کرایہ دار کو نوٹیفائی کرنے کے لئے کیلنڈر شیڈولنگ کا استعمال کیسے کریں: بندش کا نوٹس مثال کے طور پر
فوری روابط
کیلنڈر کیا ہے؟
فرض کریں کہ بجلی کمپنی آپ کو مطلع کرتی ہے کہ 15 دن بعد لائن کی مرمت کے باعث بجلی بند ہو جائے گی۔ جب آپ کو یہ اطلاع ملے گی تو آپ مصروف ہوں گے، اور 15 دن بعد یہ بات کرایہ داروں کو یاد دلانے میں بھی ممکنہ طور پر بھول سکتے ہیں۔ کیلنڈر کا استعمال کریں، جیسا کہ آپ اطلاع موصول ہوتے ہی ایک ایونٹ بناتے ہیں، تاریخ سیٹ کرتے ہیں، نظام وقت پر کرایہ داروں کو فعال طور پر مطلع کرے گا، آپ کو خود یاد رکھنے کی ضرورت نہیں ہوگی، نہ ہی کسی ایک کو فون کرنے یا پیغام بھیجنے کی ضرورت ہوگی۔ پانی کی بندش، فائر سیفٹی چیک، رینٹل چیک آؤٹ جیسے دیگر مواد پر بھی یہی عمل لاگو ہوتا ہے۔
کیلنڈر کیسے کھولیں
اسکرین کے اوپری دائیں کونے میں کیلنڈر آئیکن پر کلک کریں (جیسا کہ نیچے تصویر میں لال باکس ہے)، کیلنڈر صفحہ پر جانے کے لئے۔
کیلنڈر کو مہینہ، ہفتہ، دن کے تین مختلف دیکھنے کے طریقوں میں تبدیل کیا جا سکتا ہے، اور ماہانہ تبدیلی کے لئے بائیں اور دائیں تیر استعمال کیے جا سکتے ہیں۔ اسکرین کے دائیں طرف موجودہ ماہ کے تمام ایونٹس کو تاریخ کے مطابق دکھایا جائے گا تاکہ آپ قریب میں انجام دینے والے کاموں کو ایک نظر میں سمجھ سکیں۔
ایونٹ کیسے شامل کریں
اوپری دائیں کونے میں نئے کیلنڈر بٹن پر کلک کریں، یا کیلنڈر کی تاریخ پر کلک کرنے پر، نیا ایونٹ شامل کرنے کا ونڈو کھل جائے گا (جیسا کہ نیچے تصویر میں)۔
موضوع ایک لازمی فیلڈ ہے، براہ کرم اس ایونٹ کا مواد درج کریں، جیسے: 7/22 صبح 9 بجے سے 12 بجے تک لائن کی مرمت کے باعث بجلی بند ہو جائے گی۔ موضوع کیلنڈر پر دکھایا جائے گا، اور نوٹیفکیشن میں بھی شامل ہو کر کرایہ داروں کو روانہ کیا جائے گا، اس لئے مشورہ دیا جاتا ہے کہ وقت اور وجہ کو واضح طور پر لکھیں تاکہ کرایہ دار سمجھ سکیں اور مزید پوچھنے کی ضرورت نہ ہو۔
کیا یہ ایونٹ کرایہ داروں کے لیے عوامی بنائیں
جائیداد کے بلاک میں، آپ یہ تعین کر سکتے ہیں کہ آیا یہ ایونٹ عوامی ہے:
- پبلک کریں: منتخب پراپرٹی (یا کمرے) کے کرایہ دار کرایہ دار پورٹل پر اس شیڈول کو دیکھ سکتے ہیں اور نوٹیفکیشن وصول کریں گے۔ جیسے بجلی کی بندش کے نوٹیفکیشن جو کرایہ داروں کو جاننا ضروری ہے، پبلک کریں کو منتخب کریں۔ سسٹم آپ کی جانب سے تمام متاثرہ کرایہ داروں کو مطلع کرے گا۔
- نجی رکھیں: صرف انتظامی پورٹل پر نظر آئے گا، اندرونی آپریشنز کے لیے موزوں، جیسے مرمت کے وینڈر کا انتظام، داخلی آڈٹ۔
پھر اس شیڈول کے تحت پراپرٹی اور کمرے کا نام منتخب کریں۔ بجلی کی بندش کی صورت میں، عام طور پر پوری عمارت متاثر ہوگی، صرف پراپرٹی کو منتخب کریں؛ اگر صرف مخصوص کمرہ متاثر ہو (مثال کے طور پر، کسی ایک کمرے کی پائپ لائن کی مرمت)، تو کمرہ منتخب کریں، نوٹیفکیشن صرف اس کمرے کے کرایہ دار کو بھیجا جائے گا۔
تاریخ اور نوٹیفکیشن کا طریقہ سیٹ کریں
تاریخ کا خانہ لازمی ہے، براہ کرم واقعے کی تاریخ اور وقت کا انتخاب کریں۔ بجلی بند ہونے کی مثال میں، بندش کی تاریخ سے 15 دن پہلے کی تاریخ درج کریں۔
نوٹیفکیشن کے تین طریقے ہیں، سسٹم آپ کے انتخاب کے مطابق خودکار طور پر ارسال کرے گا، ترتیب مکمل ہونے کے بعد یہ آپ کی یادداشت کی ضرورت ختم کر دے گا:
- مخصوص وقت پر نوٹیفکیشن: ڈراپ ڈاؤن مینو سے نوٹیفکیشن کا وقت منتخب کر سکتے ہیں (مثلاً اسی دن)، مقررہ وقت پر سسٹم خودکار طور پر بھیجے گا۔ بجلی کی بندش کی مثال میں، بندش والے دن بھیجنے کا انتخاب کریں، تاکہ کرایہ دار کو بروقت اور بہتر یاد رہے اور وہ اسے بھولنے نہ پائے۔
- فوری نوٹیفکیشن بھیجیں: محفوظ کرنے کے بعد سسٹم فوری نوٹیفکیشن بھیج دیتا ہے، یہ معاملات کے لیے موزوں ہے جہاں کرایہ دار کو پیشگی آگاہ کر کے تیاری کے لیے کہا جا سکے، جیسے 15 دن پہلے بجلی کی بندش کی اطلاع دینا۔
- کوئی اطلاع نہیں: صرف کیلنڈر میں ریکارڈ کریں، کوئی اطلاع نہ بھیجیں۔
دیگر وصول کنندگان کو اطلاعی پیغام
اگر اس ایونٹ کے لیے کرایہ دار اور انتظامیہ کے علاوہ کسی اور شخص (مثلاً مالک مکان، مرمت کار) کو اطلاع دینا ہے تو دیگر وصول کنندگان کو فعال کریں، تاکہ متعلقہ افراد کو براہ راست اطلاع ملے اور مزید آگے بھیجنے کی ضرورت نہ ہو۔
دورانیہ کی اطلاع
اگر یہ ایونٹ باقاعدگی سے ہوتا ہے (مثلاً ماہانہ فائر سیفٹی چیک، ہر موسم پانی کی ٹینک کی صفائی)، تو دورانیہ کی اطلاع فعال کریں، ایک بار ترتیب دینے کے بعد سسٹم خود بخود یاد دہانی کا اعادہ کرے گا، اور ایونٹ کو دوبارہ بنانے کی ضرورت نہیں۔
تصاویر منسلک کریں
آپ اٹیچمینٹس کے سیکشن میں تصاویر اپ لوڈ کر سکتے ہیں (زیادہ سے زیادہ 2 تصاویر)۔ بجلی کے بند ہونے کی اطلاع کی مثال لے لیں، آپ بجلی کمپنی کی اطلاع کی تصویر لے کر اپ لوڈ کر سکتے ہیں، کرایہ دار اس اطلاع کے وقت اصل اعلان دیکھ سکیں گے، معلومات مکمل اور وقت کی بچت ہوگی۔ مکمل کرنے کے بعد، محفوظ پر کلک کریں۔
کیلنڈر دیکھیں اور پرنٹ کریں
مکمل شدہ ایونٹ کیلنڈر اور دائیں طرف کی فہرست میں دکھایا جائے گا، دیکھنے یا ترمیم کرنے کے لیے کلک کریں۔ اگر آپ کو کاغذی اطلاع پوسٹ کرنے کی ضرورت ہو (مثال کے طور پر بلڈنگ کے نوٹس بورڈ پر)، تو موجودہ کیلنڈر کا نظارہ پرنٹ کرنے کے لیے پرنٹ بٹن پر کلک کریں۔