新增代管物業：從建立物件、業主、開帳到線上簽約，一次完成

開始之前：依物業狀況選擇角色

點擊右上角的新增物件，系統會先請您依該物業的實際狀況四選一：

• 自管業主: 房子是自己的，自己與租客簽約、自己收租。
• 代管（附管理服務）: 代管公司協助業主管理房子：招租、收租、維修、撥款給業主，以業主名義與租客簽約，向業主收取管理費或佣金。房子仍屬於業主。
• 二房東（包租）: 管理公司先向業主承租房子，再轉租給租客，同時扮演租客與業主兩種身份。
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本篇示範選擇代管後的完整流程：建立物件與房間、選擇業主、開帳與管理費設定、上傳資料，完成與業主的線上簽約。

操作步驟

步驟一：填寫物件與房間單位

填寫該物件的基本資料：

• 房源地址: 物件的實際地址，將自動帶入合約。
• 房源物件名稱: 自己好辨識的名稱，例如大樓名或街道名。
• 房間單位名稱與租金: 每個出租單位一行：房間、車位、店面均可是一個單位。填入名稱與租金金額，點擊新增房間單位可繼續增加。

步驟二：選擇業主及委託期間

• 選擇業主: 從下拉選單選擇此房屋的業主。如名單中尚無此業主，可直接新增業主資料，並填寫日後撥款的業主帳戶（帳戶日後可於業主資料中修改）。
• 關注物件: 建立物件的成員預設會關注此物件，代表擁有該物件的管理權限，之後可再調整關注的成員。
• 委託期間: 與業主約定的代管期間。選擇起訖日期，或直接按1年、2年、3年、5年快速帶入。

步驟三：帳本設定（開帳與管理費）

開帳金額

如果您是從Excel或其他系統轉移過來，業主的信託帳戶裡可能已經有一筆尚未撥付給業主的錢。把開關切到是，填入開帳日期與該日的信託帳戶餘額，系統就從正確的金額起算，讓新舊帳順利接軌，不必回頭補登過去每一筆帳。

例如：原本用Excel記帳，帳上還有23,000元尚未撥付給業主，就在這裡填入23,000，之後系統的業主結轉都會以這個餘額為起點。全新開始代管、沒有舊帳的話，保持關閉即可。

管理費

依您與業主的約定選擇計費方式，共三種：

• 固定費用: 每期收取固定金額。
• 百分比: 依租金的百分比計算，例如租金的10%。
• 百分比＋固定費用: 百分比與固定金額並用，填入百分比與固定金額兩個欄位。

步驟四：照片與附件

• 房屋照片: 上傳房屋照片（上限5張）。打開將照片與備註加入合約的開關，這些照片會直接附在代管合約中，作為屋況的記錄。
• 備註: 補充說明（上限1500字），同樣可隨合約附上。
• 房源物件檔案: 上傳相關文件（上限3個），例如之前與業主簽好的紙本合約掃描檔，集中保存在物件底下。

與業主線上簽約

點擊下一步後，選擇電子合約的簽署方式。所有人完成簽署後，系統會自動產出合約PDF寄送或供下載。四個選項：

• 業主透過Email簽署: 系統把簽署通知寄到業主的Email信箱，業主點開即可線上簽名。
• 業主透過連結簽署: 系統產生一組簽署連結，您可複製後使用LINE或其他通訊軟體傳送給業主。
• 業主當場簽署: 業主在場時使用，直接在您的裝置上協助業主完成簽名。
• 不簽約，僅新增物件: 只需記錄合約資訊而無需電子簽署時選擇此項。已簽紙本合約可在上一步上傳為附件保存。

選擇合約範本

從下拉選單選擇代管合約範本，或點擊編輯合約範本以調整條款內容。

選好範本後，前面步驟填入的資料會自動帶入合約相關欄位：業主姓名、地址、物件名稱、日期、雙方簽名欄位與公司印章（印章圖檔需在設定的組織資訊中上傳）。無需重複輸入。

簽名

輪到您簽名時，可以手寫繪製、上傳簽名圖檔，或選用先前儲存的簽名。簽署前需確認已詳閱合約並自願簽署，完成後點擊將簽名加入合約。

預覽合約確認無誤後，點擊將合約送出給業主。業主完成簽署後，系統自動產出完整的合約PDF給雙方留存。

完成後會看到什麼？

回到房源管理頁面，左側清單會出現剛建立的物件，卡片上標示代管業主的名字，底下列出各房間單位與租金，狀態顯示為空置。

接下來有兩件事可以做：點擊房間單位的搬入/簽約，開始安排房客入住；或點擊新增房間單位，把還沒建的房間陸續補上。

查看/修改業主合約

新增物件時簽署的業主合約，日後隨時可以回來查看與修改：點擊左側選單的合約，選擇業主合約，在代管業主頁籤找到該筆合約，點擊右側的更多選單，選擇查看業主合約。

開啟後即可直接修改委託起訖日、填寫合約備註。租約歷史列出此委託期間、管理費與簽署日，每筆右側的功能選單可查看合約狀態、開啟合約文件或刪除該合約；合約文件區可上傳相關檔案，集中保存此委託。

修改管理費：物件預設費率與上下限

要調整物件的管理費，在房源清單中點擊物件名稱旁的編輯圖示，開啟編輯物件視窗，捲動到管理費設定區塊：可切換計費模式（固定費用、百分比、百分比加固定費用）、修改百分比或金額，並可設定管理費每期的最低金額與最高金額。例如抽租金的10%，但最低收400元、最高不超過20,000元，就在上下限欄位填入。

常見問題

我同時有自己的房子和幫別人代管的房子，要開兩個帳號嗎？

不用。一個帳號可以擁有四種角色的物件，每次新增物件時依房源狀況選擇角色即可。自己的房子選自管房東，代管的選代管，包租轉租的選二房東，同一帳號並存管理。

什麼是開帳？我一定要填嗎？

開帳是給從Excel或其他系統轉移過來的使用者：如果業主的信託帳戶原本有未撥付的餘額，填入開帳日期與金額，系統從正確餘額起算。全新代管、無歷史餘額，保持關閉即可，不是必填。

房間單位一定要一次建立完成嗎？

不用。可以先建立一部分，物件建立後隨時在物件卡片點擊新增房間單位補上，房間、車位、店面都能作為獨立單位。

一定要與業主線上簽約嗎？

不用。簽署方式的最後一個選項是不簽約、僅新增物件，適合已經簽好紙本合約的情況；紙本合約掃描後可上傳到房源物件檔案保存，管理功能完全不受影響。

選擇誰先簽有什麼差別？

選擇業主簽完我再簽時，多了一道保險：業主簽完後若發現合約需要調整，可以退回給業主重簽，不必整份重新建立。若確定條款不會再變，選我先簽流程比較快。