نئے پراپرٹی مینجمنٹ آئٹمز شامل کریں: ایک قدم میں پراپرٹی، مالک، اکاؤنٹس بنائیں، اور آن لائن سائن کریں

شروع کرنے سے پہلے: پراپرٹی کی حالت کے مطابق کردار منتخب کریں

اوپر دائیں کونے میں 'نیا آئٹم شامل کریں' پر کلک کریں، سسٹم آپ سے پراپرٹی کی حقیقی حالت کے حساب سے چار میں سے ایک انتخاب کرنے کو کہے گا:

• خود مینیج کرنے والا مالک: پراپرٹی اپنی ہے، خود کرایہ دار کے ساتھ معاہدہ کرتے ہیں، خود کرایہ اکٹھا کرتے ہیں۔
• مینجڈ (پیکج مینجمنٹ سروس): مینجمنٹ کمپنی مالکان کی مدد کرتی ہے: کرایہ دار کا انتخاب، کرایہ وصولی، مرمت، مالک کو فنڈز دینے، مالک کے نام پر کرایہ دار کے ساتھ معاہدہ، اور مالک سے منیجمنٹ فیس یا کمیشن وصول کرتی ہے۔ جائیداد مالک کی ہوتی ہے۔
• سب لیٹ (پیکجنگ): مینجمنٹ کمپنی پہلے مالک سے کرائے پر لیتے ہیں اور پھر کرایہ دار کو دیتے ہیں، وہ کرایہ دار اور مالک دونوں کا کردار ادا کرتے ہیں۔
• :

یہ مثال مکمل علیحدہ مینیجڈ پروسیس دکھاتی ہے: پراپرٹی اور کمرے بنانا، مالک کا انتخاب، اکاؤنٹ بنانا اور مینیجمنٹ فیس سیٹ کرنا، ڈیٹا اپ لوڈ کرنا، اور مالک کے ساتھ آن لائن معاہدہ مکمل کرنا۔

عملی اقدامات

پہلا مرحلہ: پراپرٹی اور کمرے کی یونٹس بھرو

اس پراپرٹی کی بنیادی معلومات بھریں:

• پراپرٹی کا پتہ: پراپرٹی کا صحیح پتہ، جو بعد میں خودکار طور پر معاہدے میں شامل ہو جائے گا۔
• پراپرٹی کا نام: آسانی سے شناخت کے قابل نام، جیسے عمارت یا سڑک کا نام۔
• یونٹ نام اور کرایہ: ہر کرایہ دار یونٹ کے لیے علیحدہ سطر: کمرہ، پارکنگ، دکان سبھی یونٹ ہو سکتے ہیں۔ نام اور کرایہ کی رقم درج کریں، مزید یونٹ کو شامل کرنے کے لیے 'نیا کمرہ شامل کریں' پر کلک کریں۔

دوسرا مرحلہ: مالک اور معاہدہ کی مدت کا انتخاب کریں

• مالک کا انتخاب کریں: ڈراپ ڈاؤن مینو سے اس پراپرٹی کے مالک کو منتخب کریں۔ اگر فہرست میں مالک نہیں ہے، تو مالک کی معلومات شامل کریں اور ادائیگی کے لیے بینک اکاؤنٹ کی تفصیلات درج کریں (یہ اکاؤنٹ معلومات بعد میں بھی مالک کی معلومات میں ترمیم کی جاسکتی ہیں)۔
• جائیداد کو فالو کریں: جائیداد تخلیق کرنے والے ممبران خود بخود اس جائیداد کو فالو کریں گے، جس کا مطلب ہے کہ انہیں اس جائیداد کے انتظامی اختیارات حاصل ہوں گے، بعد میں فالو کرنے والے ممبران کو ایڈجسٹ کیا جا سکتا ہے۔
• تفویض کردہ مدت: مالک کے ساتھ طے شدہ انتظامی مدت۔ شروع اور ختم ہونے کی تاریخ کا انتخاب کریں، یا 1 سال، 2 سال، 3 سال، 5 سال کو فوری طور پر شامل کرنے کے لیے کلک کریں۔

مرحلہ 3: اکاؤنٹ سیٹنگ (اکاؤنٹ اوپننگ اور مینجمنٹ فیس)

اکاؤنٹ اوپننگ کی رقم

اگر آپ Excel یا کسی دوسرے سسٹم سے منتقل ہو رہے ہیں، تو مالک کے امانتی اکاؤنٹ میں کچھ رقم ہو سکتی ہے جو ابھی تک مالک کو منتقل نہیں کی گئی ہے۔ سوئچ کو ہاں پر کریں، اکاؤنٹ اوپننگ کی تاریخ اور اس دن کا امانتی اکاؤنٹ بیلنس درج کریں، اور سسٹم صحیح رقم سے حساب شروع کرے گا، پرانے اور نئے اکاؤنٹس کو بغیر کسی حمطی کو مکمل یکجا کرے گا۔ آپ کو ماضی کا ہر اکاؤنٹ دوبارہ درج کرنے کی ضرورت نہیں ہوگی۔

مثال کے طور پر: اگر پہلے Excel میں حساب رکھا گیا ہو اور ابھی تک 23,000 روپے مالک کو منتقل نہیں کیے گئے ہیں، تو یہاں 23,000 درج کریں۔ اس کے بعد سسٹم میں مالک کے لیے حساب کتاب اس بیلنس سے شروع ہوگا۔ اگر آپ بالکل نیا انتظام شروع کر رہے ہیں اور کوئی پرانا اکاؤنٹ نہیں ہے، تو اسے بند رہنے دیں۔

مینجمنٹ فیس

آپ اور مالک کے درمیان طے شدہ بلنگ کے طریقے کے مطابق منتخب کریں، کل تین طریقے:

• مقررہ فیس: ہر مدت میں مقررہ رقم وصول کریں۔
• فیصد: کرایہ کا فیصد منہا کریں، مثلاً کرایہ کا 10٪۔
• فیصد + مقررہ فیس: فیصد اور مقررہ رقم دونوں استعمال کریں، فیصد اور مقررہ رقم والے دونوں خانوں کو پُر کریں۔

مرحلہ چار: تصاویر اور منسلکات

• پراپرٹی کی تصاویر: پراپرٹی کی تصاویر اپلوڈ کریں (زیادہ سے زیادہ 5)۔ اگر تصاویر اور نوٹ کو معاہدے میں شامل کرنے کا سوئچ آن کیا جائے، تو یہ تصاویر سیدھا مینجمنٹ معاہدے میں بطور پراپرٹی کی حالت کا ریکارڈ شامل ہوں گی۔
• نوٹس: اضافی وضاحت (زیادہ سے زیادہ 1500 حروف)، یہ بھی معاہدے کے ساتھ شامل کیا جا سکتا ہے۔
• پراپرٹی فائل ڈاکیومنٹ: متعلقہ دستاویزات اپ لوڈ کریں (زیادہ سے زیادہ 3)، جیسے کہ مالک کے ساتھ دستخط شدہ کاغذی معاہدے کے اسکین، جائیداد کے تحت محفوظ کریں۔

مالک کے ساتھ آن لائن معاہدہ کریں

اگلا مرحلہ دبانے کے بعد، الیکٹرانک معاہدہ کے دستخط کے طریقے کا انتخاب کریں۔ تمام فریقوں کے دستخط مکمل کرنے کے بعد، سسٹم خودکار طور پر معاہدہ کا PDF بھیجے گا یا ڈاؤن لوڈ کے لئے فراہم کرے گا۔ چار آپشنز:

• مالک ای میل کے ذریعے دستخط کریں: سسٹم دستخط کی اطلاع مالک کے ای میل پر بھیجے گا، مالک آن لائن دستخط کرنے کے لئے لنک کھول سکتا ہے۔
• مالک لنک کے ذریعے دستخط کریں: سسٹم ایک دستخطی لنک بنائے گا، جو آپ کاپی کر کے LINE یا دیگر میسجنگ سافٹ ویئر کے ذریعے مالک کو بھیج سکتے ہیں۔
• مالک موقع پر دستخط کریں: جب مالک موقع پر موجود ہو تو آپ کے آلے پر براہ راست مالک سے دستخط کروائے جائیں۔
• دستخط نہ کریں، صرف جائیداد شامل کریں: اگر صرف معاہدے کی معلومات ریکارڈ کرنا ہو اور الیکٹرانک دستخط کی ضرورت نہ ہو تو اس کا انتخاب کریں۔ پہلے مرحلے میں دستخط شدہ کاغذی معاہدہ کو بطور ضمیمہ اپ لوڈ کریں۔

معاہدہ کا نمونہ منتخب کریں

ڈراپ ڈاؤن مینو سے مینجمنٹ معاہدہ کا نمونہ منتخب کریں، یا شرائط میں تبدیلی کے لیے ایڈٹ پر کلک کریں۔

نمونہ منتخب کرنے کے بعد، پچھلے مرحلوں میں بھری گئی معلومات معاہدے کے متعلقہ فیلڈز میں خود بخود شامل ہو جائیں گی: جائیداد کے مالک کا نام، پتہ، جائیداد کا نام، تاریخ، دستخط کے لیے جگہیں اور کمپنی کی مہریں (مہریں تنظیم کی معلومات میں اپ لوڈ کی جاتی ہیں)۔ دوبارہ ٹائپ کرنے کی ضرورت نہیں۔

دستخط

جب آپ کی باری آئے، تو آپ ہینڈ ڈرا، دستخط کی تصویر اپ لوڈ، یا محفوظ کردہ دستخط منتخب کر سکتے ہیں۔ سائن کرنے سے پہلے معاہدہ کی تفصیل سے تصدیق کریں کہ آپ رضا مندی سے سائن کر رہے ہیں، پھر دستخط کو معاہدے میں شامل کریں۔

معاہدے کا جائزہ لیں اور تصدیق کریں۔ پھر معاہدے کو مالک کو بھیجیں۔ جب مالک سائن کر لے گا، تو سسٹم مکمل معاہدہ پی ڈی ایف تیار کر کے دونوں فریقوں کو فراہم کرے گا۔

مکمل کرنے کے بعد کیا دیکھیں گے؟

جائیداد مینجمنٹ پیج پر واپس آجائیں، بائیں جانب کی فہرست میں نیا بنایا گیا پراپرٹی نظر آئے گا، کارڈ پر مالک کا نام ظاہر ہو گا، نیچے کمروں کے یونٹ اور کرایہ دکھایا جائے گا، حالت خالی نمایاں ہوگی۔

اب دو کام کر سکتے ہیں: مومنٹ/معاہدہ پر کلک کریں، تاکہ کرائے دار کا اندراج شروع کریں؛ یا نئے کمرے کے یونٹ شامل کرنے کے لئے کلک کریں، باقی کمرے بعد میں بنائیں۔

مالک معاہدہ دیکھیں/ترمیم کریں

نئی پراپرٹی شامل کرتے وقت کیے گئے مالک معاہدہ کو دیکھنے اور ترمیم کرنے کے لئے بعد میں کسی بھی وقت واپس جاسکتے ہیں: بائیں مینو سے معاہدوں پر کلک کریں، مالک معاہدہ منتخب کریں، متولی مالک ٹیب میں معاہدے کو تلاش کریں، دائیں جانب مزید مینو پر کلک کریں، مالک معاہدہ دیکھنے کا انتخاب کریں۔

کھولنے کے بعد شروع اور ختم ہونے کی تاریخ کو براہ راست ترمیم کریں، معاہدے کے تبصرے درج کریں۔ لیز کی تاریخ اس متولی کی مدت، مینجمنٹ فیس اور دستخط کی تاریخ کو درج کرتی ہے، ہر اندراج کے دائیں جانب کے مینو سے معاہدے کی حالت دیکھیں، معاہدے کی دستاویزات کھولیں یا اس معاہدے کو حذف کریں؛ معاہدے کے دستاویزات کے سیکشن میں متعلقہ فائلیں اپلوڈ کریں، اس متولی کے ساتھ متمرکز طور پر محفوظ کریں۔

مینجمنٹ فیس میں ترمیم: پراپرٹی کا طے شدہ فیس ریٹ اور حدود

اس پراپرٹی کی منیجمنٹ فیس کو ایڈجسٹ کرنے کے لئے، پراپرٹی کا نام بائیں فہرست میں ایڈٹ آئیکن پر کلک کریں، ایڈٹ پراپرٹی ونڈو کھلتی ہے، مینجمنٹ فیس کے سیٹنگ بلاک تک اسکرول کریں: بلنگ موڈ (فکسڈ فیس، فیصد، فیصد پلس فکسڈ فیس) کو تبدیلی کریں، فیصد یا رقم میں ترمیم کریں، اور کم از کم اور زیادہ سے زیادہ انتظامی فیس کی رقم مقرر کریں۔ مثلا 10% رینٹ پروسیسنگ فیس، لیکن طے کریں کہ کم از کم 400 روپے ہو اور ہر مہینے کے لئے زیادہ سے زیادہ 20,000 روپے نہ ہو، تو حدود کے فیلڈز میں درج کریں۔

عمومی سوالات

میرے پاس اپنی اور دوسرے کی پراپرٹیز ہیں، کیا مجھے دو اکاؤنٹس بنانے کی ضرورت ہے؟

نہیں۔ ایک اکاؤنٹ میں چار مختلف رولز کی پراپرٹی ہو سکتی ہیں، ہر مرتبہ کوئی بھی پراپرٹی شامل کرنے پر اس کے مطابق رول منتخب کریں۔ اپنی پراپرٹی ہو تو 'ذاتی مینجمنٹ'، دوسروں کی مینجمنٹ میں 'منیجمنٹ'، اور سبلیٹنگ میں 'ثانوی لیز' منتخب کریں؛ یہ سب ایک ہی اکاؤنٹ سے مینیج ہو سکتا ہے۔

اکاؤنٹ اوپننگ کیا ہے؟ کیا یہ لازمی ہے؟

اکاؤنٹ اوپننگ موجودہ صارفین کے لیے ہے جو Excel یا کسی اور سسٹم سے منتقل ہو رہے ہیں: اگر مالک کے ٹرسٹ اکاؤنٹ میں پہلے سے کچھ بلا معاوضہ بیلنس ہے، تو اوپننگ بیلنس کی تاریخ اور مقدار درج کریں، اور سسٹم صحیح بیلنس سے شروع کرے گا۔ اگر نئی مینیجمنٹ ہو، اور کوئی پچھلا بیلنس نہ ہو، تو اسے آف رکھیں؛ یہ لازمی نہیں۔

کیا تمام یونٹ ایک ساتھ بنانا ضروری ہیں؟

نہیں۔ پہلے کچھ یونٹ بنائے جا سکتے ہیں، پراپرٹی بنانے کے بعد کسی بھی وقت پراپرٹی کارڈ سے مزید یونٹ شامل کریں؛ کمرہ، پارکنگ، دکان وغیرہ انفرادی یونٹ کے طور پر شامل کیے جا سکتے ہیں۔

کیا مالک کے ساتھ آن لائن معاہدہ کرنا ضروری ہے؟

ضروری نہیں۔ دستخط کے طریقے کا آخری آپشن ہے بغیر معاہدے کے، صرف پراپرٹی شامل کرنا؛ یہ مناسب ہے جب پہلے سے کاغذی معاہدہ موجود ہو۔ کاغذی معاہدے کو اسکین کر کے پراپرٹی کی فائل میں محفوظ کیا جا سکتا ہے، انتظامیہ کی فعالیت متاثر نہیں ہوتی۔

پہلے کس کے دستخط کرنے کا انتخاب کرنے میں کیا فرق ہے؟

اگر آپ مالک کے دستخط کرنے کے بعد دستخط کرتے ہیں تو، یہ اضافی حفاظتی اقدام ہے: اگر مالک کے دستخط کے بعد معاہدے میں کوئی تبدیلی درکار ہو تو، پورے معاہدے کو دوبارہ بنانے کی ضرورت نہیں، مالک کو واپس بھیج کر دوبارہ دستخط کروائیں۔ اگر آپ کو شرطوں میں مزید تبدیلی کی توقع نہیں ہے تو، اپنا دستخط پہلے کریں، جو زیادہ تیز عمل ہے۔