Entrée locataire et signature : durée de location, dépôt de garantie, charges réglées d'un coup, cycle de facturation automatique.

Que fait ce processus pour vous ?

Lors de l'entrée d'un locataire, cliquez sur Entrée/Signature sur l'unité de chambre pour effectuer tous les paramètres en un processus : données du locataire, type de bail et durée, cycle de paiement et rappels, dépôt de garantie, charges, avances de loyer, avec le cycle de facturation du locataire généré automatiquement, sans aucune saisie manuelle.

En mode de gestion, le processus ajoute une étape supplémentaire pour le cycle de facturation du propriétaire : les commissions et frais de gestion sont automatiquement générés selon les paramètres, et marqués automatiquement après réception du loyer. Vous pouvez ensuite signer le contrat en ligne avec le locataire, les données du contrat étant automatiquement insérées jusqu'à l'envoi du contrat.

Étapes de l'opération

Étape 1 : Sélectionner la chambre et remplir les informations du locataire

Dans la liste des propriétés sur la gauche, trouvez l'unité de chambre à occuper, cliquez sur le menu plus de cette chambre (icône avec trois points), et sélectionnez Entrée/Signature.

L'adresse de la propriété est automatiquement renseignée, saisissez le nom et l'email du locataire. Si ce contrat a des signataires supplémentaires (par exemple un garant), cliquez sur Ajouter un signataire supplémentaire ; sinon, passez cette étape.

Étape 2 : Définir les conditions de location

Type de bail (un au choix parmi trois)

• Bail à durée déterminée: Bail standard avec dates de début et de fin précises. Les dates peuvent être sélectionnées manuellement, ou automatiquement pour 1 an, 2 ans.
• Bail mensuel: Durée flexible sans date de fin ; le système génère le cycle de facturation suivant selon le cycle de paiement d'origine, résiliable avec préavis de part et d'autre.
• Bail à durée déterminée, renouvellement mensuel à l'échéance (recommandé par le système): À l'expiration du bail, pas besoin de signer à nouveau, le système continue automatiquement à générer des cycles de facturation. Convient lorsque le locataire est prévu de rester, sans risque de manquer un renouvellement.

Rappels de bail et de renouvellement

Après avoir défini les dates de début et de fin de bail, configurez le jour de notification de renouvellement (par exemple, 30 jours avant l'échéance) : le système enverra un email aux membres concernés pour gérer le renouvellement ou la location à l'avance, évitant ainsi des périodes de vacance imprévues.

Cycle de facturation et date d'encaissement

Huit fréquences de paiement : hebdomadaire, bimensuel, mensuel, bimestriel, trimestriel, quadrimestriel, semestriel, annuel. Le système génère les périodes de facturation correspondantes.

Deux règles pour la date d'encaissement : fixer un jour spécifique du mois (par exemple, le 1er jour du mois) ou quelques jours avant le début de la période de facturation. Cette date est la base pour les rappels et le calcul des retards.

Email de rappel de paiement

Vous pouvez choisir d'envoyer simultanément la notification de paiement aux locataires et définir en combien de jours en avance elle sera envoyée (par exemple, 5 jours avant l'encaissement). Les factures basées sur la relève ne seront pas envoyées avant la relève terminée ; après cela, le système enverra automatiquement la notification. Le système enverra aussi un rappel de relève 5 jours avant, aux membres concernés par le bien, pour s'assurer que la relève est faite avant l'envoi de la notification.

Étape 3 : Loyer, dépôt de garantie et charges d'utilités

Loyer et dépôt de garantie

Entrez le montant du loyer, la taxe est facultative (montant fixe ou pourcentage, par exemple 500 ou 5%). Sélectionnez le nombre de mois pour le dépôt de garantie (sélection rapide 1 ou 2 mois), plusieurs entrées possibles ; la pénalité pour rupture anticipée est facultative.

Gardien du dépôt : sélectionnez la société de gestion pour enregistrer le dépôt sur le compte de la société ; sélectionnez le propriétaire pour inscrire automatiquement le dépôt sur le compte fiduciaire du propriétaire. Le compte fiduciaire est un compte virtuel créé par le système pour chaque propriétaire, dans lequel tous les fonds reçus sont enregistrés, similaire à comprendre comme un compte bancaire du propriétaire.

Charges périodiques

Paramétrez ici les frais récurrents autres que le loyer (électricité, parking, internet, etc.) qui seront générés automatiquement chaque période. Trois méthodes de facturation :

• Frais fixes: Montant fixe généré automatiquement chaque période, par exemple 100€/mois pour l'eau, frais d'ascenseur, frais internet.
• Facturation par relevé: Fixez le prix unitaire (par ex. 5€/kWh) et la lecture initiale (optionnelle, peut être complétée ensuite) ; saisissez les relevés à chaque période et le système calcule le montant dû selon la consommation.
• Saisie manuelle: Saisissez le montant réel reçu de chaque facture par période, par ex. la facture de gaz mensuelle. Pour plusieurs locataires, utilisez le partage moyen ou proportionnel pour calculer le montant dû par chacun.

L'interrupteur en haut du dialogue détermine la répartition de cette charge : en position Oui, elle est incluse dans la période de facturation du loyer (selon le cycle du bail) et facturée avec le loyer ; en position Non, le système crée une période de facturation séparée pour les charges (indépendamment du cycle de loyer), calculée séparément selon le cycle réglé.

Paiements anticipés (optionnel)

Pour éviter de couvrir les frais de services publics des locataires, activez les paiements anticipés : sélectionnez le compte et définissez le montant à percevoir à l'avance chaque période (par exemple, 500 ¥ d'électricité mensuelle). Les coûts réels seront déduits des paiements anticipés et régularisés à la date convenue. Ce prépaiement est une dette envers le locataire, il est reconnu comme un revenu uniquement lors de la déduction. Remboursé au départ si un solde reste. Laissez désactivé si non nécessaire.

Générer cycle de facturation locataire

En cliquant sur Générer cycle de facturation locataire, les paramètres deviennent un aperçu du compte complet : compte de dépôt (avec option de paiement reçu), cycle de loyer avec frais de services publics. L'aperçu permet de modifier les dates d'échéance, supprimer des frais, fusionner avec la période suivante ou ajouter un paiement unique.

Étape 4 : Cycle de facturation propriétaire (commissions et frais de gestion)

Commission

Commission perçue des deux parties après la location de la maison : commission perçue du propriétaire (cliquez pour 1 mois rapidement), commission perçue du locataire (cliquez pour demi-mois ou 1 mois rapidement), montants modifiables.

Frais de gestion

Activez le calcul des frais de gestion. Le système calcule automatiquement chaque période selon le modèle défini (ex. loyers 15,000 ¥, frais de gestion 10%, soit 1,500 ¥). Montant et taux peuvent être modifiés. Cliquez pour générer cycle de facturation propriétaire.

Une fois générée, vous pouvez voir la liste complète des périodes de compte des propriétaires, chaque montant de frais de gestion peut être modifié individuellement en cliquant sur l'icône crayon.

Étape 5 : Inspection des lieux et pièces jointes

Enregistrez l'état des lieux avant l'emménagement pour avoir une preuve au moment de la remise des clés :

• Photos du logement et des pièces, remarques: Téléchargez des photos du logement (maximum 5) et des pièces (maximum 10), ajoutez des remarques. Activez l'intégration au contrat pour inclure ces éléments dans le bail, comme preuve de l'état des lieux.
• Inventaire des articles loués: Après avoir activé l'intégration au contrat, sélectionnez les quantités de chaque article : meubles (cadre de lit, armoire, bureau, etc.), appareils (climatisation, lave-linge, réfrigérateur, etc.), clés (porte d'entrée, porte de la chambre, télécommande). Des articles non listés peuvent être ajoutés. Lors de la remise des clés, vérifiez chaque article, chaque absence est enregistrée.
• Informations de la compagnie d'assurance: Si ce bail dispose d'une assurance loyer, basculez sur oui, et saisissez la période d'attente, compagnie d'assurance, dates de début et de fin de la police, montant assuré, période de couverture, etc. Les détails de la couverture peuvent être vérifiés avec le bail. Pour plus de détails, voir : Description de la fonction d'assurance loyer

Signer en ligne avec le locataire

Après avoir cliqué pour modifier le contrat, choisissez la méthode de signature électronique. Une fois signé par toutes les parties, le système génère automatiquement le PDF du contrat pour envoi ou téléchargement. Quatre options :

• Signature du locataire par email: Le système envoie une notification de signature à l'adresse email du locataire, qui peut signer en ligne après l'avoir ouverte.
• Signature du locataire par lien: Le système génère un lien de signature, à copier et envoyer au locataire via une application de messagerie.
• Signature sur place par le locataire: Utilisé lorsque le locataire est présent sur place, complétez la signature directement sur votre appareil.
• Ne pas signer le contrat, enregistrer uniquement les données d'entrée: Choisissez cette option si vous devez enregistrer uniquement les informations contractuelles sans signature électronique, par exemple, déjà signé sur papier.

Sélectionne un modèle de contrat

Sélectionnez un modèle dans le menu déroulant : modèle par défaut intégré au système, ou votre modèle personnalisé (comme un bail court terme, long terme, pour locataires étrangers). Vous pouvez aussi créer un nouveau modèle ou cliquer pour modifier le contrat existant.

Après avoir choisi le modèle, les données remplies précédemment sont automatiquement intégrées dans les champs du contrat : noms du locataire et du propriétaire, adresse, pièce, espaces pour la signature et la date de signature. Vous n'avez pas à tout ressaisir ; les informations personnelles du locataire seront complétées par le locataire lors de la signature.

Lorsque c'est votre tour de signer, vous pouvez dessiner à la main, télécharger une image de la signature ou utiliser une signature enregistrée. Avant de signer, vous devez confirmer que vous avez lu le contrat en détail et acceptez de signer volontairement. Une fois terminé, cliquez pour ajouter la signature au contrat.

Après avoir vérifié le contrat en aperçu, cliquez pour l'envoyer au locataire. Une fois que le locataire a signé, le système génère automatiquement un PDF complet du contrat pour les deux parties.

Une fois terminé : Les périodes de facturation ont été générées automatiquement, aucune saisie supplémentaire n'est nécessaire

Après avoir emménagé, dans l'interface de facturation des locataires de la gestion des propriétés, vous pouvez voir tous les cycles de facturation générés automatiquement par le système pour ce locataire : les cycles de loyer (selon la période du bail, incluant les charges combinées) et les cycles des charges (avec des frais différents de ceux du loyer), qui seront ensuite générés automatiquement sans besoin d'entrée manuelle. Les éléments à relevé seront marqués comme non relevés avant le relevé, et le montant sera automatiquement inclus dans la facture une fois le relevé effectué.

Basculez vers l'onglet de facturation de l'agence pour voir le cycle de facturation des frais de gestion récurrents généré en même temps que ce contrat. Le montant de chaque période et la date d'échéance sont déjà planifiés, et ils seront également générés automatiquement par la suite sans besoin d'entrée manuelle, il suffit d'attendre le paiement et de faire le rapprochement.

Consulter/Modifier le contrat : loyer, cycle de paiement, dépôt et charges périodiques ajustables à tout moment

Après la finalisation du contrat, pour ajuster le loyer, le cycle de paiement, le dépôt ou les charges périodiques, cliquez sur le menu supplémentaire de l'unité (icône trois points), sélectionnez Consulter le contrat, vous pouvez directement modifier les termes du bail, le cycle de paiement, le dépôt et les charges périodiques dans cet écran sans recréer le contrat. Notez que les contrats électroniques non signés seront temporairement verrouillés pour modification et nécessitent une signature pour être ajustés.

FAQ

Comment choisir parmi les trois types de baux ?

Pour un bail standard avec des dates de début et de fin claires, choisissez le bail à durée fixe. Pour une location flexible sans durée fixe, pouvant être résiliée à tout moment avec préavis, choisissez le bail mensuel. Si vous prévoyez que le locataire continuera à résider après la fin du bail, choisissez la conversion en bail mensuel après la durée fixe (recommandé par le système) : Pas besoin de renouveler, les cycles de facturation se poursuivent automatiquement, aucune facture ne sera manquante.

L'email du locataire doit-il être renseigné ?

Il est fortement recommandé de le remplir. Si ce n'est pas le cas, le système n'enverra pas de notification de paiement de loyer au locataire, et les notifications d'email pour la signature en ligne ne pourront pas être envoyées. Si vous n'avez vraiment pas d'email, la signature peut être faite via un lien ou en personne.

Quelle est la différence entre le dépôt détenu par la société de gestion ou le propriétaire ?

La différence réside dans la comptabilisation. Si vous choisissez le propriétaire, le système crédite automatiquement le dépôt sur le compte fiduciaire du propriétaire (un compte virtuel créé pour chaque propriétaire où sont enregistrés les fonds collectés), ensuite le propriétaire liquide lors du transfert. Avec l'option société de gestion, il est comptabilisé sur le compte de la société. Choisissez selon votre contrat avec le propriétaire.

Qu'est-ce qu'un prélèvement anticipé ? Est-ce la même chose qu'un dépôt ?

Non, c'est différent. Un dépôt est une garantie qui est généralement remboursée intégralement à la fin du bail. Un prélèvement anticipé est une somme d'argent collectée à l'avance et déduite progressivement des frais réels, comme 500 EUR d'électricité par mois; le montant réel est déduit de cette somme, évitant au propriétaire de payer à l'avance ou de calculer chaque mois. Le solde restant est réglé et remboursé à la fin du bail. Les deux sont des dettes envers le locataire, pas des revenus.

Peut-on modifier après la génération de la période comptable ?

Oui. L'écran de génération est un aperçu, et vous pouvez ajuster la date d'échéance, supprimer des frais, fusionner avec la période suivante ou ajouter un paiement unique. Pour modifier après la création, allez à la gestion des propriétés, sur la page de la période comptable du locataire.

Quand les commissions du propriétaire et les frais de gestion sont-ils marqués comme reçus ?

Ils suivent le loyer. Quand une période de loyer est marquée comme payée, le système déduit automatiquement et marque comme reçus les frais de gestion et les commissions du propriétaire pour cette période, sans avoir à compenser manuellement chaque fois.

Est-ce obligatoire de signer en ligne ?

Non. La dernière option de signature est de ne pas signer et simplement enregistrer l'entrée, ce qui convient si un contrat papier a déjà été signé. Les périodes comptables et les fonctions de gestion restent totalement intactes.