הסבר על תכונת קבלת מקדמות

למה משכיר גובה מקדמות על חשמל מהדייר?

כדי להימנע מטרדות חודשיות של גביית שכר דירה וקריאת מונים, משכירים רבים בוחרים לגבות דמי שכירות לשישה חודשים או שנה מראש ולבצע קריאת מונים פעם אחת לתקופה. כך נאלצים המשכירים לכסות את עלות החשמל.

לדוגמה, אם חשבון החשמל לכל דייר הוא 500 ₪ בחודש, על משכיר לכסות סכום של 60,000 ₪ עבור 20 דיירים למחצית השנה. כדי למנוע חוסר במזומנים, המשכיר גובה מראש עלות "חשמל מוקדם".

מאפייני קבלת מקדמות

קבלת מקדמות אינה שכר דירה, ואינה פיקדון. למרות שהיא נחשבת כהתחייבות המשכיר, היא משמשת לכיסוי הוצאות כמו חשמל ומים. כדי לנהל סכומים אלה, המערכת שלנו מספקת תכונת "יומן מלווים".

יומן מקדמות: כמו פטיפון כספי בחשבונאות

לניהול נוח יותר, יומן המקדמות במערכת שלנו מעוצב כמו "פטיפון כספי":

• כל מקדמה מוכנסת לאותו יומן
• כאשר הכסף ביומן מתכלה או צריך לסגור חשבון, ניתן לבצע "סגירת יומן" במערכת
• לאחר הפשרה ניתן לבחור להחזיר את היתרה לדייר או לפתוח באופן אוטומטי ספר חשבונות חדש כדי להמשיך לרשום מקדמות וניכויים חדשים.

מנגנון זה לא רק הופך את החשבונות לברורים, אלא גם מקל על עבודה חשבונאית או התאמות בעתיד, ומבטיח שכל דייר ישלם את חשבון החשמל שלו מתוך המקדמות שלו.

אופן הפעלת המערכת

1️⃣ הגדרת מקדמות בעת הוספת חוזה חדש

ניתן לבחור בין 'חיוב ראשון' או 'חיוב קבוע כל תקופה'.

2️⃣ בדיקה והפרשה של ספרי מקדמות

לאחר השלמת החוזה, ניתן לבדוק את ספר החשבונות תחת 'מחזור דייר'→ 'עמוד פיקדון & מקדמות'. ניתן ללחוץ על 'הפרשת ספר חשבונות' כדי להגדיר לאיזה מקדמות יש להפריש ולציין עבור מה המקדמות ישמשו. היתרה תועבר לספר מקדמות חדש.

3️⃣ הוסף הכנסה לספר החשבונות

ניתן גם להוסיף הכנסות ידנית בתוך מחזור הדייר, ולהפקיד כספים נוספים בספר החשבונות.

4️⃣ הגדרה כמתקבל: ניתן להשתמש במקדמות לכיסוי חשמל

בפונקציה 'מחזור דייר → הגדרה כמתקבל', ניתן לבחור את 'מקדמות' כאמצעי תשלום, לבחור את הסעיף לכיסוי (כגון תעריף חשמל קבוע), והמערכת תחייב אוטומטית מתוך ספר מקדמות.

סיכום ביניים

עם פונקציונליות חשבונות מראש, משכירי דירות לא צריכים לשלם עלויות מים וחשמל מראש, חשבונות ברורים, פעולה גמישה והתאמה קלה הם הפתרון הטוב ביותר לניהול שכירות ודיירים מרובים!