RentPackage-এ কীভাবে সাধারণ লেজার তৈরি করবেন, স্বয়ংক্রিয়ভাবে ভাড়া এবং সম্পত্তি হিসাব সংক্ষিপ্ত করবেন

এখনও ভাড়ার আয়-ব্যয় আলাদাভাবে এক্সেলে লিখছেন? RentPackage-এ অন্তর্নির্মিত পূর্ণাঙ্গ ডাবল-এন্ট্রি বুককিপিং ইঞ্জিন রয়েছে, নিয়মিতভাবে ভাড়া সংগ্রহ ও হিসাব রাখলেই সিস্টেম স্বয়ংক্রিয়ভাবে অ্যাকাউন্টিং এন্ট্রি জমা করে দেয়। যখনই রিপোর্ট দেখতে চান, সময়কাল নির্বাচন করে একটি বোতামে ক্লিক করুন, সাথে সাথেই একটি নিখুঁত ব্যালেন্সড সাধারণ লেজার তৈরি হবে—অ্যাকাউন্টিং দক্ষতা প্রয়োজন নেই, ম্যানুয়াল টোটাল করার প্রয়োজন নেই।

এক, সাধারণ লেজার কি?

সাধারণ লেজার (General Ledger) একটি নির্দিষ্ট সময়কালে সমস্ত লেনদেনকে, অ্যাকাউন্টিং বিষয়শ্রেণী (সম্পদ, দায়, মালিকের ইক্যুইটি, আয়, ব্যয়) অনুযায়ী শ্রেণীবদ্ধ এবং সংক্ষিপ্ত করে, প্রতিটি বিষয়শ্রেণীর ডেবিট টোটাল, ক্রেডিট টোটাল এবং ব্যালেন্স প্রদর্শন করে। এটি ইনকাম স্টেটমেন্ট এবং ব্যালেন্স শিট-এর ভিত্তি, এবং একটি খুব সাধারণভাবে প্রয়োজনীয় রিপোর্ট যখন যাচাইয়ের প্রয়োজন হয়। যখন অ্যাকাউন্টেন্ড, বাড়ির মালিক বা ট্যাক্স অথরিটির কাছে হিসাব জমা দিতে হয় তখন এটি আপনার মূল হিসাব।

দুই, রিপোর্টের ডেটা উৎস

সাধারণ লেজারের সংখ্যা দুটি স্থান থেকে আসে, উভয়ই স্বয়ংক্রিয়ভাবে একত্রিত হয়ে যায়:

• অ্যাকাউন্টিং পিরিয়ডে স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হওয়া এন্ট্রি: চুক্তি তৈরি হওয়ার পর, সিস্টেম হিসাব সময়কাল অনুযায়ী স্বয়ংক্রিয়ভাবে ভাড়া, ডিপোজিট, এবং ব্যবস্থাপনা ফি-এর এন্ট্রি তৈরি করে। সংগ্রহ এন্ট্রির সঙ্গে তাৎক্ষণিকভাবে মিলিয়ে ফেলে, পুরো প্রক্রিয়ায় কোনো হাতে হিসাবের প্রয়োজন নেই।
• ম্যানুয়াল জার্নাল: অ্যাকাউন্টিং পিরিয়ডের বাইরের আয়-ব্যয় (যেমন মেরামতের খরচ, প্রাথমিক ব্যালান্স, মালিকের বন্টন) ম্যানুয়াল জার্নালের মাধ্যমে প্রবেশ করান। বিস্তারিতঃ ম্যানুয়াল জার্নাল নির্দেশিকা

তিন, সাধারণ লেজার তৈরি করুন

পদক্ষেপ ১: রিপোর্ট পৃষ্ঠায় প্রবেশ করুন

বাম মেনু থেকে [ রিপোর্ট ] → [ রিপোর্ট ] ট্যাব নির্বাচন করুন।

পদক্ষেপ ২: রিপোর্ট শর্তাবলী সেট করুন

• রিপোর্ট প্রকার: [ জেনারেল লেজার ] নির্বাচন করুন।
• প্রপার্টি/মালিক/কোম্পানি: যে বিষয় অনুসন্ধান করতে চান তা নির্বাচন করুন। একই অ্যাকাউন্টে বিভিন্ন মালিকদের জন্য আলাদা রিপোর্ট তৈরি করা যায়, যা পরিচালনাকারীদের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
• রিপোর্ট সময়কাল: প্রশ্নের শুরু এবং শেষ তারিখ নির্বাচন করুন, যেমন 2026/01/01 – 2026/07/24।
• হিসাব ভিত্তি:
  • নগদ ভিত্তি: [ প্রাপ্তির তারিখ ] অনুযায়ী স্বীকৃতি, অর্থ প্রাপ্ত হলেই আয় হিসাবে গণ্য হবে। ব্যক্তিগত মালিক ও ছোট পরিসরের গণনার জন্য উপযোগী।
  • আকুরাল ভিত্তি: [ প্রাপ্যের তারিখ ] অনুযায়ী স্বীকৃতি, ভাড়া নির্ধারিত তারিখে আয় হিসাবে বিবেচিত হবে, অর্থ প্রাপ্তির অপেক্ষা থাকবে না। আনুষ্ঠানিক অর্থনৈতিক প্রতিবেদন যেমন সংস্থার জন্য এটি উপযোগী।

সেটিংস সম্পন্ন হলে, [ রিপোর্ট তৈরি করুন ] বাটন চাপুন।

ধাপ ৩: রিপোর্ট পর্যালোচনা

চার, কিভাবে এই রিপোর্ট পড়বেন

প্রতিবেদন বিষয়শ্রেণী অনুসারে পাঁচটি বিভাগে ভাগ করা হয়েছে, উদাহরণমূলক সংখ্যা সহ ব্যাখ্যা করা হয়েছে:

• সম্পদ: "বিশ্বাস ব্যাংক অ্যাকাউন্ট" এর ব্যালেন্স 443,579, যা সময়কালের মধ্যে প্রক্রিয়াজাত প্রকৃত অর্থের সংকুলানকে প্রদর্শন করে; "প্রাপ্তি বাবদ হিসাব" এর ব্যালেন্স 402,695, যা বিলম্বিত কিন্তু এখনও অনাদায়ী অর্থকে নির্দেশ করে; এছাড়াও "ডিপোজিট ব্যাংক অ্যাকাউন্ট" ইত্যাদি বিষয়কে প্রদর্শন করে ডিপোজিট অ্যাকাউন্টের অর্থ আলাদা দেখানো হয়েছে।
• দায়: "ডিপোজিট" ব্যালেন্স 577,332, "অগ্রিম প্রাপ্তি" ব্যালেন্স 13,685। ডিপোজিট এবং অগ্রিম প্রাপ্তি আয় নয়, বরং কাস্টমারদের ফেরত দেওয়া উচিত বা ভবিষ্যতের সময়কালের অর্থ হিসেবে গণ্য হয়, সিস্টেম স্বয়ংক্রিয়ভাবে সঠিকভাবে শ্রেণীবদ্ধ করবে, যা ডিপোজিটকে আয় হিসেবে ভুল গণনার সমস্যাকে প্রতিরোধ করবে।
• মালিকের ইকুইটি: "আদিপ্রান্তর স্থানান্তর" ক্রেডিট 4,523, যা বিল্ড অ্যাকাউন্টের সময় আরম্ভ ইকুইটি হিসেবে স্থানান্তর; "মালিক বিতরণ" সময়কালের মধ্যে মালিককে বরাদ্দ দেওয়া অর্থ, এটি ইকুইটির হ্রাস আইটেম হিসেবে প্রদর্শিত হয়, যেখানে লাল হরফ ব্যবহার করা হয়। সাধারণত ভাড়া সংগ্রহ ও পেমেন্ট দ্বারা ইকুইটি প্রবেশাধিকার সৃষ্টি হয় না, এই অংশটি সাধারণত প্রাথমিক স্থানান্তর, মূলধন ইনজেকশন বা মালিক বন্টন থেকে আসে, যদি এই ধরনের কোনো এন্ট্রি সময়কালের মধ্যে না হয়, তবে তা প্রদর্শিত হবে না।
• আয়: "ভাড়া আয়" 222,818 ছাড়াও, ক্লিনিং ফি, পানি ফি, ইন্টারনেট ফি, রুম ডিপোজিট ইত্যাদি বিভিন্ন আয় বিষয় অনুযায়ী আলাদাভাবে প্রদর্শিত হবে, আয়ের মোট 243,849, প্রতিটি আয়ের উৎস পরিষ্কার ভাবে প্রদর্শিত হয়।
• ব্যয়: "কম্পানি ব্যবস্থাপনা ব্যয়", "ভাড়া ব্যয়", "প্রসেসিং ফি ব্যয়" ইত্যাদি সময়কালের মধ্যে সংঘটিত ব্যয়গুলি, ডেবিট সংমিশ্রায় 30,015।

পাঁচ, মুদ্রণ ও সংরক্ষণ

রিপোর্টের ডানদিকে উপরের কোণায় মুদ্রণ আইকনটি সরাসরি মুদ্রণ বা পিডিএফ হিসাবে সংরক্ষণ করার অনুমতি দেয়, একাউন্ট্যান্ট বা মালিককে জমা দিতে নতুনভাবে ফরম্যাটিং করার দরকার নেই।

ছয়, সাধারণ জিজ্ঞাসা

ক্যাশ ও অ্যাক্রুয়াল ভিত্তির সংখ্যাগুলি কেন আলাদা?

অন্তর্ভুক্তির সময় পার্থক্য। অ্যাক্রুয়াল ভিত্তিতে 'রিসিভএবল ডেট' অন্তর্ভুক্ত হয়, ভাড়া সময়মতো পাওয়া গেলে আয় হিসেবে গণ্য হয়; ক্যাশ ভিত্তিতে 'প্রাপ্তির দিন' অন্তর্ভুক্ত হয়, টাকা পেলে তবেই গণ্য হয়। যদি কোন ভাড়াটিয়া দেরি করে, তবে দুই ভিত্তির আয় ভিন্ন হবে, এটি স্বাভাবিক।

হাতের এন্ট্রিগুলি কি জেনারেল লেজারে প্রদর্শিত হবে?

হ্যাঁ। হাতের এন্ট্রি এবং অ্যাকাউন্টের স্বয়ংক্রিয় এন্ট্রিগুলি একত্রিত হয়ে প্রদর্শিত হয়, আলাদা সেটিংয়ের দরকার নেই।

একক সম্পত্তির অ্যাকাউন্টগুলি কি আলাদাভাবে দেখা যাবে?

হ্যাঁ। 'সম্পত্তি/মালিক/কোম্পানি' ড্রপডাউনে নির্দিষ্ট সম্পত্তি নির্বাচন করুন, সিস্টেম শুধুমাত্র সেই সম্পত্তির এন্ট্রিগুলিকে সংক্ষেপ করবে।