دستی اندراجات کریں: مرمت، انشورنس، فرسودگی، مدت سے باہر آمد و خرچ سب شامل کریں

دستی اندراجات آپ کے لئے کیا کر سکتے ہیں؟

کرایہ دار کی مدتی ادائیگیاں خودکار طور پر کرایہ، یوٹیلیٹی بلز جیسی کرایہ کے ساتھ بندھی ہوئی آمد و خرچ کو ریکارڈ کرتی ہیں، لیکن کرایہ داری میں صرف کرایہ وصولی نہیں ہوتی: مرمت کی لاگت، انشورنس، پراپرٹی ٹیکس، فرسودگی، یہ مدت سے باہر کی آمد و خرچ بھی منافع اور نقصان کا حصہ ہیں۔ دستی اندراجات ان اضافوں کو سسٹم میں درج کرنے کی ایک جگہ ہیں۔

ریکارڈنگ کے بعد مزید کچھ کرنے کی ضرورت نہیں: اندراجات کی خود بخود عکاسی آمدنی کے بیان، بیلان شیٹ، کیش فلو بیان اور ٹیکس رپورٹس میں ہوتی ہے، جتنا مکمل حساب ہوگا، رپورٹس اتنی زیادہ حقیقی کاروباری نتائج کے قریب ہوں گی۔

آپریشن کا طریقہ

مرحلہ 1: دستی انٹری پیج پر جائیں

بائیں مینو سے رپورٹس پر کلک کریں، پھر دستی انٹری پر جائیں اور اوپر دائیں کونے میں 'نئی دستی انٹری' بٹن پر کلک کریں۔

مرحلہ 2: انٹری کی تفصیلات بھریں

نئی دستی انٹری کی ونڈو میں ترتیب وار بھریں:

• پراپرٹی/کمپنی کا انتخاب کریں: یہ انٹری کس پراپرٹی یا کمپنی کے تحت ہونی چاہیئے، رپورٹ کی شماریات کے لیے یہی بنیاد ہو گی۔
• تاریخ لین دین: یہ لین دین کی اصل واقع ہونے کی تاریخ ہے، رپورٹ میں اس تاریخ کے تحت شامل ہو گی۔
• انٹری تفصیلات: ہر لائن میں اکاؤنٹنگ کیٹگری کا انتخاب کریں، اور ڈیبیٹ یا کریڈٹ رقم داخل کریں۔ پہلے سے دو لائنز شامل ہیں، مزید شامل کرنے کے لیے 'نیا' بٹن پر کلک کریں۔
• نوٹس: اس اکاؤنٹ کے استعمال یا تصدیق کی معلومات لکھیں (زیادہ سے زیادہ 400 حروف)، تاکہ بعد میں اکاؤنٹس کی تصدیق کے وقت کوئی اندازہ نہ لگانا پڑے۔

عام اندراجات کیسے بھرے جائیں؟

کرایہ داری میں سب سے عام تین دستی اندراجات:

سادہ یاد دہانی: اخراجات کو ڈیبٹ میں درج کریں؛ جہاں سے پیسہ نکلے (بینک ڈپازٹ میں کمی) یا اثاثہ کیسے کم ہوا (مجموعی ڈیپریسی ایشن میں اضافہ) کو کریڈٹ میں درج کریں۔ دونوں طرف کے اعداد ایک جیسے ہوں تو حساب کتاب برابر ہو جاتا ہے۔

درج شدہ اندراجات کہاں ظاہر ہوں گے؟

جمع کرانے پر فوراً نافذ العمل، اکاؤنٹ کے تحت خودکار طور پر پروفٹ اینڈ لاس سٹیٹمنٹ (اخراجات کے اکاؤنٹس)، بیلنس شیٹ (اثاثہ جات اور واجبات کے اکاؤنٹس) اور کیش فلو سٹیٹمنٹ میں شامل ہوں گے۔ اگر اکاؤنٹ پہلے ہی ٹیکس رپورٹنگ فیلڈز سے منسلک ہے (مثلاً امریکی Schedule E، برطانوی SA105، جرمن Anlage V، کینیڈا T776) تو ٹیکس فارمز تیار کرتے وقت خود بخود شامل ہو جائیں گے، دوبارہ اندراج کی ضرورت نہیں۔

عمومی سوالات

کیوں دکھایا جا رہا ہے کہ ڈیبٹ اور کریڈٹ میں عدم توازن، اور جمع نہیں ہو رہا؟

ڈیبٹ کل اور کریڈٹ کل برابر نہیں ہیں۔ اشارہ پٹی مروجہ دونوں طرف کے کل اور فرق کو ظاہر کرے گی، جس طرف کی کمی ہو اسے اسی مقدار سے پورا کریں۔ ہر انٹری ڈیبٹ کریڈٹ میں برابر ہوتی ہے، یہ ڈبل انٹری بک کیپنگ کا اصول ہے، نظام اس کے مطابق غلط اندراجات کو روکتا ہے۔

کون سی آمدنی اور اخراجات دستی اندراج کے ذریعے ہونی چاہئیں، اور کون سی کرایہ دار کے بلنگ پیریڈ میں ریکارڈ کی جانی چاہئیں؟

جو چیزیں لیز کے بلوں سے براہ راست تعلق رکھتی ہیں انہیں کرایہ دار کے بلنگ پیریڈ میں ریکارڈ کریں: جیسے کرایہ، یوٹیلیٹیز، صفائی کے چارجز وغیرہ۔ جو چیزیں لیز کے بلوں سے تعلق نہیں رکھتیں انہیں دستی اندراج میں استعمال کریں: جیسے مرمت، انشورنس، پراپرٹی ٹیکس، فرسودگی وغیرہ میں مالک کے اپنے مصارف اور اکاؤنٹنگ ایڈجسٹمنٹ۔

کیا ایک اندراج کے پاس دو سے زیادہ اکاؤنٹ لائنز ہو سکتی ہیں؟

ہاں۔ اندراج کی تفصیل کے نیچے 'نیا شامل کریں' پر کلک کریں تاکہ مزید اکاؤنٹ لائنز شامل کی جا سکیں، لائنز کی کوئی حد نہیں، جب تک کہ تمام ڈیبٹ اور کریڈٹ کا مجموعہ برابر ہو، اسے جمع کرایا جا سکتا ہے۔

کیا اندراج کی تاریخ رپورٹس پر اثر ڈالتی ہے؟

جی ہاں۔ رپورٹس لین دین کی تاریخ کے حساب سے پیریڈ میں شامل کی جاتی ہیں: آمدن پر خرچ اور نقد بہاؤ کے بیان کو دیکھتے ہوئے کہ لین دین کی تاریخ کس رپورٹ پیریڈ میں آتی ہے، جبکہ مرکزی توازن کی شیٹ لین دین کی تاریخ کو رپورٹ کی تاریخ سے پہلے دیکھتی ہے۔ اس لیے براہ کرم اصل لین دین کی تاریخ بھریں، انٹری کے دن کی نہیں۔