Operasi periode akun penyewa: penerimaan pembayaran, pembayaran sebagian, pembacaan meter, dan deposit, semua pembayaran harian disini.

Apa itu periode akun penyewa?

Setelah pindah/menandatangani kontrak, sistem secara otomatis menghasilkan semua periode akun penyewa (sewa, deposit, utilitas). Halaman periode akun penyewa adalah workstation harian untuk penagihan: pembayaran penyewa dicocokkan di sini, meter dibaca di sini, pembayaran sebagian ditangani di sini, saldo deposit dan pembayaran di muka diperiksa di sini.

Pengelolaan sewa kini hanya dua langkah: uang masuk, tandai sebagai diterima; saat mencatat meteran, masukkan bacaannya. Tagihan lainnya, perhitungan jumlah, penanda keterlambatan, pengiriman pemberitahuan, semuanya diurus otomatis oleh sistem.

Tampilan antarmuka: empat tab dan satu menu fungsi

Klik salah satu kamar di daftar properti sebelah kiri untuk masuk. Empat tab di atas membagi status dan tipe tagihan: Belum Terverifikasi (tagihan yang belum dibayar, area kerja harian), Telah Terverifikasi (riwayat pembayaran), Deposit dan Pra-Bayar, Biaya Berkala. Dalam mode pengelolaan, Anda bisa beralih antara keuangan penyewa dan perusahaan agen.

Semua operasi dimulai dari menu lebih di sebelah kanan setiap tagihan (ikon tiga titik): Tandai sebagai Diterima, Bebaskan, Catat Meter, Tambah/Edit, Tunda Penagihan, Pemberitahuan Pembayaran, dll. Artikel ini menjelaskan beberapa yang umum digunakan.

Operasi umum

Verifikasi pembayaraan: Tandai sebagai diterima

Setelah penyewa membayar, temukan tagihan di tab Belum Terverifikasi, klik Tandai sebagai Diterima di menu lebih. Jendela akan menampilkan tanggal penerimaan, metode pembayaran (tunai, transfer, dll.), dan jumlah, dengan jumlah default sebagai total yang seharusnya diterima.

Setelah jumlah benar terkonfirmasi, bisa menulis catatan jika perlu, centang untuk kirim kuitansi ke penyewa, klik konfirmasi untuk menyelesaikan verifikasi. Tagihan ini langsung pindah ke tab Telah Terverifikasi, penanda keterlambatan hilang, dan dalam mode pengelolaan biaya manajemen serta komisi periode ini juga otomatis ditandai sebagai diterima.

Penyewa hanya membayar sebagian: pembayaran sebagian dan tagihan pelengkap

Di jendela Tandai Sebagai Dibayar, jika jumlah yang diinput kurang dari jumlah tagihan, sistem akan membuka layar distribusi: mendistribusikan jumlah yang diterima ke biaya-biaya terkait, dan sisa akan otomatis menghasilkan periode penagihan tambahan, Anda bisa mengatur tanggal jatuh tempo. Saat submit, Anda bisa pilih untuk mengirim kwitansi dan tagihan tambahan ke penyewa.

Catat Meter: Input pembacaan, sistem hitung otomatis

Biaya berdasarkan catat meter akan ditandai Belum Catat Meter sebelum selesai. Klik catat meter dari menu lebih, masukkan pembacaan periode ini, sistem otomatis menghitung penggunaan dan biaya berdasarkan pembacaan periode sebelumnya dan harga per unit (contoh pembacaan sebelumnya 1000, Rp 5 per unit), setelah disimpan biaya akan ditambahkan ke tagihan dan pemberitahuan pembayaran akan dikirimkan. Jika ada tarif musim panas atau pengisian bertingkat, Anda bisa mengubah biaya per unit di sini.

Telah Direkonsiliasi: Riwayat penerimaan jelas

Tagihan yang sudah dihapus akan ada di tab Telah Direkonsiliasi, setiap item menunjukkan periode, detail, tanggal penerimaan dan jumlah, status ditandai sudah dibayar. Untuk cek berapa banyak yang diterima pada bulan tertentu, atau kapan penyewa membayar, lihat di sini untuk riwayat lengkap.

Deposit dan Dana Diterima: Uang yang terhutang ke penyewa, saldo bisa dicek setiap saat

Bagian deposit menunjukkan catatan deposit dari sewa ini dan saldo saat ini, serta penanggung jawab deposit ditandai (contoh akun trust pemilik), pada waktu penyelesaian sewa saldo dikembalikan dari sini.

Bagian Dana Diterima mencatat dana yang sebelumnya disetor oleh penyewa (contoh, pembayaran listrik yang diterima sebelumnya), kemudian setiap biaya utilitas akan dikurangkan dari saldo ini per periode, dan sisa saldo dikembalikan saat penyelesaian sewa. Klik Buat Tagihan untuk membuat catatan dana diterima.

Biaya Berkala: Biaya yang ditagih setiap periode kontrak ini

Tab Biaya Berkala menampilkan semua kelompok penagihan berkala yang diatur untuk kontrak ini: Nama, Periode, Frekuensi, Rincian Biaya, dan Jumlah. Yang ditagih bersamaan dengan sewa akan diberi tanda khusus. Untuk mengubah jumlah atau menambah biaya baru (misalnya mulai menagih internet di tengah periode), klik Edit atau Tambah Biaya Berkala di sini, maka penagihan berikutnya akan dihasilkan sesuai pengaturan baru.

Fungsi Lain di Menu

• Digratiskan: Digunakan saat Anda setuju dengan penyewa untuk menghapus suatu tagihan, tagihan tersebut tidak akan ditagih lagi.
• Penundaan Sewa: Ketika setuju dengan penyewa untuk menunda pembayaran, sesuaikan tanggal jatuh tempo periode tersebut untuk menghindari penandaan keterlambatan.
• Pemberitahuan Pembayaran: Kirim ulang pemberitahuan pembayaran manual kepada penyewa untuk tagihan tersebut, tidak perlu menunggu jadwal sistem.
• Tambah/Edit: Sesuaikan konten tagihan ini, atau gunakan tombol tambah di kanan atas untuk membuat tagihan sementara (misalnya alokasi perbaikan).

FAQ

Apa yang harus dilakukan jika penyewa hanya membayar sebagian dari sewa?

Tandai sebagai diterima, masukkan jumlah yang diterima. Sistem akan menampilkan layar distribusi untuk membagi jumlah yang diterima ke item terkait, selisih akan otomatis membuat periode pembayaran tambahan dengan tanggal jatuh tempo yang dapat diatur. Anda juga dapat memilih untuk mengirim tagihan tambahan ke penyewa. Tidak perlu pembagian manual dan tidak akan ada selisih yang terlewati.

Kemana perginya tagihan setelah ditandai sebagai diterima?

Pindah ke tab telah direkonsiliasi, menyimpan lengkap periode, detail, tanggal penerimaan, dan jumlah. Tab belum direkonsiliasi selalu hanya menampilkan tagihan yang belum dibayar, ini adalah cara menggunakannya sebagai daftar tugas harian: kosongkan, sewa hari ini selesai.

Apakah tagihan tanpa meteran akan mengirimkan pemberitahuan pembayaran ke penyewa?

Tidak. Tagihan berdasarkan meteran tidak mengirimkan pemberitahuan sebelum pembacaan meteran selesai dan jumlahnya sudah pasti, untuk menghindari penyewa menerima tagihan yang tidak lengkap; setelah pembacaan selesai, sistem akan mengirimkan pemberitahuan otomatis. Jadi, jika ada label belum diukur, lakukan pembacaan meteran terlebih dahulu.

Jika penyewa meminta penundaan beberapa hari, apakah itu akan dianggap terlambat?

Sesuaikan tanggal jatuh tempo menggunakan menu lebih banyak untuk periode itu, hari keterlambatan akan dihitung dari tanggal jatuh tempo baru, tidak akan salah tandai.