Notifikasi Kustom Sewa: Pengingat Pembayaran, Sewa Berakhir, Dikirimkan pada Waktu dan Orang yang Tepat

Apa yang dapat dilakukan oleh Notifikasi Kustom untuk Anda?

Manajemen sewa memiliki banyak tugas 'ingatkan orang ketika waktunya tiba': perpanjangan sewa perlu mengingatkan staf untuk berdiskusi, beri tahu penyewa; polis asuransi hampir habis, perlu mengingatkan perpanjangan; kirim notifikasi penyesuaian sewa setiap tahun. Notifikasi Kustom memungkinkan Anda menulis aturan untuk ini: kapan mengirim (kondisi pemicu), kepada siapa (penerima dan filter), apa yang dikirim (konten notifikasi dengan variabel), atur sekali, dan sistem secara otomatis memantau setiap tanggal kontrak, dan akan mengirim otomatis saat waktunya tiba.

Kuncinya adalah konten notifikasi dipersonalisasi: konten berisi variabel (misalnya nama penyewa, nama properti, tanggal mulai kontrak), sistem menggantinya dengan data kontrak masing-masing penerima saat dikirim. Satu aturan untuk seratus penyewa, setiap orang menerima yang tertulis nama mereka, kamar mereka, dan tanggal mereka, seperti menulis tangan satu per satu, namun otomatis.

Akses: Klik menu Notifikasi di sebelah kiri, pilih aturan Notifikasi Kustom. Daftar menunjukkan aturan bawaan umum (pengingat perpanjangan, pemberitahuan keluar, pengingat kedaluwarsa asuransi, pengingat penyesuaian sewa, dll), aktifkan untuk digunakan; klik Tambah di kanan atas untuk membuat aturan Anda sendiri.

Dapat digunakan untuk apa? Lima skenario nyata

Berikut adalah aturan bawaan atau aturan yang dapat diatur dalam beberapa menit:

Empat langkah membuat aturan

Langkah 1: Pengaturan dasar

Nyalakan sakelar aktifkan, beri nama aturan yang mudah dikenali, lalu pilih penerima pemberitahuan: Penyewa (kirim ke penyewa dengan kontrak yang memenuhi syarat) atau Staf (hanya kirim ke staf yang terlibat dengan properti tersebut untuk menghindari notifikasi yang tidak relevan pada rekan kerja lainnya).

Langkah 2: Kondisi pemberitahuan

• Jenis pemicu: Berbasis kejadian (dipicu berdasarkan tanggal dalam kontrak, paling umum digunakan) atau siklus tetap (dikirim secara berkala).
• Tanggal dasar pemicu: Pilih tanggal dasar: Tanggal mulai kontrak, tanggal berakhir sewa, tanggal pindah keluar, tanggal mulai polis, atau tanggal berakhir polis.
• Pengaturan Waktu: Kirim sekali, atau pemberitahuan tahunan (berdasarkan tanggal acuan yang sama setiap tahun, cocok untuk pemberitahuan tahunan seperti penyesuaian sewa).
• Waktu Pengiriman: Sebelum kejadian (pemberitahuan awal), setelah kejadian (pemberitahuan tertunda), atau pada hari kejadian. Ditetapkan seberapa lama sebelum atau setelah dalam tahun, bulan, atau hari.
• Kriteria Penyaringan: Lebih lanjut batasi kontrak mana yang sesuai dengan aturan ini, misalnya status kontrak sama dengan aktif. Dapat menambahkan beberapa syarat. Kontrak yang tidak memenuhi syarat tidak akan menerima pemberitahuan.

Langkah Ketiga: Isi Pemberitahuan

Tulis judul dan isi pemberitahuan. Di sebelah kiri adalah daftar kolom data yang tersedia (dikategorikan berdasarkan kontrak, properti, dll.), klik kolom untuk menyisipkan variabel (ditampilkan sebagai dua kurung besar, seperti nama penyewa, nama properti, tanggal awal kontrak), posisi variabel akan diganti dengan data penerima masing-masing saat dikirim. Judul dan isi dapat menggunakan variabel.

Laporan Pemberitahuan: Centang beberapa kolom, sistem secara otomatis akan menghasilkan tabel di akhir pemberitahuan, menyusun data kolom tersebut, seperti nama properti, kamar, tanggal awal kontrak, sehingga penerima tidak perlu mencari informasi dalam isi pemberitahuan.

Langkah Empat: Pratinjau dan Simpan

Halaman pratinjau menampilkan tampilan lengkap pemberitahuan: judul, isi, dan tabel laporan yang dihasilkan secara otomatis, variabel ditampilkan dengan dua kurung kurawal. Setelah memastikan semuanya benar, klik simpan.

Setelah disimpan, aturan muncul dalam daftar, statusnya ditampilkan sebagai aktif. Setiap aturan dalam daftar menunjukkan ringkasan kondisi pemicu, penerima pemberitahuan, dan status, dan bisa dinonaktifkan, diubah, atau dihapus kapan saja.

Lihat catatan pemberitahuan yang telah dikirim ke penyewa

Setelah pemberitahuan dikirim, Anda dapat memeriksa status pengiriman setiap pemberitahuan kapan saja. Pergi ke menu sebelah kiri dan pilih '[ Pemberitahuan ]'→'[ Catatan Pemberitahuan Penyewa ]'.

Halaman ini akan mencantumkan setiap pemberitahuan yang dikirim berdasarkan waktu, termasuk waktu pengiriman, ringkasan aturan pemicu (frekuensi, objek, kondisi, dan status aturan), serta nama properti terkait, nama unit kamar, dan penyewa. Klik '[ Lihat Konten Email ]' untuk membuka isi email yang diterima penyewa.

Jika ada banyak catatan, Anda dapat menggunakan tombol [ Filter ] di atas untuk mempersempit hasil, dan dengan cepat menemukan catatan pengiriman untuk properti atau penyewa tertentu.

Seperti apa bentuk email yang dikirim? Setiap orang menerima versi mereka sendiri

Ketika aturan dipicu, sistem memeriksa setiap kontrak secara bertahap: jika tanggal sesuai dan kondisi filter terpenuhi, data kontrak tersebut menggantikan semua variabel dalam isi, lalu dikirim ke penerima yang sesuai. Artinya, siapa penerimanya akan menentukan isi email tersebut.

Sebagai contoh aturan "Pemberitahuan Terima Kasih Lima Tahun Penyewaan": Penyewa Billy menerima "Hi, Billy, terima kasih telah menyewa Sunny Heights Apartment - Room 301 selama lima tahun", penyewa lain akan menerima dengan nama mereka sendiri, properti, dan kamar mereka masing-masing. Satu aturan, satu email personal untuk setiap penyewa, dan Anda hanya mengaturnya sekali.

FAQ

Apa perbedaan antara aturan bawaan dan aturan yang ditambahkan sendiri?

Tidak ada perbedaan fundamental. Aturan bawaan adalah skenario umum (pengingat perpanjangan, pemberitahuan pindah, asuransi kedaluwarsa, pengingat kenaikan sewa) yang telah disiapkan sistem terlebih dahulu untuk Anda, dan dapat digunakan langsung juga dapat diubah; tambahan sendiri dimulai dari nol menggabungkan pemicu, target, dan isi dengan kebebasan penuh.

Apa perbedaan antara pemicu peristiwa dan siklus tetap?

Pemicu peristiwa didasarkan pada tanggal khusus setiap kontrak, misalnya 60 hari sebelum tanggal berakhirnya masing-masing sewa, waktunya bervariasi sesuai kontrak. Ini adalah mode yang paling umum untuk pemberitahuan sewa. Siklus tetap adalah pengiriman berkala yang tidak terkait dengan tanggal kontrak.

Apa itu variabel dalam kurung kurawal ganda di dalam konten?

Itu adalah placeholder data yang diganti saat pengiriman. Sistem menggantinya dengan data kontrak masing-masing penerima: nama penyewa menjadi nama penerima, objek dan tanggal diganti dengan data kontrak tersebut. Jadi, setiap email yang dikirimkan dari aturan yang sama, isinya disesuaikan untuk setiap penerima.

Apakah pemberitahuan dikirim ke semua karyawan jika target adalah karyawan?

Tidak, hanya dikirimkan ke karyawan yang mengikuti objek tersebut. Siapa yang bertanggung jawab atas objek tertentu akan menerima pemberitahuan terkait, sedangkan rekan lainnya tidak akan terganggu. Anggota yang mengikuti dapat disesuaikan di pengaturan objek.

Bisakah aturan diubah setelah dibuat? Bagaimana jika sementara tidak ingin mengirim?

Bisa. Kembali ke daftar aturan, Anda dapat mengedit konten atau menghapusnya melalui menu lebih lanjut setiap aturan; jika sementara tidak ingin mengirim, ubahlah statusnya menjadi nonaktif, setting akan disimpan dan dapat diaktifkan kembali kapan saja.

Penyewa mengatakan tidak menerima pemberitahuan, bagaimana cara saya memeriksanya?

Silakan periksa "Notifikasi" → "Riwayat Pemberitahuan Penyewa". Catatan akan mencantumkan waktu pengiriman setiap pemberitahuan untuk penyewa tersebut. Klik "Lihat Isi Surat" untuk melihat isi lengkap surat yang dikirim. Jika catatan memang ada pengiriman, minta penyewa untuk memeriksa folder spam, atau pastikan email dalam data penyewa sudah benar.