינו גם אחוז וגם סכום קבוע.

שלב 4: תמונות וקבצים מצורפים

• תמונות הנכס: העלו תמונות של הנכס (עד 5 תמונות). הפעל את הוספת התמונות וההערות לחוזה כדי שהן יצורפו ישירות להסכם הניהול כאסמכתא למצב הנכס.
• הערות: הסבר נוסף (מקסימום 1500 תווים), ניתן לצרף גם לחוזה.
• קובץ נכס: העלאת מסמכים רלוונטיים (מקסימום 3), כגון סריקות של חוזים קודמים עם הבעלים, לשמירה תחת הנכס.

חתימה על חוזה מקוון עם הבעלים

לאחר לחיצה על 'הבא', בחר את שיטת החתימה על החוזה האלקטרוני. אחרי שכל הצדדים חתמו, המערכת תיצור אוטומטית PDF של החוזה ותשלח אותו או תאפשר להורידו. ארבע אפשרויות:

• חתימה דרך אימייל הבעלים: המערכת שולחת הודעת חתימה לאימייל של הבעלים. לאחר פתיחתה, הבעלים יכולים לחתום אונליין.
• חתימה דרך קישור: המערכת מייצרת קישור חתימה שניתן להעתיק ולשלוח לבעלים ב-LINE או בכל אפליקציית מסרים אחרת.
• חתימה במקום: מיועד לשימוש כאשר הבעלים נוכח, מסייע לבעלים לחתום ישירות במכשיר שלך.
• הוסף נכס ללא חתימה על חוזה: בחר באפשרות זו כשצריך לרשום פרטי חוזה בלבד, ללא חתימה אלקטרונית. ניתן להעלות כקובץ מצורף חוזה נייר חתום מהשלב הקודם.

בחר תבנית חוזה

בחר תבנית חוזה ניהול מהתפריט הנפתח, או לחץ לערוך תבנית למען התאמת התנאים.

לאחר הבחירה, הנתונים שהוזנו בשלבים הקודמים יוזנו אוטומטית לשדות המתאימים בחוזה: שם הבעלים, כתובת, שם הנכס, תאריך, שדות החתימה והחותם של החברה (קובץ החותם יועלה במידע ההגדרות של הארגון). אין צורך להקליד מחדש.

חתימה

כשתורכם לחתום, ניתן לצייר ביד, להעלות קובץ חתימה, או לבחור חתימה שמורה. לפני החתימה, יש לאשר שקראתם את החוזה ושאתם חותמים מרצונכם, ולאחר מכן לחצו להוספת החתימה לחוזה.

לאחר אישור חוזה התצוגה מקדימה, לחץ כדי לשלוח את החוזה לבעל הנכס. לאחר שבעל הנכס חותם, המערכת מייצרת אוטומטית קובץ PDF מלא של החוזה לשני הצדדים.

מה תראו בסיום?

חזרה לדף ניהול הנכסים, הנכס שזה עתה נוצר יופיע ברשימה השמאלית, שם בעל הנכס המיועד יוצג על הכרטיס, מתחת יופיעו יחידות ודיור ודמי השכירות, הסטטוס יוצג כפנוי.

יש שתי אפשרויות כעת: לחץ על העברה/חתימת יחידת דיור כדי להתחיל להסדר כניסת דיירים, או לחץ על הוספת יחידת דיור כדי להוסיף יחידות שטרם נבנו.

צפייה/עריכת חוזה בעל הנכס

חוזה בעל הנכס שנחתם ביצירת נכס ניתן לצפייה ועריכה בכל עת: לחץ על תפריט החוזים בצד שמאל, בחר בחוזה בעל הנכס, בלשונית בעלי הנכסים מצא את החוזה, לחץ על תפריט נוסף בצד ימין ובחר 'צפייה בחוזה בעל הנכס'.

לאחר פתיחה, ניתן לערוך ישירות תאריכי הסכם, לרשום הערות חוזה. היסטוריית השכירות מפרטת את תקופת ההסכם, דמי הניהול ותאריך החתימה. כל רשומה בצד ימין מאפשרת לראות את מצב החוזה, לפתוח מסמך חוזה או למחוק את הרשומה. באזור מסמכי החוזה ניתן להעלות קבצים רלוונטיים ולשמרם.

שינוי דמי הניהול: תעריף ברירת מחדל של הנכס ותקרות קרקעיות

לשינוי דמי הניהול של הנכס הזה, לחץ על סמל העריכה ליד שם הנכס ברשימת הנכסים כדי לפתוח את חלון עריכת הנכס, גלול לחלק של הגדרות דמי ניהול: ניתן לשנות מצב חיוב (תשלום קבוע, אחוזים, אחוזים ועוד תשלום קבוע), לשנות אחוזים או סכום, ולהגדיר את הגובה הנמוך ביותר והגבוה ביותר לכל תקופה. לדוגמה גביית 10% משכר הדירה, אך מקבלים לפחות 400 ש"ח ולא יותר מ-20,000 ש"ח, יש להזין את הגבולות בשדות המתאימים.

שאלות נפוצות

יש לי נכס פרטי וגם נכס שאני מנהל עבור אחרים. האם עלי לפתוח שני חשבונות?

לא צריך. חשבון אחד יכול לכלול ארבעה סוגי תפקידים בנכסים. בכל פעם שמוסיפים נכס חדש, בחר את התפקיד המתאים למצב הנכס. נכס עצמי נבחר כבעל הבית הפרטי, נכס בניהול של אחרים נבחר כבעל הבית המנהל, ואילו חכירה ושכר דירה מחדש נבחר כ"סבורצ". ניתן לנהל את כולם באותו חשבון.

מה זה פתיחת חשבון? האם חובה למלא?

פתיחת חשבון נועדה להעברת נתונים מ-Excel או מערכות אחרות: אם חשבון הנאמנות של בעלי הנכס כולל יתרה שטרם נמשכה, מלא את תאריך וסכום הפתיחה והמערכת תתחיל מחשב מהיתרה הנכונה. אם מדובר בניהול חדש לגמרי ללא יתרת עבר, פשוט תישאר סגור ולא חובה למלא.

האם יש לבנות את כל יחידות החדרים במקביל?

לא. ניתן לבנות חלק קודם ולהשלים בהמשך. לאחר יצירת הנכס, תוכל בכל עת ללחוץ על כרטיס הנכס כדי להוסיף יחידות חדרים, חניה או חנויות כיחידות עצמאיות.

האם חובה לחתום על חוזה עם בעל הנכס אונליין?

לא. האפשרות האחרונה בחתימות מאפשרת להוסיף נכס ללא חוזה, במקרה שכבר יש חוזה נייר חתום. ניתן לסרוק ולהעלות את חוזה הנייר לקבצי הנכס ללא השפעה על ניהול.

מה ההבדל בבחירת סדר החתימה?

בחירת חתימה ע"י בעל הנכס תחילה מאפשרת שינויים במקרה הצורך מבלי ליצור חוזה חדש. אם החוזה סופי, חתימה תחילה שלך מהירה יותר.