Comment utiliser le calendrier pour planifier des notifications aux locataires : Exemple de coupure de courant

Qu'est-ce qu'un calendrier ?

Supposons que la compagnie d'électricité vous informe d'une coupure de courant dans 15 jours pour des travaux de maintenance. Vous êtes occupé au moment où vous recevez la notification, et il se peut que vous oubliiez de le rappeler aux locataires 15 jours plus tard. Avec le calendrier, il vous suffit de créer un événement au moment où vous recevez la notification, en fixant la date. Le système notifiera automatiquement les locataires à l'échéance, sans que vous ayez besoin de vous en souvenir ou de les appeler ou leur envoyer un message individuellement. Cela s'applique également aux coupures d'eau, inspections incendie, vérifications de départ, etc.

Comment ouvrir le calendrier

Cliquez sur l'icône du calendrier en haut à droite de l'écran (encadrée en rouge ci-dessous) pour accéder à la page du calendrier.

Le calendrier peut être affiché en vue mensuelle, hebdomadaire, ou journalière, avec des flèches gauche et droite pour changer de mois. Le côté droit de l'écran liste tous les événements du mois, vous permettant de visualiser d'un coup d'œil les tâches à venir.

Comment ajouter un événement

Cliquez sur le bouton 'Ajouter un événement' en haut à droite, ou cliquez sur une date dans le calendrier pour ouvrir la fenêtre d'ajout (voir image ci-dessous).

Le sujet est obligatoire. Veuillez entrer le contenu de cet événement, par exemple : Coupure de courant le 22/07 de 9h à 12h pour maintenance du réseau. Le sujet s'affiche sur le calendrier et dans les notifications envoyées aux locataires. Il est donc recommandé de préciser l'heure et la raison pour que les locataires comprennent sans avoir besoin de vous contacter.

Rendre cet événement public pour les locataires

Dans la section des propriétés, vous pouvez décider de rendre cet événement public :

• Public: Les locataires des propriétés (ou chambres) sélectionnées peuvent voir cet événement et recevoir des notifications. Pour des annonces comme les coupures de courant, choisissez public et le système notifiera automatiquement les locataires concernés.
• Privé: Visible uniquement pour le personnel administratif, adapté pour les opérations internes comme la planification de réparations ou les audits internes.

Ensuite, choisissez le nom de la propriété et de la chambre associée à cet événement. Pour une coupure de courant, cela concerne souvent le bâtiment entier, sélectionnez donc la propriété. Si un événement concerne une chambre spécifique (par exemple, une réparation de canalisation), sélectionnez la chambre concernée, et seuls les locataires de cette chambre seront notifiés.

Définir la date et le mode de notification

La date est obligatoire. Veuillez sélectionner la date et l'heure de l'événement. Par exemple, pour une coupure de courant, renseignez la date de la coupure prévue dans 15 jours.

Il y a trois méthodes de notification. Le système enverra automatiquement selon votre choix. Une fois configuré, vous n'avez plus besoin de vous en souvenir :

• Notification à l'heure spécifiée: Vous pouvez choisir le moment de la notification depuis le menu déroulant (par exemple, le jour même). Le système envoie automatiquement la notification à l'heure choisie. Pour une coupure d’électricité, envoyez-le le jour même pour que le locataire s'en souvienne sans avoir été prévenu trop tôt.
• Envoyer la notification maintenant: La notification est envoyée immédiatement après l'enregistrement, idéale pour les informations que les locataires doivent connaître à l'avance, comme un plan de coupure d'électricité annoncé 15 jours avant.
• Ne pas notifier: Enregistrer seulement dans le calendrier, sans envoyer de notification.

Notifier d'autres destinataires

Pour informer d’autres personnes que les locataires et les membres du personnel (comme le propriétaire ou des prestataires), activez d’autres destinataires de notification pour ajouter des personnes à la liste de diffusion, afin que tous les concernés reçoivent le message sans besoin de retransmission.

Notification périodique

Si cet événement se produit régulièrement (comme une inspection incendie mensuelle ou un nettoyage de réservoir trimestriel), vous pouvez activer la notification périodique. Une fois configuré, le système répétera automatiquement les rappels selon la périodicité, sans besoin de recréer l'événement.

Télécharger des pièces jointes

Vous pouvez télécharger des images (jusqu'à 2) dans la section des pièces jointes. Par exemple, pour une notification de panne, prenez en photo l'avis d'interruption de courant de la compagnie d'électricité et chargez-le. Le locataire peut ainsi voir l'annonce originale lors de la réception, avec des informations complètes, vous évitant de retaper. Une fois configuré, cliquez sur Enregistrer pour ajouter.

Voir et imprimer le calendrier

L'événement ajouté apparaît dans le calendrier et la liste à droite. Cliquez pour voir ou éditer. Pour afficher un avis papier (comme sur le panneau d'affichage), cliquez sur Imprimer pour imprimer la vue actuelle du calendrier.