Cara menggunakan kalender untuk menjadwalkan pemberitahuan penyewa: contoh pemberitahuan pemadaman listrik

Apa itu kalender?

Misalkan perusahaan listrik memberi tahu Anda bahwa akan ada pemadaman listrik untuk pemeliharaan kabel dalam 15 hari. Anda sibuk saat menerima pemberitahuan dan mungkin lupa memberi tahu penyewa setelah 15 hari. Dengan kalender, Anda bisa langsung membuat acara saat menerima pemberitahuan, atur tanggal, dan sistem akan memberi tahu penyewa secara otomatis saat waktunya tiba. Anda tidak perlu mengingatnya sendiri atau menelepon atau mengirim pesan satu per satu. Metode ini juga berlaku untuk penghentian air, pemeriksaan kebakaran, inspeksi keluar, dll.

Cara Membuka Kalender

Klik ikon kalender di kanan atas layar (di dalam kotak merah pada gambar) untuk memasuki halaman kalender.

Kalender dapat dialihkan ke tampilan bulanan, mingguan, atau harian, dan Anda bisa mengganti bulan dengan panah kiri-kanan. Bagian kanan layar menampilkan semua acara bulan ini menurut tanggal, memungkinkan Anda melihat sekilas hal-hal yang perlu ditangani segera.

Cara Menambah Acara

Klik tombol tambah kalender di kanan atas, atau klik tanggal di kalender untuk membuka jendela tambah (lihat gambar).

Subjek adalah bidang wajib diisi; masukkan isi acara ini, contohnya: 22/7 dari jam 9 pagi hingga 12 siang pemadaman listrik karena pemeliharaan kabel. Subjek akan ditampilkan di kalender dan juga sebagai isi pemberitahuan yang dikirimkan ke penyewa, jadi disarankan untuk menulis waktu dan alasan dengan jelas agar penyewa dapat memahaminya tanpa harus kembali bertanya kepada Anda.

Apakah ingin mempublikasikan acara ini ke penyewa

Di bagian properti, Anda dapat memutuskan apakah acara ini akan dipublikasikan:

• Publik: Penyewa dari properti (atau kamar) yang dipilih dapat melihat peristiwa ini di portal penyewa dan menerima notifikasi. Untuk hal-hal seperti pemberitahuan pemadaman listrik yang perlu diketahui oleh penyewa, pilih publik, dan sistem akan memberi tahu semua penyewa yang terkena dampak.
• Tidak Publik: Hanya dapat dilihat di portal manajemen, cocok untuk kegiatan internal, seperti menjadwalkan vendor perbaikan atau audit internal.

Selanjutnya, pilih nama properti dan nama kamar yang terkait dengan peristiwa ini. Untuk pemadaman listrik, biasanya seluruh bangunan terpengaruh, cukup pilih properti saja; jika hanya mempengaruhi kamar tertentu (misalnya perbaikan pipa di satu kamar), pilih kamar tersebut agar notifikasi hanya dikirim ke penyewa kamar tersebut.

Atur Tanggal dan Metode Pemberitahuan

Tanggal adalah kolom wajib, silakan pilih tanggal dan waktu kejadian. Untuk pemberitahuan pemadaman listrik, masukkan tanggal pemadaman 15 hari ke depan.

Ada tiga metode pemberitahuan, sistem akan mengirim otomatis sesuai pilihan Anda, setelah diatur Anda tidak perlu mengingat lagi:

• Pemberitahuan pada Waktu Tertentu: Dapat memilih waktu pemberitahuan dari menu drop-down (misalnya, hari itu). Sistem akan mengirim otomatis saat waktunya tiba. Untuk pemadaman listrik, kirim pada hari pemadaman agar penyewa lebih mengingat dan tidak lupa.
• Kirim Notifikasi Sekarang: Setelah disimpan, sistem segera mengirim notifikasi, cocok untuk hal-hal yang ingin penyewa ketahui dan atur lebih awal, misalnya memberitahu rencana pemadaman listrik 15 hari sebelumnya.
• Tidak ada pemberitahuan: Hanya dicatat di kalender, tidak mengirim pemberitahuan apapun.

Beritahu penerima lain

Jika jadwal ini perlu memberi tahu orang lain di luar penyewa dan anggota manajemen (misalnya pemilik, penyedia layanan), aktifkan penerima pemberitahuan lain, tambahkan mereka ke dalam daftar pemberitahuan agar semua pihak menerima informasi dengan cepat, tanpa harus meneruskannya secara manual.

Pemberitahuan berkala

Jika jadwal ini terjadi secara berkala (misalnya pemeriksaan kebakaran bulanan, pembersihan tangki air triwulanan), aktifkan pemberitahuan berkala. Setelah diatur sekali, sistem akan secara otomatis mengingatkan sesuai siklus, tanpa perlu membuat jadwal setiap waktu.

Unggah lampiran gambar

Anda dapat mengunggah gambar di blok lampiran (maksimal 2 gambar). Misalnya, untuk pemberitahuan pemadaman listrik, Anda dapat langsung memotret pengumuman dari perusahaan listrik dan mengunggahnya, sehingga penyewa menerima pemberitahuan dengan informasi asli, membebaskan Anda dari pengetikan ulang. Setelah diatur, klik simpan untuk menyelesaikan.

Tinjau dan cetak kalender

Jadwal yang baru ditambahkan akan ditampilkan di kalender dan dalam daftar jadwal di sebelah kanan, klik untuk melihat atau mengedit. Jika perlu menempelkan pengumuman di papan tulis fisik (misalnya di papan pengumuman gedung), klik tombol cetak untuk mencetak tampilan kalender saat ini.